Autors: admin

Vai darbinieki mājās patiešām strādā?

Written by admin on 27.03.2020. Posted in Uzvaras kultūra.

Kamēr tu, iespējams, uztraucies par to, vai darbinieki mājās patiešām strādā, viņi, iespējams, uztraucas par to, vai tu uzticies, ka viņi strādā. Ironiski, ka šīs bažas atņem laiku un mentālo enerģiju abām pusēm.

Mēs ierosinām raizes aizstāt ar rīcību un neļaut šīm domām novērst uzmanību, pasliktināt sniegumu vai bojāt attiecības ar darbiniekiem.

Kādi varētu būt iemesli šādām domām?

Tu kļūsti par baiļu upuri, jo nevari redzēt, kā darbinieki mājās strādā. Tev šāds darba veids ir kas jauns vai tev iepriekš ir sanācis apdedzināties ar darbiniekiem, kas strādā no mājām.
Darbinieks patiesībā ļoti daudz strādā un izdara, bet nesniedz tev tik daudz atskaites, kā tu vēlētos.
Nepietiekama komunikācijas instrumentu izmantošana vai vāja komunikācija nepalīdz tev saprast, cik daudz cilvēks izdara.
Jūsu darba attiecību ceļā stājas laika zonas vai kultūras barjera.
Tu neesi cilvēkam sniedzis gana daudz vadlīniju, kā veikt darbu. Iespējams, ka to ir grūti izdarīt ar saraksti vai video čatu. Rezultātā paveiktais darbs ir nepilnīgs un sagādā vilšanos.
Cilvēks patiešām nestrādā gana daudz vai standarti ir pārāk augsti.

Ko darīt?

1. Koncentrējies uz to, ko darbinieks ir paveicis, nevis uz to, vai tu redzi viņu to darām

Attālinātie darbinieki piespiež vadītājus pārskatīt savu redzējumu: jo vairāk laika redzu savu darbinieku, jo produktīvāks viņš ir. Redzēt, ka darbinieks strādā, piemēram, vēlu vakarā vai pusdienlaikā neko daudz nepasaka par šī darbinieka produktivitāti. Tomēr šāds redzējums var likt domāt, ka klātienes darbinieks izdara vairāk kā darbinieki mājās, jo otrajā gadījumā viņa pūles tev nav redzamas.

Lai cīnītos ar šādu redzējumu, tu vari izveidot sarakstu ar lietām, ko attālinātais darbinieks paveicis pēdējā mēneša vai ceturkšņa laikā. Nepaļaujies uz savu atmiņu, jo tai ir tendence kļūdīties, izgaismojot mūsu iekšējās bailes. Tā vietā turies pie faktiem: pārskati e-pastus, uzstādītos mērķus no jūsu tikšanās reizēm un snieguma pārskatiem, progresa pārskatus par uzdotajiem uzdevumiem.

Pat ja tu ievēro kritumu rezultātu piegādāšanā, un tu saproti, ka darbinieks izdarījis mazāk kā pirms mēneša, apsver, vai tas tiešām ir saistīts ar to, ka darbinieks nestrādā gana daudz. Vai varētu būt tā, ka darbinieks pēdējās 2 nedēļas vai mēnešus strādāja pastiprinātā režīmā un tas nav ilgtspējīgi? Tas nozīmētu, ka tas rezultāts, ko redzi tagad, ir stabilizēšanās un normāls rādītājs.

Ja tu patiesi atklāj, ka darbinieks nestrādā, ir nepieciešams strādāt ar cēloni: motivācijas vai prasmju trūkumu.

2. Vairo uzticību ar savu darbinieku

Ja tu neuzticies, ka darbinieki mājās strādā, ir ļoti viegli izmantot fizisko attālumu kā iemeslu, lai no viņa attālinātos. Iespējams, ka tu uztici viņam mazāk darbu, sazinies retāk, atturies no atgriezeniskās saites sniegšanas un attīstības iespējām.

Tas tikai padziļina problēmu. Pirmkārt, trauslas attiecības ar tevi, organizācijas galveno kontaktpersonu, var darbinieku demotivēt un iedragāt viņa sniegumu. Otrkārt, ja viņa sniegums tiešām kļūst vājāks, tad viņam vajadzīgs vairāk uzmanības, nevis mazāk. Un treškārt, kad pārstāj darbiniekam uzticēt nozīmīgus darbus, tu dod viņam mazāk iespēju pierādīt sevi, tādējādi radot ciklu, kurā zemas ekspektācijas pret viņu izraisa zemu sniegumu.

Lai veidotu vai atjaunotu uzticību ar savu darbinieku, izmēģini:

Iepazīsti savu darbinieku labāk: ieplāno pirmās 5 minūtes no katras individuālās sarunas parunāt par neformālām lietām. Pajautā darbiniekam, kā viņš tiek galā ar mājas un darba dzīves atdalīšanu? Kas palīdz viņam atslēgties?
Palūdz darbiniekam atgriezenisko saiti par to, ko vari darīt labāk kā vadītājs. Kad ar patiesu nolūku lūdz atgriezenisko saiti, tas darbiniekam sūta signālu, ka tu novērtē viņa viedokli. Pastāv lielāka iespēja, ka gūsi godīgu atgriezenisko saiti, ja palūgsi to par konkrētu jomu, piemēram: “Kā man sokas, pastāstot par jaunumiem organizācijā? Vai ir kādi notikumi, par kuriem tev vajadzētu vairāk konteksta un informācijas?”

3. Palūdz padomu kolēģiem – vadītājiem, kuru darbinieki strādā no mājām

Katrai organizācijai ir citāda kultūra attiecībā uz darbu no mājām. Lai labāk tiktu galā ar saviem darbiniekiem, izmanto to zināšanu kopumu, kas tev ir vistuvāk, savus kolēģus – vadītājus. Vislabāk, ja atradīsi vadītāju, kura uzdevumi un darbinieku lomas sakrīt ar tavām.

Šim cilvēkam vari uzdot šādus jautājumus:

“Vai tev ir bijušas līdzīgas bažas par darbinieku paradumiem? Kas mainījās? Ko tu iemācījies no šīs pieredzes?”
“Kā tu nodibināji un uzturēji uzticību ar saviem attālināti strādājošajiem darbiniekiem?”
“Kādus komunikācijas un projektu vadības instrumentus tu izmanto? Kā tie palīdz tev un tavai komandai?”

Izmēģini to, kas liekas piemērots tavai situācijai. Padalies arī ar savu pieredzi, lai pastiprinātu pozitīvas vadīšanas pieredzi un piemērus organizācijā.

4. Skaidras un saskaņotas ekspektācijas par sniegumu

Ko darīt, ka darbinieks domā, ka viņa veiktais darbs ir tieši tas, ko tu sagaidi, lai gan tā patiesībā nav? Šāda situācija ir daudz biežāk sastopama, kā varētu likties.

Problēma parasti ir tajā, ka ir (vai nav) uzstādītas un uzraudzītas ekspektācijas par sniegumu. Tas var būt īpaši piņķerīgi ar attālināti strādājošajiem. Piemēram, klātienes darbinieks varētu aši pajautāt: “Kā šis izskatās?” Un tā viņš pārliecināsies, ka ir uz pareizā ceļa. Strādājot no mājām, ir daudz grūtāk uzturēt šādas spontānas sarunas. No vienas puses, var likties, ka šīs īsās vārdapmaiņas nav nekas īpašs, taču ilgtermiņā skatoties, tās ļoti palīdz saskaņot darbinieka un vadītāja ekspektācijas par paveicamo darbu.

Izmēģini šos padomus, papildus ierastajām instrukcijām darbiniekam:

Izmanto vizuālus palīglīdzekļus. Slaidi, domu kartes, izklājlapas, jebkas, kas palīdzēs darbiniekam ieraudzīt, ko tu domā, kad uzdod uzdevumus. Tu pat vari apsvērt aizsūtīt darbiniekam fizisku materiālu, maketu, prototipu, lai viņš redz, kā tas izskatās.
Prasi, lai darbinieks papildina vai apstiprina, ka ir sapratis. Īpaši svarīga šī pieeja ir sarakstēs vai telefona sarunās. Izmēģini jautāt: “Vai šī pieeja tev šķiet piemērota, ņemot vērā to, ko es lūdzu un citus tavus pienākumus?” vai “Kas, tavuprāt, šajā projektā ir visizaicinošākais?”
Progresa pārskats. Tā kā attālinātie darbinieki nevar pienākt un uzjautāt, lai atkārto vai precizē, pārliecinies, ka pēc sarunas nosūti rakstisku apkopojumu tam, ko pārrunājāt. Tā abām pusēm būs iespēja nogludināt to, kas neskaidrs, kā arī materiāls uz ko atskatīties, kad pārrunāsiet progresu.

5. Skaidras un saskaņotas ekspektācijas par komunikāciju — par individuālo komunikāciju un komandas saziņu

Neviens vadītājs nevēlas būt policists, kas izmanto saziņu, lai pārbaudītu, vai darbinieks strādā. Tas tikai veicina neuzticību. Tomēr apsver, kādas ekspektācijas par komunikāciju jums var palīdzēt. Ja jūs vienojaties par regulāriem progresa apskatiem, tad komunikācija, kas iepriekš varēja šķist kā mikro menedžments, var kļūt par normālu rutīnu, kas uzlabo jūsu darba attiecības un visu komandas kultūru. Galvenais ir nolūks.

