Mērķi nav tikai skaitļi

Jauns gads ir iesācies un lielākajā daļā organizāciju mērķi jau ir izdiskutēti, aizstāvēti, apstiprināti, ielikti budžetos un skaisti ietērpti prezentācijās. Peļņa, apgrozījums, izaugsme… Ar to parasti arī pietiek. Darbs ir izdarīts. Viss arī izskatās sakārtots. Un tad sākas problēmas.

Mana aptuveni 20 gadu pieredze darbā ar organizācijām rāda vienu atkārtojošos modeli. Vadības komandas ļoti labi spēj salikt finansiālos rādītājus, bet šie skaitļi nedod komandai signālu, kā tie tiks sasniegti. Trūkst ļoti svarīga nianse – prioritātes.
Un, jā, šis vārds tiek lietots bieži, bet pārāk reti tas tiek izmantot veidā, lai skaidri pateiktu, kas tad ir tie svarīgākie jautājumi, uz kuriem mums koncentrēt savu uzmanību.

Kas īsti ir prioritātes?

Prioritātes nav iniciatīvu saraksts. Un prioritātes noteikti nav “šogad pievērsīsim uzmanību lietai x un lietai y”.

Prioritātes ir kvalitatīvas izmaiņas, bez kurām organizācija paliktu tajā pašā vietā, kur tā atrodas šobrīd, pat situācijā, kad skaitļi turpina augt.

Ja kvantitatīvos mērķus ir salīdzinoši viegli izmērīt, tad kvalitatīvie mērķis prasa domāšanu, nevis kārtējo Excel tabulu. Un tieši tāpēc no tiem cilvēki tik bieži izvairās. Kāds ir rezultāts, ja mēs koncentrējamies tikai uz skaitļiem? Pagājušajā gadā izpildījām plānu. Šogad uzliekam lielāku. Un risinām tās pašas problēmas atkal un atkal.

Tā ir plaisa starp izpratni un rīcību. Mēs jūtam, ka organizācijā kaut kas bremzē progresu, taču neapstājamies, lai skaidri parādītu ar pirkstu lūk, te ir tā bremzēšanās! Jāsaprot, ka kvalitatīvas prioritātes neprasa vairāk mērķu, bet gan pareizos jautājumus. Un ne jau jautājumus par to, ko vēl varētu darīt, bet gan jautājumus par to, ko vairs nevar atļauties nemainīt.

Jautājums, izvirzot mērķi

Labs jautājums vadības komandai, domājot par mērķiem, bet par kvalitatīviem mērķiem, ir “kas ir tā viena lieta, ja mēs to neizmainīsim, mēs paliksim uz vietas?”

Parasti atbildes ir ļoti līdzīgas:

• lēmumu pieņemšanas ātrums,
• sadarbība starp komandām,
• kvalitāte,
• kapacitāte,
• produktivitāte,
• automatizācija.

Tie nav HR jautājumi. Tie ir vadības jautājumi. Un te sākas sarežģītākā daļa. Atbilde uz šo jautājumu ir skaidra un loģiska. Vadības komandām parasti nav grūti nosaukt, kas organizācijā bremzē progresu. Izaicinājums sākas, kad šīs atbildes ir jāpārvērš konkrētās vadības izvēlēs un rīcībā. Tieši šeit visbiežāk tiek pieļautas kļūdas.

Biežāk pieļautās kļūdas

Kas ir tas, ko es novēroju visbiežāk? Vienas un tās pašas kļūdas, kuras tiek pieļautas dažādās organizācijās, dažādos līmeņos. Tiek izrauts viens sāpīgais jautājums ārpus konteksta. Palaiž ad-hoc iniciatīvu. Uztic “kaut ko izdarīt” personāla daļai.

Bet tas tā nestrādā. Kvalitatīvu mērķu sasniegšanai ir nepieciešams kopums. Kvalitatīvus mērķus nav iespējams sasniegt, ja tie ir sadalīti, tos iespējams sasniegt tikai kopējā sistēmā.

Otra kļūda ir prioritāšu skaits. Tiek izveidots garš saraksts ar lietām, kuras būtu jāuzlabo. Pēc laika sēžam un brīnāmies, kāpēc nekas īsti nemainās. Organizācija ikdienā var veltīt aptuveni 20% uzmanības prioritātēm. Ikdienas virpulis nekur nepazūd. Uzdevumi paliek. Un te arī ir viena no grūtākajām, bet svarīgākajām vadības izvēlēm:

Izvēlēties vienu līdz divas prioritātes tuvākajam periodam un apzināti pateikt “nē” pārejam.

Šīs kļūdas netiek pieļautas aiz slikta nodoma vai nezināšanas dēļ. Tās rodas tad, kad kvalitatīvi mērķi netiek pārvērsti vadāmās izvēlēs. Vadības komandām bieži vien ir skaidrs kas būtu jāmaina, bet nav skaidrs, kā to saglabāt ikdienas realitātē.

Kā kvalitatīvas prioritātes padarīt “vadāmas”?

