6 aspekti, kas ietekmē organizācijas spēju sasniegt izvirzītos mērķus. II daļa.

Iepriekšējā reizē rakstījām par pirmajiem diviem aspektiem, kas ietekmē uzņēmumu spēju sasniegt rezultātus – skaidrība par mērķiem un darbinieku iesaiste. Savukārt šajā rakstā atradīsiet informāciju par to, kā Latvijas uzņēmumiem veicas ar nākamajiem diviem rezultātu ietekmējošiem faktoriem –mērķu pārvēršana darbībā un spēja novērst šķēršļus.

Dati iegūti no 34 Latvijas uzņēmumiem (kopā 2940 darbinieki), kas 2014.gadā veikuši FranklinCovey uzņēmuma veiktspējas novērtējumu „xQ” (Execution Quotient). Aptaujas rezultāti tiek atspoguļoti skalā no 1 līdz 100.

Mērķu pārvēršana darbībā

Šis aspekts ietver mērījumus par to, vai uzņēmuma mērķi tiek pārvērsti komandu mērķos, vai komandu mērķi tiek pārvērsti individuālajos mērķos un vai individuālie mērķi tiek pārvērsti ikdienas darbos un uzdevumos. Aptauja parāda arī to, kā darbinieki velta laiku darbu plānošanai, kā norisinās kopējā plānošana komandās un sadarbība problēmu risināšanā. Ne mazāk būtiski ir arī tas, kā norisinās sekošana līdzi plāna izpildei.

Latvijas organizāciju rezultāti par mērķu pārvēršanu darbībā ir 35-63, (TOP organizācijas pasaulē – 79). Lielākajā daļā uzņēmumu darbinieki jauc organizācijas mērķus ar vīziju un individuālos mērķus ar darba uzdevumiem. Bieži vien tas saistīts ar to, ka darbinieki pilnībā neizprot mērķu jēgu un savu ietekmi uz tiem. Uzrādās arī tendence, ka katram darbiniekam vidēji ir vismaz 5 mērķi. Atbilstoši mūsu pieredzei un veiksmīgākajiem piemēriem maksimālais ieteicamais mērķu daudzums vienam darbiniekam ir ne vairāk kā 3, jo pieaugot mērķu skaitam, iespēja tos sasniegt proporcionāli samazinās.

Ja darbiniekam ir 5 mērķi, viņš visticamāk sasniegs tikai vienu.

Novērojām arī to, ka pietrūkst sistemātiska darbību plānošana un rezultātu atsekošana. Ja lielākā daļa augstākā līmeņa vadītāju un pārdošanas komandas regulāri seko līdzi rezultātu izpildei, tad to nevar apgalvot par otrā līmeņa vadītājiem un viņu vadītajām komandām. Šī problēma īpaši izteikta pakalpojumu (klientu servisa) un inženierpakalpojumu uzņēmumos.

Kā atzīst paši vadītāji, galvenais izaicinājums ir tieši svarīgāko mērķu pārvēršana un pārformulēšana ikvienam saprotamās ikdienas aktivitātēs, kā arī tādas sistēmas izveide, kas plānošanu un rezultātu atsekošanu padara par patīkamu ikdienas rutīnu.

Spēja novērst šķēršļus

Šajā aspektā tiek analizēts, vai darbiniekam un viņa tiešajam vadītājam ir skaidrība par veicamo darbu un vai tam ir pietiekami resursi un pilnvaras. Tiek ietverti mērījumi arī par to, cik lielā mērā esošie procesi un sistēmas atbalsta mērķu sasniegšanu un kāda ir darba izpildes kultūra uzņēmumā. Tāpat būtiski saprast, vai vadītājiem ir svarīgs darbinieku viedoklis un vai viņi iesaistās darbinieku potenciāla attīstīšanā. Darbinieki aizpilda arī informāciju par to, vai organizācijā tiek regulāri saņemta atgriezeniskā saite no iekšējiem un ārējiem klientiem, vai ir labākās prakses un zināšanu nodošanas sistēma. Tiek vērtēts arī uzņēmuma augstākās vadības atbalsts mērķu sasniegšanā.

Mūsu datos Latvijas uzņēmumu spēja novērst šķēršļus ir 34-57 (TOP uzņēmumi pasaulē -80). Novērojām lielu atšķirību rezultātos starp vidējo vadītāju rādītāju (66) un darbiniekiem (40).

Vairums vadītāju ir patiesi pārliecināti, ka viņiem ar darbiniekiem ir savstarpēja skaidrība par veicamo darbu un rezultātu. Vadītāji ir droši, ka viņu darbiniekiem ir pietiekami resursi un ka viņi regulāri jautā darbinieku viedokli, kā arī nepieļauj sliktu darba izpildi. Tomēr iegūtie dati no tieši pakļautajiem darbiniekiem šo vadītāju pārliecību neapstiprina.

Liela daļa vadītāju maldīgi uzskata, ka darbinieki ir pilnībā sapratuši to, kas no viņiem tiek sagaidīts. 

Bieži vien vadītāji pieņem, ka darbiniekam jāiegūst skaidrība par veicamo darbu un rezultātu no amatu aprakstiem, neskaitāmām instrukcijām, rokasgrāmatām, oficiālajiem iekšējiem kanāliem, tajā pašā laikā vadītāji nepārliecinās, vai darbinieks patiešām saprot, kas no viņa tiek sagaidīts.

Savstarpējā ikdienas komunikācija ir pavirša vai nepietiekama. Ļoti izplatīta tendence ir tā, ka dažādu līmeņu vadītāji īsti līdz galam neapzinās, ka darbinieku attīstīšana ir viena no nozīmīgākajām vadītāja lomām.

Tajā pašā laikā, mūs priecē aizvien augošā izpratne par to, ka jebkura atgriezeniskā saite no iekšējā vai ārējā klienta ir iespēja uzlabot savu darbu. Apsveicami ir arī tas, ka 72% no aptaujātajiem apstiprina, ka augstākā uzņēmuma vadība sniedz atbalstu, ja tas nepieciešams.

Ieskatam daži apgalvojumi no xQ aptaujas par minētajiem aspektiem. Vai jūsu uzņēmuma darbinieki piekristu šiem apgalvojumiem?

• Manam vadītājam un man ir skaidri priekšstati par manu lomu un pienākumiem.
• Mūsu sistēmas un procesi ir atbilstoši pielāgoti, lai palīdzētu mums sasniegt mūsu mērķus.
• Tiek sagaidīts, ka darbinieki strādās augstā līmenī; slikta darba izpilde nav pieņemama.
• Mēs sistemātiski apkopojam informāciju par mūsu veikumu no dažādiem avotiem (piem. klientiem, darbiniekiem, piegādātājiem, sabiedrības).
• Mūsu vadītāji regulāri vaicā mūsu viedokli, kā labāk paveikt darbu.

Nākamreiz par sinerģiju, uzticību, sadarbību un savstarpējo atbildību.