Lai uzstādītu un noturētu šīs ekspektācijas, kā un cik bieži darbinieki pastāsta, kā viņiem sokas, apsver:

Cik bieži notiks sarunas un cik detalizēti tajās runāsiet. Atkarībā no situācijas, aktuālās situācijas pārrunāšana var notikt katru rītu, reizi nedēļā vai tad, kad darbinieks sasniedz svarīgu punktu savā darbā. Tas var būt e-pasts, zvans vai padziļināta atskaite. Atrodi līdzsvaru, lai tu saņem tieši tik daudz un to informāciju, kas tev ir nepieciešama. Tu vienmēr vari samazināt šādu sarunu biežumu vai pārtraukt tās, ja ir sajūta, ka jūs ar darbinieku strādājat saskaņā.
Komandas kultūra. Ja ikviens tavā komandā izmanto sistēmu, kā dalīties ar mērķiem un progresu, tad tas būtu jāievēro tavam attālinātajam darbiniekam. Nenovērtē par zemu sociālo spiedienu. Atgādini darbiniekam, kam ir piekritusi visa komanda. Vai esat vienojušies par kopsavilkuma e-pastu pēc pārdošanas lēmumiem? Ziņa kopējā sarakstē, kad atklājat šķērsli vai problēmu? Ja jūsu komandai vēl nav šādu konkrētu uzvedību, apsveriet satikties un radīt idejas, kā jūs varētu tādas ieviest.
Kas vislabāk der darbiniekam, kas strādā no mājām. Ja darbiniekam šķiet, ka tik intensīva komunikācija nav nepieciešama vai viņam šķiet, ka tavas prasības signalizē, ka viņam neuzticies, dalies ar savu nolūku. Pastāsti, kā, tavuprāt, biežāka komunikācija palīdzēs jums abiem. “Ja mums būs ieskats vienam otra darbā, mēs varēsi atklāt kļūdas un problēmas ātrāk,” izskaidro viņam. Tāpat saproti komunikācijas šķēršļus, ar kuriem saskaras tavi darbinieki mājās. Iespējams, ka komanda strādā kopā, bet neveic video zvanus ar šo darbinieku, iespējams, ka jūs ignorējat laika zonu atšķirības, un ieplānojat sapulces tieši pusdienu laikā. Iespējams, ka darbiniekam neviens nav parādījis, kā izmantot projektu vadības programmatūru, ko visi lieto.

6. Veidojiet interaktīvu saziņu un dalieties ar ekrāniem

Varbūt, ka tev vajadzīgs redzēt attālinātā darbinieka darbu, ne tikai dzirdēt par to, lai saprastu, ko darbinieks dara. Ja kopā vizuāli apskatāt darbu, varat noturēt produktīvu diskusiju un izmantot šo laiku atgriezeniskajai saitei, koučingam un darbinieka attīstībai. Dalieties ar ekrānu un maziniet kultūras vai valodas barjeras. Ja skatāties uz vienu un to pašu, paliek mazāk iespēju interpretācijai, toņa pārprašanai vai valodas barjerai.

Ja jums nepieciešams laiks pirms sarunas, lai apskatītu paveikto darbu, pārliecinieties, ka esat tam atvēlējuši laiku.

8 veidi, kā tikt galā ar neskaidrību un nenoteiktību

Written by admin on 27.03.2020. Posted in Personīgā efektivitāte.

Ir pieņemts uzskatīt, ka vadītāji ir tie, kam jābūt atbildīgiem. Taču par ko? Apkārt notiek tik daudz visa kā. Izmaiņas organizācijas stratēģijā, tirgus svārstības, neskaidras prioritātes no augstākās vadības un kāds tiešais padotais, kas ilgtermiņā ir vai nav apmierināts ar savu darbu. Neskaidrība un nenoteiktība ir mums visapkārt.

Šī ir skarbā patiesība par vadītājiem: jūs nekad nevarēsiet sasniegt pilnīgu skaidrību un kontroli pār savu darbu. Taču jūs varat iemācīties pārvaldīt neskaidrību, frustrāciju un apjukumu, kuru parasti izraisa šādas situācijas. Jūs varat gūt pārliecību par spējām reaģēt un rīkoties, neskatoties uz informācijas trūkumu. Šie ieteikumi var palīdzēt.

1. Rūpes par sevi, kā viena no svarīgākajām prioritātēm

Ja neizgulēsies, pārdzersies kafiju un tev trūks fiziskas aktivitātes, pastāv daudz mazāka iespēja, ka varēsi koncentrēties, valdīt emocijas un pieņemt labus lēmumus. Tās visas ir būtiskas lietas, lai spētu tikt galā ar neskaidrībā tītām situācijām. Diemžēl pārāk bieži vadītāji ziedo savu labsajūtu un cenšas varonīgi pierādīt, ka viņi var izdarīt visu savu darbu sarakstā: izlaiž rīta treniņu, lai ļoti agri piezvanītu klientam, izlemj ēst vēlu vai neveselīgu ēdienu sapulces laikā, atbild uz e-pastiem vēl pirms gulētiešanas.

Kā saka lidmašīnās, skābekļa masku uzliec sev pirmajam un tad palīdzi citiem. Izķidā savus personīgos veselības paradumus, īpaši attiecībā uz to, kā tu ēd, vingro un guli. Un izstrādā plānu. Savā kalendārā kā nekustināmas, obligātas un neapstrīdamas lietas ieplāno centrālās aktivitātes. Tas var būt, piemēram, doties ārā pastaigāties ik rītu vai pēcpusdienā, ēst pusdienas ēdnīcā, kur pasniedz veselīgu ēdienu. Ja tas ir iespējams un tu vēlies, uzaicini kādu pievienoties plāna īstenošanā. Pētījumi liecina, ka partneris, pret kuru jūti atbildību, palīdz pieturēties pie rīcībām un rezultātā gūtie panākumi ir noturīgāki.

2. Ievēro un izaicini negatīvās domas attiecībā uz neskaidrību mirklī, kad tās nonāk tavā prātā

“Mēs nekad nepārdzīvosim šo apvienošanos! Visi mani labākie cilvēki aizies.”
“Mums ir jāuzlabo skaitļi, un mums nav ne jausmas, kur sākt.”
“Ja nu mūsu jaunā stratēģija nemaz nepalielinās ieņēmumus?”
“Ja nu šī krīze un ekonomiskā lejupslīde mūs iznīcinās?”

Jo mazāk informācijas tev un tavam prātam ir, jo lielāka iespēja, ka prātu aizpildīs “ja nu” un vissliktākie iespējamie scenāriji. Apsēstība ar potenciālo katastrofu var iemest mūs lejupslīdošā spirālē, kas tikai vairo nenoteiktību, stresu un nespēju rīkoties.

Tā vietā, lai teiktu sev: “Pietiek!”, kas parasti liek cilvēkiem par konkrēto lietu domāt vairāk, nevis mazāk, paņem papīru un raksti sarakstu ar visām domām, kas maļas pa prātu.

Pajautā sev: “Vai tiešām tas būtu pasaules gals? Vai apvienošanās mūs nobeigs? Vai mēs nekad neatradīsim veidu, kā uzlabot rādītājus?”

Laika gaitā, neskaidrības izraisītu negatīvu domu atpazīšana un konfrontēšana, ar jautājumu palīdzēs gūt iekšēju mieru, lai tu varētu virzīties uz priekšu.

3. Mēģini gūt lielāku skaidrību, meklējot vairāk informācijas, to apkopojot vai racionāli analizējot situāciju

Lai gan tev nav visas vēlamās informācijas, tev tomēr ir daļa no tās. Pieraksti visu zināmo un pievieno to, ko nezini, bet, kas šķiet svarīgs. Ir vairāki veidi kā meklēt iztrūkstošo. Atkarībā no situācijas:

Pajautā tiem, kam ir plašāks ieskats: Piemēram, ja tev nav skaidrs, kā sakārtot prioritātes, vai kādēļ notiek stratēģiskās izmaiņas organizācijā, meklē papildus informāciju pie sava vadītāja. Nepieciešams ieskats par klientiem? Lūdz palīdzību mārketinga ekspertam. Reizēm atbilde, ko saņemsi, būs: “Es nezinu.” Ne jau tikai tev ir neskaidrība. Taču atceries, ka zināšana par to, ka kaut kas ir nezināms, sniedz kaut kādu skaidrību.
Uzzīmē situāciju diagrammā. Reizēm zīmēšana var palīdzēt vizualizēt to, ko nevar izteikt vārdiem. Piemēram, teiksim, ka komanda pirmoreiz sāk darboties ar kādu procesu. Tas, ka uzzīmēsi gala mērķi un soļus, dažādas iesaistītās puses un riskus, var palīdzēt ieraudzīt, kā visi šie gabaliņi sader kopā.

4. Nekļūsti par analīzes-paralīzes upuri

No vadītāja lēmumiem daudz kas ir atkarīgs: uzņēmuma finansiālie rādītāji, paša karjeras iespējas, kolēģu cieņa, iesaiste, sniegums, apmierinātība ar darbu. Nav nekāds pārsteigums, ka daudz vadītāju dodas nebeidzamā analizēšanas un informācijas meklēšanas režīmā mācīšanās vārdā, lai viņiem būtu “gana daudz” informācijas pareizo lēmumu pieņemšanai.

Lai izvairītos no tā, ka neskaidrība tevi aizsūta nebeidzamā informācijas meklēšanā, uzstādi laika ierobežojumu tam, cik daudz laika veltīsi informācijas apkopošanai. Piemēram, tu ļausi sev iemācīties visu iespējamo 2 nedēļu laikā (vai jebkurā citā laika rāmī, kas tavai situācijai atbilst), un tad apņemies virzīties uz priekšu.

Daži no taviem lēmumiem būs ne īpaši labi. Tas ir neizbēgami. Tā vietā, lai meklētu perfekto ceļu, koncentrējies izdarīt labāko, ko vari. Atvērti pieņem atgriezenisko saiti un turpini mācīties.

5. Godīgi pastāsti savai komandai par neskaidrību. Sniedz viņiem tik daudz informācijas cik iespējams, lai viņi varētu turpināt darīt savu darbu

Varbūt grūti atzīt, ka nezini kaut ko, īpaši tad, kad tu esi vadībā. Lai gan tev nezināšana var likt justies demotivējoši, taviem darbiniekiem, kuriem jau tā ir mazāk skaidrības par lielo bildi, tas var būt vēl demotivējošāk.

Lieliski vadītāji cīnās ar vēlmi nerunāt (vai vēl sliktāk par katru cenu izgudrot atbildes, kad kādam ir grūts jautājums) un tā vietā stāsta par darbu tā, kā viņi paši to redz. Viņi izstāsta gan to, ko zina, gan nezina, un kā tas viss attiecas uz komandu un viņu darbu.

