Vairums cilvēku vēlas, lai viņiem būtu vairāk laika, bet, kā viņi to izmantotu? Ja tava atbilde ir līdzīga: vairāk projektu, vairāk pieprasījumu izpildīšanas, vairāk laika e-pastam, tad tas būtu tāpat, kā ieviest vēl vienu garāžu, lai risinātu to, ka viena ir piekrāmēta, un ir slinkums to sakārtot, lai atbrīvotu vietu.
Tā vietā tev ir nepieciešama sistēma, kas ļauj organizēt un izmantot savu laiku efektīvāk. Tas tev ļaus uzturēt progresu attiecībā uz saviem ilgtermiņa mērķiem, tajā pašā laikā tiekot galā ar ugunsgrēkiem, kas rodas ik dienu. Jā, tas ir iespējams, to var izdarīt pat ļoti aizņemti vadītāji.
Tev vadītāja lomā ir simtiem veidu, kā ik nedēļu izmantot savu laiku. Tas, kā tu pieņem šo lēmumu, ir vissvarīgāk. Jo vairāk grūtību tev ir nošķirt uzdevumus vienu no otra, jo lielāka iespējamība, ka iekritīsi lamatās “censties paveikt visu un nespēt lielāko daļu no tā izdarīt labi” vai “reaģēt uz jebko un visu, kas nāk pretī” tā vietā, lai proaktīvi noteiktu savu dienaskārtību.
Piedāvājam tev vairākus jautājumus, kurus ir vērts apdomāt, kad centies noteikt uzdevumu svarīgumu (ietekmi uz rezultātiem) un steidzamību (kad tam patiesi jābūt paveiktam).
Pārskatot šos jautājumus, tu vari izlemt, ka ir vērts atlikt visu, kas šķiet degošs, lai pastāstītu komandai būtiskus jaunumus, jo tie būtiski ietekmē viņu darbu pie svarīga mērķa vai palīdzēs tiešajam padotajam izķepuroties no sarežģījumiem un paātrināt darba progresu. Vai tu vari izlemt, ka palīdzēsi citam vadītājam, jo pēc mēneša jūsu komandai būs nepieciešama viņa komandas palīdzība, lai pabeigtu nozīmīgu projektu.
No otras puses, iespējams, ka sapratīsi, ka šī nedēļa ir pārpildīta ar ašajām uzvarām, kas ilgtermiņā neko daudz nedod. Vai ka dod priekšroku kādam individuālajam projektam nevis vadītāja pienākumiem, jo tas ļauj demonstrēt tās prasmes, kuras tev padodas.
FranklinCovey’s Laika Matrica (attēlā) var palīdzēt tev vizualizēt, kā pašlaik pavadi savu laiku, un izmainīt redzējumu par to, kā tev vajadzētu izmanīt savu ikdienu, lai paveiktu vairāk svarīgā darba.
Kā esošais darba daudzums izkārtojas šajos kvadrantos uz “svarīgi” un “steidzami” asīm? Kad Tu aizpildi kvadrantus ar darbiem un uzdevumiem, apsver:
Ir uzdevumi un darbi, kas skaidri neiegulst kvadrantos, un reizēm ir grūti saprast, kur tie pieder (piemēram, tev var likties, ka sapulce ir svarīga, bet tās vidū tu saproti, ka tev tur nevajadzēja būt). Tas nekas. Kļūdīties ir cilvēcīgi. Laika matrica tev tik un tā kopumā palīdz pieņemt labākus lēmumus par to, kā efektīvāk pavadīt savu laiku.
Būt produktīvam vadītājam nenozīmē pašam padarīt visus darbus. Milzīga daļa darba ir palīdzēt komandai mācīties, augt un sasniegt viņu potenciālu. Tās ir lietas, kas palīdzēs viņiem darbu veikt kvalitatīvi, apgūt jaunas prasmes, uzturēt viņu entuziasmu nākt uz darbu un neatstāt viņus iestrēgušus un pārgurušus nebeidzamu darbu dzirnavās.