1. Nosauc spriedzes punktus, nevis aktivitātes.

Ir skaidri jādefinē, nevis tas, ko mēs darīsim, bet sākumā jāsāk ar atbildi uz jautājumu “kur mēs šobrīd bremzējam ar rezultātu?”

Kas ir tas, kas traucē sasniegt mērķi:

• kur kavējas lēmumi,
• kur pazūd atbildība,
• kur krīt kvalitāte,
• kādos gadījumos rezultāts ir atkarīgs no atsevišķiem cilvēkiem, nevis sistēmas?

Prioritātes pašas par sevi nav aktivitātes. Prioritāte ir problēma ar skaidrām sekām. Ja prioritāti nevar definēt vienā teikumā bez buzzwords, ja tā sākas ar vārdiem “uzlabosim”, “stiprināsim” vai “attīstīsim” bez skaidra konteksta, tā nav prioritāte, tā ir neskaidra vēlme.

2. Pārvērt prioritātes ikdienas uzvedībā.

Īstais jautājums, kā skatīties uz lietām, ir, nevis caur “ko mēs uzlabosim?”, bet gan “ko cilvēki darīs citādi?”.

Kvalitatīvas prioritātes kļūst reālas tikai tad, ja tās ir redzamas ikdienā:

• kā tiek vadītas sapulces,
• kā tiek pieņemti lēmumi,
• kam tiek teikts “jā” un kam “nē”,
• kā izskatās darbinieku kalendāri, atskaites un vadības sarunas.

Ja prioritātes nevar saskatīt kā konkrētas rīcības, tad tās paliek tikai kā vadības komandas skaista vēlme, ne reāli sasniedzams mērķis. Kā saprast, ka tas izdodas? Padomā – ja kāds no malas paskatītos uz jūsu ikdienu, vai šim cilvēkam būtu skaidrs, kas jums šobrīd ir patiesi svarīgs, kas ir jūsu prioritāte?

3. Iekļauj šīs prioritātes vadības ritmā.

Ne projektā vai programmā. Ne iniciatīvā ar sākumu un beigām. Ne kā atslēgvārdu. Kvalitatīvas prioritātes dzīvo vadības ritmā. Regulārajās vadības iknedēļas sapulcēs. Lēmumu izvērtēšanā. Fokusa noturēšanā.

Ja tās nav daļa no vadības dienaskārtības, tās pirmajā krīzē pazudīs. Vadības jautājums nav “vai mums šī ir prioritāte?”, bet gan “kur tieši mūsu vadības ritmā mēs par to runājam, pieņemam atbilstošus lēmumus un turam fokusu?”

Praktiski par mērķiem

Un te talkā nāk klasisks, bet bieži piemirsts princips no FranklinCovey Efektīvu cilvēku 7 paradumiem. Otrais paradums “Sāc ar rezultāta vīziju”.

Tas palīdz organizācijām izkļūt no skaitļu un iniciatīvu slazda, jo liek vadībai vispirms vienoties nevis par aktivitātēm, ko mēs darīsim, bet par to, kādiem mums jākļūst, lai skaitļi vispār būtu sasniedzami.

Skaidra rezultāta vīzija rada kopīgu valodu prioritātēm, izgaismo patiesos spriedzes punktus, palīdz pateikt “nē” liekajam un pārvērš abstraktus kvalitatīvos mērķus konkrētās rīcībās, lēmumos un vadības ritmā. Kad vadība sāk ar rezultāta vīziju, prioritātes vairs nav atrautas iniciatīvas vai skaisti formulējumu, tās kļūst par apzinātu ceļu, kas savieno kvalitāti ar kvantitāti un padara mērķu sasniegšanu paredzamu.

Bet, ja gribas no šī raksta paņemt kaut ko vēl praktiskāku, tad, lai tā būtu regresa plānošana. Maini ierasto pieeju, sākt ar aktivitātēm un cerēt uz rezultātiem. Sāc no otra gala. Šāda pieeja palīdz kvalitatīvos mērķus pārvērst skaidrās prioritātēs.

Lai to izdarītu, uzdod sev un vadības komandai šos jautājumus:

• Ja šī gada beigās rezultāts tiešām ir sasniegts, kāda organizācija mēs esam tad?
• Kā mēs pieņemam lēmumus?
• Kā sadarbojamies?
• Kas ir kļuvis vienkāršāks, ātrāks, skaidrāks?
• No kādām praksēm, ieradumiem vai aktivitātēm mēs apzināti esam atteikušies?

Kad atbildes uz jautājumiem ir skaidras, prioritātes vairs nav jāizdomā, tās kļūst viegli saskatāmas.

Atceries: skaitļi pasaka cik, prioritātes pasaka kā, un vadība ir atbildīga par abiem.

Raksta autors: Mārtiņš Martinsons, FranklinCovey Latvia treneris, koučs un konsultants

Lai regulāri lasītu rakstus prasmju attīstībai un efektivitātes uzlabošanai,
piesakies jaunumu saņemšanai un iesaki šo blogu saviem kolēģiem un draugiem.