Komunicēt par neveiksmēm ir svarīgi arī taviem tiešajiem padotajiem. Tas ļauj viņiem būt produktīvākiem un radošākiem viņu darbā.

Regulāri pajautā sev: “Kādu informāciju es varētu sniegt saviem darbiniekiem, lai palīdzētu viņiem labāk strādāt?” Dalies brīvi un bieži, pat lai pastāstītu, ka vēl joprojām nezini kaut ko. Tu atklāsi, ka darbinieki arī vēlēsies dalīties un sniegs informāciju, kas palielina skaidrību tev.

6. Sāc ar maziem soļiem un pielāgojies, līdz informācijas kļūst vairāk

Ja nezini gana daudz informācijas, lai spertu lielu soli, tas nekas. Sāc ar mazu soli. Tas palīdzēs radīt kaut nedaudz skaidrības komandā.

Lūdz komandas iesaisti īstermiņa mērķu uzstādīšanā. Kopā definējiet, kā izskatās panākumi šajā mērķī un turpmāk nosakiet lomas, kurš par ko būs atbildīgs. Tavai komandai noteikti ir labas idejas. Viņu iesaistīšana procesā ļaus justies tā, it kā viņi būtu noteicēji. Savukārt, šis process veidos kopīgu izpratni par darba lauku. Izskaidro, ka pielāgošanās spēja ir noteicošā, un var nākties veikt izmaiņas pieejā. Tas viss atkarīgs no tā, kā attīstīsies notikumi.

Pēc tam ievāc daudz atgriezeniskās saites no saviem padotajiem (un sniedz to pretī), kolēģiem, vadītājiem par to, kā virzās notikumi. Seko līdzi pazīmēm, kas vēsta, ka plāni varētu neritēt, kā plānots un ka nepieciešamas izmaiņas.

7. Veltiet laiku, lai nosvinētu mazās uzvaras, ko sasniedz tu un tava komanda

Ir viegli ierakties projektā, meklēt ceļus un aizmirst pacelt galvu un nosvinēt izdarīto brīžos, kad sperti nozīmīgi soļi uz priekšu.

Atceries, ka tu vadi cilvēkus, nevis projektus. Uzvaru nosvinēšana palīdz visiem būt motivētiem, īpaši, kad daļa lietu vēl joprojām ir (un iespējams paliks) neskaidras.

Plāno svinības atbilstošas sasniegumu izmēram un padomā par to, kā sniegt atzinību savai komandai. Vai liela mērķa sasniegšanai būs piemērota ballīte? Vai drīzāk tas būs mirklis atzinībai, uzsitiens uz pleca par labi pabeigtu darba nedēļu? Vai tu izteiksi atzinību visai komandai vai vienam cilvēkam? Vai šim cilvēkam patīk publiska atzinība vai tomēr vajadzētu meklēt piezemētāku veidu, kā pateikt paldies?

8. Reflektē, kādas mācības guvi no šīs pieredzes un pieslīpē savu pieeju

Kas darbojas un kas tomēr nē? Ja neveltīsi laiku, lai novērtētu, cik labi tu kopā ar komandu pieņem lēmumus neskaidrības laikā, jūs nākamreiz varat iekrist tādās pašās lamatās. Uz uzlabojumiem vērsti vadītāji refleksiju padara par regulāru daļu no sava darba. Viņi regulāri iesaista savus darbiniekus, lai uzzinātu viņu redzējumu gan vispārējā nozīmē, gan projekta vai procesa efektivitātes analīzei.

Atceries, ka daudz vari mācīties no kolēģiem, kam ir līdzīga pieredze un izaicinājumi. Varbūt viņi ir atklājuši stratēģijas, kas jums nākamreiz var palīdzēt. Varbūt, ka viņiem ir gājis tikpat grūti, cik jums, varbūt pat vēl grūtāk. Un tas var palīdzēt ieraudzīt, ka šajā brīdī, dotajos apstākļos ikvienam ir gājis grūti.

Kā vadīt produktīvas attālinātās sapulces

Written by admin on 19.03.2020. Posted in Uzvaras kultūra.

Kuro dienu jūs strādājat no mājām? Cik attālinātās sapulces esat novadījuši? Kad komandai nepieciešams sazināties katram no savas vietas, būs nepieciešams nedaudz mainīt pieeju. Tas palīdzēs noturēt cilvēku uzmanību, visu paveikt, un neviens nejustos atstāts ārpusē. Piedāvājam kontrolsarakstu, kā vadīt attālinātās sapulces, 3 jomās, lai tās izdotos pozitīvas un rezultatīvas.

Vadīšana

Izmanto savu balsi, lai virzītu sarunu uz priekšu. Kad sapulces notiek klātienē, diskusija veidojas dabiski. Tu uz kādu paskaties, un cilvēks saprot, ka nepieciešams ko teikt. Attālinātās sapulcēs neviens nezina, uz ko vai kuru tu skaties, tāpēc vajadzēs runāt biežāk un uzstājīgāk, lai iesaistītu tos, kas vēlētos no sarunas izvairīties (piemēram, “Zane, kādas ir Tavas domas?”), apstādinātu tos, kas dominē (piemēram, “Paldies, Aleksandr. Kuram vēl ir kas sakāms par šo tēmu?”), vai būt par luksoforu, lai sakārtotu vairākus runātgribētājus secībā (piemēram, “Beāte, tu vispirms un pēc tam Pēteris.”).
Lūdz atgriezenisko saiti, lai pārliecinātos, ka diskusija atbilst dalībnieku vajadzībām. Daži noderīgi jautājumi “Vai šī ir noderīga diskusija? Vai mums vajadzētu pavadīt vēl nedaudz laika pie šīs tēmas vai virzīties tālāk?” vai “Šķiet, ka šo esam atrisinājuši un varam virzīties tālāk. Vai tas visiem ir ok?” var būt izšķiroši. Tie var noteikt, vai darbi tiks izdarīti, vai komanda būs nogarlaikojusies un mentāli atslēgusies.
Dod pāris sekundes laika un klusuma, lai citi sāktu runāt. Attālinātā komunikācija var būt lēnāka un ar nelielu aizturi kā klātienē, tāpēc dod sarunai laiku. Var būt, ka cilvēki gaida, ka kāds cits sāks runāt vai nospiež Unmute pogu, lai sāktu runāt.
Virzi sarunu, apliecinot neverbālās izpausmes, ko ievēro. Tas palīdzēs visiem saprast cilvēku noskaņojumus un reakcijas (piemēram, “Es redzu, ka Vilhelms māj ar galvu.” vai “Sabīne, tu izskaties aizdomājusies – vai tev ir kādas bažas par šo?”). Ja vairāki no jums ir vienā telpā, un kaut kas atgadās, paskaidro to tie, kas pieslēgušies attālināti, (piemēram, “Visi smejas, jo es nevaru atvērt dzēriena bundžu.”).

Tehniskā puse

Sāc ar skaņas pārbaudi. Palūdz visiem pateikt “Čau!”, lai notestētu mikrofonus un skaļumu. Tā tu izvairīsies no: “Mēs Tevi nedzirdam,” tālāk sarunā. Piezīme, ja vairāki no jums atrodas ap vienu mikrofonu, pārliecinies, ka visi no jums sēž gana tuvu, lai viņus var dzirdēt. Teju garantēti, ka kādam vajadzēs piebīdīties tuvāk.
Kad iespējams, lūdz dalībniekiem ieslēgt kameru. Tā jūs noteikti labāk uztversiet neverbālo komunikāciju. Tas piešķir sarunai cilvēcību, īpaši tiem, kas pavada laiku mājās izolēti no pārējiem. Kamēr visi ieslēdz kameras, iesildiet sarunu, lai parunātu par to, kā jums sokas vai kas redzams kamerās, grāmatu plaukti, mājdzīvnieki vai citi sīkumi. Ja vairāki cilvēki sēž pie viena ekrāna / mikrofona, lūdz, lai, ja iespējams, viņi visi sasēžas tā, ka sejas ir redzamas, vai lai ieslēdz zvanu katrs savā ekrānā, atstājot ieslēgtu mikrofonu tikai vienā ierīcē.
Palūdz tos, kam ir vājš interneta savienojums, piezvanīt gan no telefona, gan datora, vienā atstājot ieslēgtu skaņu, otrā video. Nodalīšana palīdzēs dzirdēt viedokli par tad, ja video seja būs sastingusi. Piezīme: tas, protams, iespējams vien tad, ja telefons un dators nedala vienu un to pašu interneta avotu, piemēram, Hotspot.
Lai mazinātu fona troksni, lūdz dalībniekiem izslēgt mikrofonu, ja vien viņi nerunā. Tas noteikti palīdzēs īpaši lielās sapulcēs, kad daži atrodas skaļākā vidē (vārās tējkanna, raud bērns, rej suns, kaimiņi sienā urbj caurumus). Mazākām sapulcēm vēlams atstāt mikforonus ieslēgtus, lai noķertu “aha” un “mhm”, un citas verbālās izpausmes, kas pauž dalībnieka sajūtas un domas.
Kad vien iespējams, dalies ar savu ekrānu un izmanto vizuālu materiālu, lai iesaistītu cilvēkus. Gatavojies un atver tos jau laicīgi, lai visiem 30 sekundes nav jāgaida, kā tu meklē mapēs failu, mājaslapu un tad vēl ielādē to. Palielini vizuālo materiālu pa visu ekrānu, īpaši tad, ja redzi, ka dalībnieki pieliecas tuvāk un sasprindzina acis, lai to saskatītu. Izvairies no tāfeļu lietošanas sev aiz muguras. Ekrānā tās ir grūti redzēt pat tad, ja ekrāns tiek pielikts tuvāk klāt, lai būtu labāka redzamība. Lai fiksētu idejas, labāk izmantojiet kopīgotu dokumentu vai kādu no tāfeles instrumentiem, ko piedāvā jūsu videokonferences programma vai aplikācija.
Iedrošini dalībniekus izmantot čata funkciju. Tā kā vienlaikus var runāt tikai 1 cilvēks, izmantojiet čata funkciju, lai fiksētu nelielas detaļas, nepārtraucot runātāju (piemēram, “Man vajadzētu doties prom 5 minūtes ātrāk, jo man sāksies nākamais zvans.”) Ieteikums: Neļauj, ka čats aizstāj sarunāšanos. Ja piefiksē, ka tas notiek, lūdz personai par to pastāstīt (piemēram, “Šarlote, tu tikko čatā uzrakstīji svarīgu ideju, vai vari par to, lūdzu, pastāstīt plašāk?”).