Protams, vienmēr ir arī melnie vai nepatīkamie darbi, kuri ir jāizdara. Ja izlem tos deleģēt, pārliecinies, ka tavs vienīgais mērķis nav tikt no tiem vaļā, lai paspētu visu termiņos. Ņem vērā cilvēku intereses un personīgās izaugsmes mērķus.
Protams, tev vajadzēs zināt, kādi ir tavu darbinieku mērķi. Pajautā viņiem par tiem individuālajās tikšanās reizēs, un, ja viņiem tādu vēl nav, palīdzi viņiem tādus uzstādīt.
Pārāk bieži vadītāji savu labsajūtu un attīstību savā darbu sarakstā atstāj kā pēdējo. Ir daudz iemeslu, kāpēc tā notiek. Daudz vadītāju uzskata, ka ir cēli citu cilvēku un savas komandas vajadzības likt priekšā savām. Vai varbūt daži nevēlas izskatīties kā slaisti, tāpēc viņi darbam ziedo savu brīvo laiku, ko varētu pavadīt ejot pusdienās ar draugiem, uz sporta zāli vai apgūstot jaunas prasmes.
Ja tu regulāri savam darbam atdod enerģiju, to nekad neatjaunojot, tu attapsies izdedzis un neefektīvs. Tā vietā nākamajā individuālās tikšanās reizē aprunājies ar savu vadītāju par savu mācību mērķi un pārdomā to, kā tu vari strādāt pie saviem galvenajiem enerģijas avotiem: miega, atpūtas, ēšanas, kustēšanās un attiecībām.
Var skanēt intuitīvi pretēji: pavadīt vairāk laika plānošanai, ja tu jau tā esi tik aizņemts, ka nevari paveikt vissvarīgākos darbus. Pētījumi saka, ka, ja svarīgās lietas tiek plānotas, pastāv lielāka iespēja, ka tās tiešām tiks sasniegtas. Izmēģini šo procesu.
Tiklīdz laiks svarīgākajām lietām ir ieplānots, tu vari pārējo laiku kalendārā piepildīt ar sapulcēm, lūgumiem, e-pastu atbildēšanu un citiem darbiem. Uzdevumiem, kas ir svarīgi un steidzami, bet neiekļūst tavā TOP 5 svarīgāko uzdevumu sarakstā, tu vari apsvērt pielietot “būs gana labi arī šādi” pieeju, neveltot tiem visus 100% laika, bet izdarot tos pietiekami labi, lai veltītu pārējo laiku svarīgākajām prioritātēm.
Kad dalies ar savām prioritātēm, var notikt vairākas labas lietas: jums ar kolēģiem var būt saskaņotāki mērķi, veidojas vairāk atbildības par savu svarīgāko darbu (ja pateici skaļi, tu centies vairāk, lai to patiesi paveiktu), un citi var aizņemties no tevis līdzīgu fokusu savā darbā.
Ja pēc dabas esi izpalīdzīgs cilvēks (daudz vadītāju tādi ir), tu vari apjaust, ka ir grūti pretoties kolēģu lūgumam palīdzēt. Galu galā, ja teiksi jā, otrs cilvēks būs apmierināts. Tu būsi izrādījis labo gribu. Tu jutīsies nozīmīgi un iesaistīti. Bet, ja sāksi pārāk bieži teikt jā, tu zaudēsi kontroli pār savu laiku un efektivitāti.
Ir daudz veidu, kā pateikt nē, nekļūstot par nekauņu.
Ikreiz, kad mainās tava organizācija vai tava komanda pabeidz nozīmīgu projektu, tavas prioritātes (kas ir svarīgi un kas steidzami), gandrīz vienmēr arī mainās. Izmanto augstāk aprakstītos soļus, lai atkārtoti nokalibrētu, kas ir svarīgi pašlaik, un kas turpmāk vairs nav svarīgi.
Ceram, ka šie 8 punkti ir noderīgi un pārdomas raisoši un palīdzēs pārvaldīt savu laiku efektīvāk.
Lai regulāri lasītu rakstus savu prasmju un efektivitātes uzlabošanai, piesakies jaunumu saņemšanai zemāk un iesaki šo blogu saviem kolēģiem.
Tulkoja Undija Ancēna © 2019 Jhana Education, Inc. Visas tiesības aizsargātas.