Plānošana

Sastādi precīzu darba kārtību. Attālinātās sapulces un darba kārtība iet roku rokā. Šeit tās ir īpaši svarīgas attiecības. Kad saruna aizklīst, arī dalībnieku uzmanība aizklīst. Jums neizbēgami ir jāsacenšas ar viņu e-pastiem, ziņām un sociālo tīklu lapām. Ja nevari sastādīt darba kārtību, pārliecinies, vai jums vispār ir nepieciešams satikties. Ja varat atcelt sapulci, tu ietaupīsi visu laiku (un iegūsi draugus).
Ielūdz tikai tos, kam tur patiesi vajag būt. Kaad šaubies par kāda klātbūtni, pirms tam pajautā viņiem vai viņi vēlas piedalīties, vai padari dalību neobligātu. Ja tev ir darba kārtība, kas ir svarīga tikai dažiem dalībniekiem, sāc ar tiem darba kārtības punktiem, kas attiecas uz visiem. Tad, kad tie būs izrunāti, tie, kas nav ieinteresēti, varēs sapulci pamest.
Plašām diskusijām saplāno struktūru. Ir iespējams sarīkot radošu un sadarbības pilnu attālinātu sapulci. Tev nepieciešama skaidrība par to, kā cilvēkiem vajadzēs piedalīties tajā un dot viņiem laiku sagatavoties. Piemēram, pārdomāt tematu vai izdomāt 3 idejas pirms tam, paskaidrojot, ka ar tām vajadzēs dalīties un tās pārrunāt. Izplāno, kā jūs dalīsieties ar idejām, vai tas būs kopīgs Google vai OneDrive dokuments vai kāds vizuālās sadarbības instruments, piemēram, Miro.
Piešķir sapulces dalībniekiem lomas. Cilvēki turpinās būt iesaistīti, ja viņiem būs konkrēta atbildība. Vai nu uzraudzīt laiku, veikt piezīmes, vadīt kādu darba kārtības punktu vai kalpot par cilvēku, kas uz sapulci ieņem skeptiķa lomu, pat ja tas nesakrīt ar viņa vai viņas viedokli. Tas ir noderīgi, lai komanda neiekristu grupas domāšanas lamatās. Šis cilvēks palīdz to tā izvairīties, visu laiku uzdodot jautājumus un piedāvājot pretēju viedokli. Protams, ka nolūks nav sabotēt sarunu, bet piedāvāt pretējo viedokli apsvēršanai, lai atrastu labāko risinājumu.

Tulkoja un rediģēja Undija Ancēna, 2020, Jhana

Kā vadīt attālinātas komandas?

Written by admin on 17.03.2020. Posted in Līderība.

Globālo izmaiņu dēļ vadītāju darba kārtībā ienācis jauns termins: attālinātas komandas. Tas nav neierasti, ka vadītāji raizējas par attālināti strādājošu darbinieku vadīšanu. Ja neredzi viņus katru dienu birojā, ir viegli prātā veidot pieņēmumus par to, ko un kā viņi dara.

Taču vai zināji, ka pētījumi parāda, ka attālināti strādājošie bieži vien nostrādā garākas darba stundas un ir produktīvāki kā tie, kas strādā birojā? To rāda pieredze arī mūsu birojā. Bieži vien vadītāji uzskata, ka neliels tiešās saskares laiks ar viņiem nozīmē arī to, ka darbiniekam ir zema darba ētika un sasniegtais rezultāts.

Izvairies no šādas zemapziņas idejas un sekām, ko tā var atstāt uz tavu vadītāja reputāciju.

Izmēģini šos padomus, kā vadīt attālinātas komandas:

Koncentrējies uz to, ko darbinieki ir paveikuši, nevis uz to, vai redzi, kā viņi to izdara.
Vairo uzticību, rīkojot individuālās tikšanās. Izmanto pirmās 5 minūtes, lai noskaidrotu, kā viņi jūtas šobrīd kā cilvēki, kas jauns viņu dzīvē. Tikai tad uzsāc jautājumus par darbu. Tāpat lūdz atgriezenisko saiti par to, kā tu varētu komunicēt labāk.
Attālināti strādājošie nevar regulāri atnākt pie tevis, lai palūgtu noderīgu atgriezenisko saiti par savu šī brīža darbu. Tāpēc rūpējies, lai tu regulāri un skaidri komunicētu
ekspektācijas.
Rūpējies, lai jūsu saziņa ir interaktīva. Dalies ar ekrānu un Excel failiem, lai jūs abi redzētu, kas notiek.

4 efektīvi veidi kā kontrolēt emocijas, kuras traucē darbam

Written by admin on 09.03.2020. Posted in Personīgā efektivitāte.

Tu esi cilvēks. Tāpēc, dabiski, ka dažkārt darbā izjūti tādas emocijas kā trauksme, dusmas un bailes. Tu esi arī vadītājs. Apstākļos, kuros brīvi vari lemt pār to, ko dari – emocijas var izdarīt vairāk nekā vienkārši sagraut tavu motivāciju un prieku darbā. Tās var aplaupīt arī tavu tiešo padoto (sabojājot viņa pārliecību un spēju strādāt), ievainot tavu uzticamību starp kolēģiem un augstāk stāvošām personām, un, līdz ar citiem katastrofāliem likteņiem, novest Tevi līdz neapdomīgu lēmumu pieņemšanām.
Bet tam tā nebūtu jābūt. “Cilvēki domā, ka paši nevar kontrolēt emocijas”, saka psiholoģe un uzņēmumu labklājības konsultante Tiki Deivisa (Tchiki Davis). “Taču mums ir ir liela kontrole pār savām sajūtām un to, kā uz tām reaģēt – un, kā jebkurai prasmei, arī tās uzlabošanai ir nepieciešams treniņš.”

Psiholoģe rekomendē 4 dažādus veidus kā efektīvāk kontrolēt emocijas

Pirms apskati tos, atceries:

Dažiem cilvēkiem šīs prasmes apgūt būs grūtāk nekā citiem. “Mūsu smadzenes ir veidotas tā, lai tās darītu to, ko ir pieradušas darīt,” viņa saka. Tātad, ja tu jau tagad domā, ka kontrolēt emocijas ir grūti, tev varētu likties, ka to iemācīties būs ļoti izaicinoši.
Pārlieku ilgi pieturēties pie taktikas, kas nedarbojas, ne vien nesniedz nekādus rezultātus, bet var padarīt situāciju sliktāku. Tātad, ja izmēģināji pieeju un saproti, ka tā nedarbojas, mēģini citu, iesaka Deivisa. Nav viena “pareizā” veida, kā kontrolēt emocijas. Katram tas darbojas citādi.

1. Trenē sevi saskatīt pozitīvo pusi visās izaicinošajās situācijās

Vai tie, kas sarežģītās situācijās saka: “Skaties no gaišās puses,” tiešām jūtas tik optimistiski? Vai patiesībā mājās viņi aiziet pārguruši no tēlota prieka izrādīšanas visas dienas garumā un iemieg klusi raudot? Pētnieki atklāj, ka tiešām lielākā daļa cilvēku saskata labo dažādās situācijās. Deivisa atzīmē, ka tie, kas to dara, jūt mazāk negatīvās emocijas, jūtas labāk un uztur labākas attiecības ar pārējiem.

Padomi, kā uzlabot šo prasmi:

Tie, kuriem ir grūtības saskatīt pozitīvo visās situācijās, visbiežāk ir aizņemti ar negatīvajiem aspektiem. Lai sāktu uzlabot šo prasmi, ņem vērā šos padomus:

Kad Tu domā par kaut ko negatīvu, uzraksti vismaz vienu potenciāli labu lietu. Uzņēmumu, kurā strādā, tikko pārpirka cits uzņēmums, un tu uztraucies, vai reorganizācijas rezultātā tavs amats joprojām pastāvēs. Vai ir iespējams, ka šīs pārmiņas nozīmē izaugsmes iespējas tev – vai nu tāpēc, ka tu paliec un audz caur dažādiem izaicinājumiem, vai arī atrodi labāku darbu kaut kur citur? Uzraksti un novieto labās lietas tur, kur tu tās biežāk ieraudzīsi, piemēram, uz datora ekrāna, piezīmēs, to-do sarkastā. Jo biežāk pozitīvais parādīsies tavās domās, jo mazāk iespēju, ka Tev pietiks laika negatīvajam.
Pajautā citiem par ieguvumiem, kas radušies līdzīgās situācijās. Ja Tev ir problēmas saskatīt labāko iespējamo scenāriju, tev var palīdzēt citu pieredze un redzējums. Pajautā, piemēram, kolēģim, mentoram, līdzcilvēkam vai jebkuram, kurš bijis līdzīgā situācijā. Tu varētu jautāt: “Andri, es neredzu nekādus ieguvumus, ko varētu sniegt šīs izmaiņas. Es zinu, ka esi saskāries ar ko līdzīgu. Vai vari dalīties ar savu pieredzi un pastāstīt ieguvumus pārmaiņu rezultātā?”
Mācies saskatīt pozitīvo situācijās, kuras prasa mazāk emocionālās enerģijas no tevis. Piemēram, tavs uzņēmums atjaunina programmatūru. Tev būs vienkāršāk atrast labumus šajā situācijā – tu iemācīsies kaut ko jaunu un sekosi līdzi industrijas trendiem. Tas ir vienkāršak nekā situācijā, kurā ir liktas augstākas likmes, piemēram, ja tiešais padotais tev negaidīti iesniedz atlūgumu. Deivisa saka, ka tad, kad par ieradumu kļūst labā saskatīšana vieglākās situācijās, kļūst vieglāk to izdarīt arī sarežģītākās situācijās.

Kad tas varētu nestrādāt:

Tu nevari sevi piespiest justies labi visās situācijās – īpaši patiešām sliktās, piemēram, kad dzirdi, ka kolēģim atklāts vēzis. Šajās situācijās labākā stratēģija ir pieņemt šo faktu.

Pozitīva attieksme var kļūt ļoti neefektīva, kad to uzspiež citiem. Ja kāds iet cauri grūtam dzīves periodam, viņš visdrīzāk sabozīsies, kad teiksi: “Skaties uz to kā uz iespēju!” Deivisa saka: “Šajā situācijā efektīvi ir ieklausīties un pieņemt. Piemēram: “Es redzu, ka tu esi izgājis cauri kam ļoti grūtam. Es esmu blakus.”

2. Mācies pieņemt savas emocijas un nošķirt tās no sevis

Emocijas var pārņemt tevi visu – sekot tev katrā tikšanās reizē, katrā sarunā ar klientu. Īpaši brīžos, kad ir sajūta, ka tev nav kontroles pār situāciju. Šajos gadījumos emociju atzīšana var būt būtisks solis ceļā uz to pārveidošanu. Viena svarīga piezīme: emociju atzīšana nenozīmē pieņemt arī situāciju tādu, kāda tā ir. “Emociju pieņemšana ir efektīva, taču tai nevajadzētu mainīt tavu uzvedību,” saka Deivisa. “Ja tu saproti, ka ir lietas, kuras nevari pieņemt, tās vajag mainīt vai arī atstāt situāciju un doties tālāk.”

Padomi, kā attīstīt šīs prasmes:

Uzraksti, ko tu vari, un ko nevari kontrolēt situācijā, kas radusies. Tas tev palīdzēs noteikt, ko ir jāiemācās pieņemt, ko palaist vaļā (piemēram, faktu, ka uzņēmumā notiek reorganizācija), un kurā situācijā vajag rīkoties (piemēram, meklēt vairāk informācijas par pārmaiņām pie vadītāja, lai noskaidrotu, ko šīs pāmaiņas nozīmē tev un tavai komandai).
Izkāp no savas situācijas un novēro to no malas. Pētījums norāda, ka tad, kad cilvēki ir iemācās uz situāciju paskatīties no malas, viņi var samazināt emociju intensitāti. Lai sāktu, iedomājies, ka tu karājies pie griestiem un novēro savu situāciju. Ko tu ievēro savā un citu cilvēku reakcijā?
Mācies pieņemt citu cilvēku emocijas. “Tas ne tikai var palīdzēt tev izveidot pieņemšanas paradumu, bet arī nostiprināt uzticību attiecībās ar citiem,” atzīmē Deivisa. Piemēram, ja tavs tiešais padotais streso par termiņu, pirms pārslēdzies uz problēmu risināšanu, sāc ar: “Es redzu, ka tu uztraucies. Tas ir pilnīgi pamatoti.”

Kad tas varētu nestrādāt:

Neizmanto pieņemšanu kā atrunu, lai nerīkotos situācijā, pār kuru tev patiesībā ir kontrole. Otrs variants: pieņemt nenozīmē nerīkoties. Nejauc šīs divas darbības. Ja tu vari kontrolēt situāciju, dari to!

3. Risini to, no kā izvairījies

Gluži kā visi, arī vadītāji bieži vien atliek nepatīkamu situāciju risināšanu. Tu vari nogaidīt vēl vienu nedēļu, lai pateiktu savam darbiniekam, ka redzi nepilnības viņa darbu izpildē, lai sāktu projektu, par kuru tev nav pārliecības, ka tas izdosies, vai lai runātu ar vadītāju, kura uzliktie termiņi atkal ir neiespējami.

Šajā situācijā pētījums atbalsta vispārzināmu gudrību – labākais un, iespējams, vienīgais veids, kā tikt pāri darba uzsākšanai, ir uzsākt to. “Piemēram, jo biežāk mums ir sarežģītas sarunas ar padotajiem, jo ērtāk un tuvāki mēs ar viņiem jūtamies,” saka Deivisa. “Protams, ka nepatīkamas lietas joprojām var notikt, bet mēs saprotam, ka patiesībā visu varam atrisināt.”

Padomi, kā attīstīt šo prasmi:

Atskaties, kā līdzīgi notikumi ir risinājušies pagātnes situācijās. Tu jūti priekšlaicīgu stresu tagad, bet vai patiešām ir nopietns iemesls ticēt, ka viss būs slikti? Lai kontrolētu radušos uztraukuma sajūtu, jautā sev, kā līdzīgi projekti un diskusijas ir norisinājušies pagātnē? Centies fokusēties uz gala rezultātu nevis stresa situāciju. Piemēram, ja tev ir bijis grūti pārliecināt kolēģi, lai palīdz tavai komandai, tavs gala rezultāts varētu būt: Kolēģis palīdzēja. Ideālajā gadījumā tu sapratīsi, ka tava situācija nav tik sliktā kā tu domā.
Izspēlē situācijas lomu spēli. Būt vai vismaz justies gatavam bieži vien ir pietiekami, lai samazinātu uztraukumu par situāciju, no kuras centies izvairīties.
Ieplāno to (labāk ātrāk nekā vēlāk). Ieplāno to, ko visu laiku atliec. Atver kalendāru un nākamo brīvo laiku rezervē situācijas risināšanai. Tas samazinās laiku, kurā emocionāli uztrauksies.
Pilnveido attiecības, veicinot biežāku komunikāciju. Deivisa atzīmē, ka tad, ja tu taisīsi īsas atgriezeniskās saites tikšanās biežāk, lielās tikšanās nebūs tik emocionāli pārpildītas.

Kad tas varētu nestrādāt:

Ne visas situācijas pieprasa to atrisināšanu. Var gadīties, ka tu riskē un vari pārējos pat nokaitināt.

4. Rūpējies par savu fizisko veselību, lai uzlabotu emocionālo izturību

Fokusēšanās uz veselības stāvokli, lai varētu kontrolēt emocijas darbā, varētu likties kā divas nesaistītas darbības, taču Deivisa apgalvo, ka ir tieši pretēji. Fiziskās pašsajūtas uzlabošana, kas rodas sportojot, guļot nepieciešamo stundu daudzumu un ēdot veselīgi, rodas tūlītēji, un vairāki pētījumi pierāda, ka labāka fiziskā veselība samazina slikta noskaņojuma klātbūtni un intensitāti.

Pat, ja Tev ir grūtības tikt galā ar emocijām, tu vari darīt iepriekš minētās aktivitātes, kas atbild par veselības uzturēšanu, tādējādi gūstot emocionālu labumu. “Jā, ir grūti atrast motivāciju sportošanai,” saka Deivisa. “Bet tas ir vieglāk nekā mainīt savu domāšanas veidu.”

Padomi, kā attīstīt šo prasmi:

Uzlabo savus gulēšanas paradumus. Tavs labais noskaņojums visdrīzāk izzudīs pēc slikti gulētas nakts. Šajā rakstā pieminētie risinājumi emociju kontrolēšanai pieprasa koncentrēšanos, kas Tev visdrīzāk nebūs, ja būsi noguris.
Samazini cukura un kofeīna patēriņu, jo īpaši, ja tos izmanto kā līdzekļus, kas tev var palīdzēt izturēt dienu. Ja jūti trauksmi vai stresu, tev var gribēties vairāk saldumu vai kafijas – bet tās lietas tavas emocijas tikai pastiprina.
Sporto – ievērojot regulāru treniņu grafiku un brīžos, kad izjūti visvairāk stresa. Ieplānotu treniņu tu visdrīzāk neizlaidīsi. Taču nav nepieciešams obligāti gaidīt, kad tas pienāks. Jūti vilšanos pēc tikšanās? Pat īsa pastaiga var palīdzēt atgūt emocionālo balansu.

Kad tas varētu nestrādāt:

“Šī stratēģija strādā tajos brīžos, kad tā tiek izmantota,” saka Deivisa, “taču tikai ar to ir par maz (ir jāstrādā arī ar paradigmu maiņu). Galu galā, nav iespējams tikt galā ar strespilnām situācijām darbā, attaisnojoties ar miega vai sporta nodarbību trūkumu.”

Kā efektīvi pārvaldīt savu laiku?

Written by admin on 06.02.2020. Posted in Personīgā efektivitāte.

Vairums cilvēku vēlas, lai viņiem būtu vairāk laika, bet, kā viņi to izmantotu? Ja tava atbilde ir līdzīga: vairāk projektu, vairāk pieprasījumu izpildīšanas, vairāk laika e-pastam, tad tas būtu tāpat, kā ieviest vēl vienu garāžu, lai risinātu to, ka viena ir piekrāmēta, un ir slinkums to sakārtot, lai atbrīvotu vietu.

Tā vietā tev ir nepieciešama sistēma, kas ļauj organizēt un izmantot savu laiku efektīvāk. Tas tev ļaus uzturēt progresu attiecībā uz saviem ilgtermiņa mērķiem, tajā pašā laikā tiekot galā ar ugunsgrēkiem, kas rodas ik dienu. Jā, tas ir iespējams, to var izdarīt pat ļoti aizņemti vadītāji.

1. Jautājumi, kas palīdz noteikt darbu svarīgumu un steidzamību un pārvaldīt savu laiku efektīvāk.

Tev vadītāja lomā ir simtiem veidu, kā ik nedēļu izmantot savu laiku. Tas, kā tu pieņem šo lēmumu, ir vissvarīgāk. Jo vairāk grūtību tev ir nošķirt uzdevumus vienu no otra, jo lielāka iespējamība, ka iekritīsi lamatās “censties paveikt visu un nespēt lielāko daļu no tā izdarīt labi” vai “reaģēt uz jebko un visu, kas nāk pretī” tā vietā, lai proaktīvi noteiktu savu dienaskārtību.

Piedāvājam tev vairākus jautājumus, kurus ir vērts apdomāt, kad centies noteikt uzdevumu svarīgumu (ietekmi uz rezultātiem) un steidzamību (kad tam patiesi jābūt paveiktam).

Cik daudz šis uzdevums palīdzēs man, manai komandai vai manai organizācijai sasniegt svarīgu/-us mērķus?
Ja es paveikšu to tūlīt, cik liela būs atdeve pēc nedēļas, mēneša vai gada?
Cik ilgi šis uzdevums var gaidīt? Nedēļu, mēnesi, gadu, bezgalību?
Vai es esmu piemērotākais cilvēks šī darba veikšanai?
Cik ļoti man gribas to darīt, tāpēc, ka tas šķiet komfortabli vai viegli?

Pārskatot šos jautājumus, tu vari izlemt, ka ir vērts atlikt visu, kas šķiet degošs, lai pastāstītu komandai būtiskus jaunumus, jo tie būtiski ietekmē viņu darbu pie svarīga mērķa vai palīdzēs tiešajam padotajam izķepuroties no sarežģījumiem un paātrināt darba progresu. Vai tu vari izlemt, ka palīdzēsi citam vadītājam, jo pēc mēneša jūsu komandai būs nepieciešama viņa komandas palīdzība, lai pabeigtu nozīmīgu projektu.

No otras puses, iespējams, ka sapratīsi, ka šī nedēļa ir pārpildīta ar ašajām uzvarām, kas ilgtermiņā neko daudz nedod. Vai ka dod priekšroku kādam individuālajam projektam nevis vadītāja pienākumiem, jo tas ļauj demonstrēt tās prasmes, kuras tev padodas.

2. Izmanto laika matricu, lai lielāko daļu laika veltītu svarīgajam.

FranklinCovey Laika Matrica (attēlā) var palīdzēt tev vizualizēt, kā pašlaik pavadi savu laiku, un izmainīt redzējumu par to, kā tev vajadzētu izmanīt savu ikdienu, lai paveiktu vairāk svarīgā darba.

Kā esošais darba daudzums izkārtojas šajos kvadrantos uz “svarīgi” un “steidzami” asīm? Kad Tu aizpildi kvadrantus ar darbiem un uzdevumiem, apsver:

Kurām lietām 2. kvadrantā Tev vajadzētu veltīt vairāk laika? Ir viegli fokusēties uz 1. kvadrantu un atlikt 2. kvadranta darbus, bet laika veltīšana 2. kvadrantam padara tevi efektīvāku un palīdz sasniegt rezultātus, kurus vēlies sasniegt.
No kurām 1. kvadranta problēmām Tu varētu izvairīties ar labāku plānošanu vai komunikāciju (t.i., pavadīt vairāk laika 2. kvadrantā plānojot un izdarot darbus laicīgi)? Pieņemsim, ka tavs komandas dalībnieks parāda tev atskaites melnrakstu, un tā ir galīgi garām. Tuvojas šīs atskaites nodošanas termiņš. Tu pavadi nākamās 2 dienas (un naktis), palīdzot viņam to sagatavot. Bet ja nu tev jau sākumā būtu bijušas skaidras ekspektācijas, tu sniegtu regulāru atgriezenisko saiti procesā?
Kā tu vari samazināt 3. un 4. kvadrantus? Tas var nozīmēt iemācīties pateikt “nē” dažādiem kolēģu lūgumiem, dažādus mazus darbiņus darīt tikai konkrētos laika logos, lai izvairītos no darba pārtraukšanas vai arī apzinātu darbu pie laika šķērdētāju (tenku, sociālo tīklu sērfošanas, spēlīšu spēlēšanas u.c.) izdzēšanas no savas ikdienas. Ja tev šajos kvadrantos ir tādas lietas kā iknedēļas sapulces, pārdomā, kā tu vari tās uzlabot vai pārveidot, lai tās nonāktu 2.kvadrantā un tiktu īstenotas ar pilnu potenciālu?

Ir uzdevumi un darbi, kas skaidri neiegulst kvadrantos, un reizēm ir grūti saprast, kur tie pieder (piemēram, tev var likties, ka sapulce ir svarīga, bet tās vidū tu saproti, ka tev tur nevajadzēja būt). Tas nekas. Kļūdīties ir cilvēcīgi. Laika matrica tev tik un tā kopumā palīdz pieņemt labākus lēmumus par to, kā efektīvāk pavadīt savu laiku.

3. Padari savas komandas labsajūtu un attīstību par vienu no savām svarīgākajām prioritātēm.

Būt produktīvam vadītājam nenozīmē pašam padarīt visus darbus. Milzīga daļa darba ir palīdzēt komandai mācīties, augt un sasniegt viņu potenciālu. Tās ir lietas, kas palīdzēs viņiem darbu veikt kvalitatīvi, apgūt jaunas prasmes, uzturēt viņu entuziasmu nākt uz darbu un neatstāt viņus iestrēgušus un pārgurušus nebeidzamu darbu dzirnavās.

Protams, vienmēr ir arī melnie vai nepatīkamie darbi, kuri ir jāizdara. Ja izlem tos deleģēt, pārliecinies, ka tavs vienīgais mērķis nav tikt no tiem vaļā, lai paspētu visu termiņos. Ņem vērā cilvēku intereses un personīgās izaugsmes mērķus.

Protams, tev vajadzēs zināt, kādi ir tavu darbinieku mērķi. Pajautā viņiem par tiem individuālajās tikšanās reizēs, un, ja viņiem tādu vēl nav, palīdzi viņiem tādus uzstādīt.

4. Pietiekami parūpējies par sevi.

Pārāk bieži vadītāji savu labsajūtu un attīstību savā darbu sarakstā atstāj kā pēdējo. Ir daudz iemeslu, kāpēc tā notiek. Daudz vadītāju uzskata, ka ir cēli citu cilvēku un savas komandas vajadzības likt priekšā savām. Vai varbūt daži nevēlas izskatīties kā slaisti, tāpēc viņi darbam ziedo savu brīvo laiku, ko varētu pavadīt ejot pusdienās ar draugiem, uz sporta zāli vai apgūstot jaunas prasmes.

Ja tu regulāri savam darbam atdod enerģiju, to nekad neatjaunojot, tu attapsies izdedzis un neefektīvs. Tā vietā nākamajā individuālās tikšanās reizē aprunājies ar savu vadītāju par savu mācību mērķi un pārdomā to, kā tu vari strādāt pie saviem galvenajiem enerģijas avotiem: miega, atpūtas, ēšanas, kustēšanās un attiecībām.

5. Regulāri velti laiku, lai pārskatītu un ieplānotu savus 3 līdz 5 svarīgākos uzdevumus (un tad sakārto pārējos darbus ap tiem).

Var skanēt intuitīvi pretēji: pavadīt vairāk laika plānošanai, ja tu jau tā esi tik aizņemts, ka nevari paveikt vissvarīgākos darbus. Pētījumi saka, ka, ja svarīgās lietas tiek plānotas, pastāv lielāka iespēja, ka tās tiešām tiks sasniegtas. Izmēģini šo procesu.

30 minūtes nedēļā: identificē 3 līdz 5 svarīgākās lietas, ko vari darīt, lai nākamajā nedēļā strādātu pēc iespējas efektīvāk. Apsver tos savus mērķus, kuri var palīdzēt tev būt labākam komandas vadītājam, un sev svarīgas aktivitātes, piemēram, sports. Ieplāno šīs prioritātes savā kalendārā nākamajai nedēļai.
10 minūtes dienā: pārskati savu progresu un pielāgo darbus kalendārā, kā nepieciešams. Pat ar vislabākajiem nodomiem var gadīties, ka uzmanību novērš ugunsgrēki, kas nav tavā darbu sarakstā, vai kāds uzdevums prasa vairāk laika, kā paredzēji. Šī ir tava iespēja atkārtoti apzināties, apņemties un ieplānot laiku tam, kas ir svarīgi.

Tiklīdz laiks svarīgākajām lietām ir ieplānots, tu vari pārējo laiku kalendārā piepildīt ar sapulcēm, lūgumiem, e-pastu atbildēšanu un citiem darbiem. Uzdevumiem, kas ir svarīgi un steidzami, bet neiekļūst tavā TOP 5 svarīgāko uzdevumu sarakstā, tu vari apsvērt pielietot “būs gana labi arī šādi” pieeju, neveltot tiem visus 100% laika, bet izdarot tos pietiekami labi, lai veltītu pārējo laiku svarīgākajām prioritātēm.

6. Runā par savām svarīgākajām prioritātēm ar pārējiem.

Kad dalies ar savām prioritātēm, var notikt vairākas labas lietas: jums ar kolēģiem var būt saskaņotāki mērķi, veidojas vairāk atbildības par savu svarīgāko darbu (ja pateici skaļi, tu centies vairāk, lai to patiesi paveiktu), un citi var aizņemties no tevis līdzīgu fokusu savā darbā.

Tavs vadītājs: Pat ja zini, kas ir nozīmīgi tavam vadītājam, ir vērts regulāri pārliecināties, ka darbojaties saskaņā. Izmēģini ik nedēļu savam vadītājam aizsūtīt savas galvenās prioritātes. Kad vadītājs iedod tev jaunu uzdevumu, noprecizē, vai tam būtu jākļūst par tavu prioritāti. Ir svarīgi, lai vadītājs saprot, kas ir darbi, ar ko pašlaik strādā, un kā tev palikt uz pareizā ceļa. Piemēram, “Es vēlos pārliecināties, ka es pareizi salieku prioritātes. Līdz kuram laikam šis jāpaveic? Man ir arī divi nozīmīgi projekti un man būtu jāizmaina termiņi, ja es šim uzdevumam ķertos klāt uzreiz.”
Citi vadītāji: Tu nevēlies izvirzīt savu projektu par galveno prioritāti, lai atklātu, ka cita komanda, kura jums piegādā būtisku daļu projekta, ir aizņemta un fokusējas uz ko citu. Daloties ar savām prioritātēm, lūdz, lai citi vadītāji pastāsta arī savas. Tā tu uzzināsi jaunas idejas mērķiem un izpratīsi lielo bildi un prioritātes dažādu komandu kontekstā.
Tava komanda: Pārliecinies, ka ikviens tavā komandā zina jūsu galvenās prioritātes. Pēc tam ļauj viņiem fokusēties uz šīs lietām un atbilstoši plānot (tas palīdzēs izvairīties no krīzēm), pietaupot viņiem nesvarīgu darbu un iedrošinot viņiem uzdot tev un citiem jautājumus par tādiem darbiem, kas novērš uzmanību no galvenās prioritātes. Kad šim patiešām jābūt paveiktam? Kā tas palīdzēs mums sasniegt komandas galvenos mērķus? Vai šī patiešām ir svarīgākā lieta, uz kuru mums pašlaik koncentrēties?

7. Izdomā, kā pateikt nē lūgumiem, kas neefektīvi tērē tavu laiku.

Ja pēc dabas esi izpalīdzīgs cilvēks (daudz vadītāju tādi ir), tu vari apjaust, ka ir grūti pretoties kolēģu lūgumam palīdzēt. Galu galā, ja teiksi jā, otrs cilvēks būs apmierināts. Tu būsi izrādījis labo gribu. Tu jutīsies nozīmīgi un iesaistīti. Bet, ja sāksi pārāk bieži teikt jā, tu zaudēsi kontroli pār savu laiku un efektivitāti.

Ir daudz veidu, kā pateikt nē, nekļūstot par nekauņu.

Pozitīvā balss tonī pasakies par lūgumu. “Paldies, ka lūdz palīdzību, tas skan pēc interesanta projekta,” tas pauž cieņu un mazliet mīkstina gaisotni atteikumam, kas sekos.
Izskaidro lūguma ietekmi un tevi un tavu komandu. “Mums nākamotrdien ir svarīgs termiņš, un šis lūgums mūsu spēju pabeigt darbus laikā, kavēs par vairākām dienām.” Bieži vien palīdzības lūdzēji neapzinās, kas likts uz spēles vai mainīsies, ja viņu lūgums tiks izpildīts.
Ja vari, piedāvā risinājumus. Ja tev nav laika izpildīt lūgumu, vai tev ir zināms kāds, kurš varētu? Varbūt tavs kolēģis varētu to paveikt, ja tu viņam nedaudz palīdzētu? Tavas idejas var būt noderīgas.
Kad tev ir kārdinājums teikt jā, palūdz mazliet laika apdomāties. Vienkāršs: “Vai es varu atbildēt šajā pēcpusdienā?” var paglābt tevi no atbildes, ko vēlāk nožēlosi.

8. Regulāri izvērtē savu laika plānošanas sistēmu.

Ikreiz, kad mainās tava organizācija vai tava komanda pabeidz nozīmīgu projektu, tavas prioritātes (kas ir svarīgi un kas steidzami), gandrīz vienmēr arī mainās. Izmanto augstāk aprakstītos soļus, lai atkārtoti nokalibrētu, kas ir svarīgi pašlaik, un kas turpmāk vairs nav svarīgi.

Kā uzlabot produktivitāti?

Written by admin on 03.02.2020. Posted in Personīgā efektivitāte.

Informācijas daudzums, ko ik dienu saņemam dažādos informācijas kanālos, ir milzīgs. Paziņojumi telefonā, e-pasti un kolēģu pieprasījumi. Ikviena ziņa novērš mūsu uzmanību un pieprasa tūlītēju rīcību. Šis informācijas daudzums apdraud mūsu spēju skaidri domāt un pieņemt gudrus, pārdomātus lēmumus par to, kas ir svarīgi. Visu dienu steidzoties reaģēt uz mazajiem darbiņiem, lielās un svarīgās lietas bieži paliek pusdarītas vai neizdarītas. Šādā situācijā aktuāls ir jautājums, kā uzlabot produktivitāti un neļaut nesvarīgajiem darbiem aprakt Tevi dzīvu?

Kas ir produktivitāte?

Produktivitāte, saukta arī par ražīgumu, ir attiecība starp saražoto produktu un šim mērķim patērētajiem resursiem. Tā kā mēs, cilvēki, neesam ražojošas iekārtas fabrikā, tad attiecinājumā uz cilvēku – darba ražīgums ir darba daudzums, kuru darbinieks paveic kādā laika posmā. To var mērīt gan nosakot, cik daudz darba paveikts vienā laika vienībā, gan cik daudz laika tiek patērēts darba uzdevuma paveikšanai. Citiem vārdiem:

Produktivitāte ir mana spēja paveikt kādu uzdevumu ar man piešķirtajiem resursiem. Jo vairāk uzdevumu es paveicu noteiktā laikā, vai jo mazāk laika es patērēju vienam uzdevumam, jo augstāka ir mana produktivitāte.

Praktisks piemērs, ja mans uzdevums ir mainīt ģitārām stīgas, tad, jo vairāk ģitāru ar nomainītām stīgām vienas stundas laikā, jo augstāka ir mana produktivitāte. Tāpat var mērīt, cik daudz laika aizņem nomainīt stīgas vienai ģitārai. Jo mazāks laiks patērēts uz vienu nomaiņu, jo augstāka produktivitāte.

Produktivitāte darbavietā

Reti kuram no mums darbs ir tik elementārs kā ģitāras stīgu mainīšana. Mēs dzīvojam zināšanu laikmetā, un tāds ir arī mūsu darbs, zināšanās balstīts. Tas prasa prāta piepūli, radošumu un daudz kompetenču. Darba vidē mums nepieciešams demonstrēt labas laika plānošanas prasmes, spēju orientēties tehnoloģijās, rast risinājumus un pieņemt lēmumus, analizēt un pētīt, spēju prioritizēt uzdevumus, uzstādīt mērķus, pielietot radošuma metodes, efektīvi komunicēt un empātiski klausīties, sniegt atgriezenisko saiti. Tam visam pa virsu stresa menedžments un savu emociju kontrole. Sarakstu varētu turpināt bezgalīgi.

Grāmata “5 izvēles: Ceļš uz neparastu produktivitāti”

Pirms pāris gadiem FranklinCovey eksperti sarakstīja grāmatu par produktivitāti 21. gadsimtā. Ja iepriekš produktivitāte primāri saistījās ar laika plānošanu, tad šobrīd, 2020. gadā, tai būtu jākoncentrējas uz uzmanības un enerģijas plānošanu. Šāds skatupunkts izmaina cilvēku, komandu un organizāciju spēju sasniegt rezultātus, jo ļauj pieņemt patiešām būtiskus lēmumus, kā ieguldīt savu laiku, uzmanību un enerģiju. FranklinCovey komanda saskaņā ar šo grāmatu izstrādājuši arī treniņu, kas palīdz savā dzīvē regulāri veikt 5 izvēles, kas paaugstina viņu produktivitāti, vienlaikus nepieļaujot izdegšanu. Tieši pretēji, jūtot augstāku iesaisti un sajūtu, ka patiesi nozīmīgais tiek sasniegts.

Grāmatā autori dalās ar 5 fundamentāliem padomiem, kā izvairīties no traucēkļiem un kā pievērst savu uzmanību visvarīgākajiem mērķiem mūsu dzīvē. “5 izvēles” ir laika plānošanas grāmata 21. gadsimta cilvēkam – tā paaugstina cilvēku, komandu un organizāciju produktivitāti un ņem vērā tehnoloģiju klātbūtni mūsu ikdienā. Tā dod rīkus, lai izlemtu, kā investēt savu laiku, uzmanību un enerģiju lietās, kuras ir patiešām svarīgas.

Kā uzlabot produktivitāti?

1. izvēle: Rīkojies ar svarīgo, nereaģē uz steidzamo

1. izvēle ir saistīta ar spēju izdarīt efektīvas izvēles. Mūsdienu pasaule mums piedāvā arvien vairāk dažādas iespējas sava laika un enerģijas izšķiešanai. Rīkojies ar svarīgo, nereaģē uz steidzamo nozīmē definēt un noteikt prioritātes, lai koncentrētos uz aktivitātēm, kas sniedz lielu pievienoto vērtību ilgtermiņā, nevis nebūtiskām nodarbēm. Šī izvēle plašāk paskaidro, kā neirobioloģija un smadzeņu uzbūve ietekmē mūsu ieradumus un uzvedības, un kā tās varam mainīt, lai izvēlēto labāk. Kā instruments te tiek piedāvāta “Laika matrica”. Tā konceptuāli atspoguļo domāšanas veidu un palīdz apzināti pieņemt lēmumus par to, kā tērējam laiku. Praktiski tā 4 kvadrantos sakārto svarīgās un steidzamās lietas. Šī matrica lieliski ilustrē, kā cilvēki pavada savu laiku un velta uzmanību un enerģiju uzdevumiem un darbiem.

2. izvēle: Tiecies pēc izcilā, nesamierinies ar parasto

Arī šī izvēle saistīta ar spēju izdarīt izvēles. Taču šajā gadījumā runa ir par lomām. Ik dienas mēs pildām vairākas lomas gan profesionālajā, gan personīgajā dzīvē. Esam vadītāji, kolēģi, vecāki, draugi, kāda interešu kolektīva dalībnieki, ģimenes locekļi, utt. Skaidri nodefinējot vēlamos rezultātus savās profesionālajās un personīgajās lomās, ir iespējams iegūt virzienu un motivāciju, lai sasniegtu savus visambiciozākos mērķus. Cilvēki, kuri sasniedz ambiciozus mērķus un izcilību, vakarā dodas gulēt ar gandarījuma un gūto panākumu sajūtu. Tādēļ lai spētu efektīvi izvērtēt savas ikdienas aktivitātes, ir būtiski definēt katras savas dzīves lomas mērķi. Šis paradums piedāvā instrumentus, kā to izdarīt.

3. izvēle: Plāno lielos akmeņus, nešķiro granti

Šī izvēle ir cieši saistīta ar uzmanību. Lielākā daļa no mums ir redzējusi Lielo akmeņu analoģiju, kas vislabāk raksturo, ko nozīmē “nešķirot granti”. Tā saka, ka, ja sāksi ar Lielāko akmeņu likšanu traukā, varēsi tiem apkārt sabērt mazos, taču, ja darīsi otrādi, lielajiem vietas nepietiks. Līdzīgi ir ar taviem dzīves uzdevumiem. Ja savu kalendāru aizplānosi ar mazajiem un nesvarīgajiem uzdevumiem, lielajiem neatliks vietas. Pastāvīga galveno uzdevumu plānošana notur fokusu un veicina, ka šie uzdevumi ir saskaņā ar vēlamajiem rezultātiem. 3. izvēle piedāvā procesu, kā plānot savu dienu un nedēļu, lai ilgtermiņā sasniegtu visaugstākos rezultātus personīgajā un profesionālajā jomā un neslīktu sīkos un nesvarīgos darbos.

4. izvēle: Pārvaldi tehnoloģijas, neļauj tām pārvaldīt sevi

Arī šī izvēle ir saistīta ar uzmanības noturēšanu uz svarīgāko. Tehnoloģijas uzdevums ir atbalstīt mūsu darbu, nevis traucēt to. Lai mēs ikdienā spētu fokusēties uz rezultātu sasniegšanu, ir ļoti svarīgi izveidot e-pastu, uzdevumu, kalendāra, piezīmju un kontaktu organizēšanas procesu. Šī izvēle piedāvā konkrētus rīkus, lai tu spētu tehnoloģijas izmantot savā labā.

5. izvēle: Uzturi savu aizrautību, neizdedz

Šī izvēle ir tiešā veidā attiecināma uz enerģijas menedžmentu. Tavu mentālo enerģiju uz priekšu dzen divas lietas: spēcīga misijas apziņa un tavs fiziskais ķermenis. Ja ar pirmo no šiem tu strādā iepriekšējās izvēlēs, tad 5.izvēle palīdz uzturēt labā kārtībā tieši tavu fizisko ķermeni. FranklinCovey ir pārliecināti, ka ir 5 enerģijas dzinēji, kas palīdz atjaunoties un uzturēt ilgtspējīgu fizisko enerģiju. Šie dzinēji ir: kustēšanās, ēšana, miegs, atpūta un attiecības. Lai ikdienā nodrošinātu sevi ar pietiekamu enerģijas daudzumu, ir nepieciešams pastāvīgi atjaunoties visās no šīm jomām. Šī izvēle sniedz rīkus, lai izveidotu plānu, kas palīdzēs uzturēt ķermeņa, garīgo, fizisko, emocionālo un intelektuālo enerģiju.

Plašāk par “5 izvēlēm” un to, kā uzlabot produktivitāti

Ja zini, ka produktivitāte ir joma, kurā vēlies sasniegt uzlabojumus, piedāvājam risinājumus.

Piesaki treniņu “5 izvēles izcilu rezultātu sasniegšanai” savā organizācijā. Izmēģini praktisku darbu pie 5 izvēlēm un ievies tās savā dzīvē! Treniņu vada sertificēts FranklinCovey treneris un dienas laikā ne tikai apgūsi mācību saturu, bet arī saņemsi lieliskus mācību materiālus, ar kuriem strādāt arī pēc treniņa beigām.
Lai sekmīgi ieviestu izvēles savā dzīvē, lasi grāmatu “5 izvēles”.

5 jautājumi, kurus uzdot sev, lai tevis organizētās sapulces būtu produktīvākas

Written by admin on 27.01.2020. Posted in Līderība.

Lai varētu atbildēt uz šiem jautājumiem, iespējams, dažas minūtes vajadzēs padomāt, taču tādā veidā Tu izvairīsies no sapulcēm, kuras patērē laiku, bet nedod nekādu rezultātu. Tevis organizētās sapulces kļūs produktīvākas.

1. Kāds ir sapulces mērķis?

Ja nespēj ātri un skaidri atbildēt uz šo jautājumu, padomā, kāpēc? Ir ļoti vienkārši sasaukt sapulci, lai “kaut ko izdarītu”, īpaši, ja neesi sev skaidri definējis uzdevumu vai vēlies pavirzīt projektu uz priekšu, bet neesi drošs, kā. Ja tu mēdz tā darīt, atvēli laiku, lai izdomātu un definētu iespējamos nākamos soļus projektā, pirms izsludini kārtējo sapulci. Ja nezini kā to izdarīt, pajautā vadītājam vai savam mentoram.

Iespējams, tikšanās mērķis ir pilnīgi skaidrs. Piemēram, tev vajag pieņemt lēmumu, vai noskaidrot nepieciešamo informāciju, lai pieņemtu tādu, izplānot projektu, vai vienkārši pārliecināties, ka visi ir “uz vienas lapas”. Varbūt Tu vēlies panākt komandas kopības sajūtu – celt komandas identitāti (nosvinot kādu labi paveiktu darbu), atrisināt kādu nesaprašanos vai apmainīties zināšanām.

Jebkurā gadījumā – mērķa identificēšana tev palīdzēs skaidri saprast, ko no sapulces vēlies panākt, un kā sapulci novadīt. Tu iegūsi acīmredzamu progresu.

2. Vai ir kāds cits veids, kā panākt efektīvu darba rezultātu nesasaucot sapulci?

Ja tavs mērķis ir noskaidrot idejas vai vari palūgt visiem tās sarakstīt Google dokumentā, tādējādi atrisinot jautājumu bez papildus tikšanās? Ja tev ir vajadzīga neliels daudzums informācijas vai tikai apstiprinājums, lai turpinātu darbu, vai sarakste un zvans to var atrisināt? Vai komanda var sniegt atbildes e-pasta formātā, ja, piemēram, tev ir vajadzīga atgriezeniskā saite? Pat ja šīs alternatīvas var prasīt vairāk laika tev, tās joprojām var būt efektīvas, ja lieki netraucē tavas komandas darbu.

Protams, paturi prātā, ka sapulces ļauj cilvēkiem runāt un papildināt idejas tā, kā e-pastu sarakstēs tas nav iespējams, tādēļ, ja tev vajadzīga stratēģiska iesaiste, organizē sapulci. Sanāksmēs var novērot arī kolēģu ķermeņa valodu, balss intonāciju, kā arī sniegt visiem dalībniekiem identisku informāciju, samazinot iespējamību, ka kāds ko pārprot vai vēlāk aprunā. Sapulces ir svarīgi izmantot arī tad, ja jāpaziņo kādas izmaiņas uzņēmumā.

3. Ko man aicināt uz sapulci?

Vispirms izvērtē katra dalībnieka klātbūtnes nepieciešamību konkrētajai sapulcei. Kuram ir jāierodas, lai darbu varētu izpildīt? Kuru tu gribētu aicināt, taču viņa klātbūtne nav kritiski svarīga, lai projekts izdotos? Tu droši vien nevēlies sapulcē pārāk daudz dalībnieku, bet noteikti ir kāds, kuru vēlies uzaicināt. Piemēram, kāds aktīvāks darbinieks, kolēģis no cita departamenta, kurš vienmēr ģenerē vērtīgas un labas idejas, var piešķirt sapulcei lielāku vērtību.

Atceries, ka katru reizi, kad organizē tikšanos, tu novērs tās dalībniekus no viņu tiešajiem darba pienākumiem, lai izklāstītu to, kas svarīgs tev. Pirms aicini kādu uz sapulci, izvērtē:

Ko viņš iegūs atnākot uz tavu sapulci?
Vai viņam šobrīd ir laiks? Vai arī tuvojas kādi izpildes termiņi, kurus nevar atlikt?
Vai mans sapulces plāns respektē viņa laiku un prioritātes?

Ja neesi pārliecināts par kāda vai kādu dalībnieku nepieciešamību atrasties sapulcē, laicīgi pajautā viņu domas un dod iespēju izvēlēties apmeklēt sapulci vai nē.

4. Vai pirms sapulces man ir jāsagatavo papildus materiāli?

Pēdējais, ko tu vēlies, ir cilvēku grupa, kas sēž ap galdu vai pie prezentācijas slaidiem un saprot, ka kaut kas trūkst, lai no sapulces iegūtu vēlamo. Ir vērts pajautāt – vai man ir visa nepieciešamā informācija, lai noturētu pēc iespējas produktīvāku sapulci? Piemēram, tu vēlies noskaidrot kolēģu viedokli par potenciālo pārdošanas plānu. Vai visiem sapulces dalībniekiem ir zināmi jaunākie tirgus trendi, lai sniegtu pamatotu viedokli? Ja nē, sagatavo informāciju, kuru laicīgi nosūti sapulces dalībniekiem, lai viņi varētu sagatavoties.

5. Kā es varu veicināt sapulces dalībnieku iesaisti jau pirms tikšanās?

Ja gatavojoties sapulcei saproti, ka vari tās dalībniekus informēt par gaidāmo jau laicīgi, tu visdrīzāk iegūsi lielāku iesaisti, noturēsi īsāku tikšanos vai arī abus kopā.

Lai nepavadītu pirmās 10 sapulces minūtes cenšoties sagatavot tās dalībniekus vai izklāstot sapulces plānu, nosūti to kādu laiku pirms tikšanās un atklāj galvenās tēmas, par ko plāno runāt. Piemēram:

“Sveiciens visiem! Otrdienas sapulcē mēs pārrunāsim plusus un mīnusus jaunajam pārdošanas plānam. Zemāk varat apskatīt jautājumus, par kuriem iesaku padomāt pirms sapulces. Atbildes pārrunāsim sapulces pirmajās 10 minūtēs. Ja kādam ir kādi papildus jautājumi, droši tos pievienojiet sarakstam!”

Tādējādi dalībnieki jau sapulces sākumā varēs dalīties ar pārdomātu viedokli, nevis uz vietas apstrādāt informāciju un sniegt nepārdomātu atbildi. Šādā paziņojumā noteikti iekļauj arī sapulces mērķi un plānu, kā arī pievieno nepieciešamo informāciju, ja tāda vajadzīga gatavošanās procesam.