Produktivitāte | Kā paspēt izdarīt visu?

Nereti treniņos un sarunās ar vadītājiem, darbiniekiem, draugiem pavīd šis jautājums, kā izdarīt visu. Atbilde parasti slēpjas proritātēs: svarīgais ir svarīgāks par steidzamo. Taču to ir vieglāk pateikt nekā izdarīt: jo īpaši brīžos, kad vienlaikus ieplānota svarīga saruna ar kolēģi par izaugsmi un spiež termiņš budžeta atskaitei. Ja viss šķiet svarīgs un steidzams vienlaikus, velti pāris minūšu, lai analizētu savas iespējas.

Kā rīkoties?

1. Jautājumi, kas palīdzēs noteikt, cik uzdevums ir “svarīgs”.

Uzdod sev šos divus jautājumus, lai saprastu, kā šis uzdevums ietekmē rezultātus, kurus vēlies sasniegt. Piemēram:

• Cik lielā mērā šī uzdevuma veikšana palīdzēs man, manai komandai vai organizācijai sasniegt svarīgāko šī brīža mērķi (-us)?
• Ja es tagad darīšu šo uzdevumu, ko man tas dos nedēļas, mēneša, gada griezumā?

2. Jautājumi, kas palīdzēs noteikt, cik uzdevums ir “steidzams”.

Šādi jautājumi palīdzēs noteikt, vai uzdevums tiešām jāpaveic tagad, un vai tas tiešām jādara Tev. Piemēram:

• Cik ilgu laiku šis uzdevums varētu gaidīt, līdz tam pievēršos – nedēļu, mēnesi, gadu, veselu mūžību?
• Ja šis uzdevums netiks paveikt tagad un tūlīt, kas un kurš no tā cietīs un cik lielā mērā?
• Vai es esmu piemērotākais vai vienīgais cilvēks, kas varētu to izdarīt?

3. Atbildi uz šiem jautājumiem, lai noteiktu uzdevumu relatīvo svarīgumu un steidzamību.

Izmantosim piemēru, kur koučinga rakstura saruna ar kolēģi konfliktē ar budžeta atskaiti, kas nepieciešama Tavam vadītājam:

• Svarīgums: Cik lielā mērā šī uzdevuma veikšana palīdzēs man, manai komandai vai organizācijai sasniegt svarīgāko šī brīža mērķi (-us)? Ja es tagad darīšu šo uzdevumu, ko man tas dos nedēļas, mēneša, gada griezumā?
  • Leldes koučings palīdzēs viņai šajā dizaina darba posmā sagatavot augstas kvalitātes skici un iemācīties, kā pielietot viņai sniegto atgriezenisko saiti turpmākajos projektos.
  • Budžeta atskaite palīdzēs manam vadītājam redzēt, kā mūsu departamenta tēriņi saskan ar fiskālā gada budžetu.

• Steidzamība: Cik ilgu laiku šis uzdevums varētu gaidīt, līdz tam pievēršos – nedēļu, mēnesi, gadu, veselu mūžību? Ja šis uzdevums netiks paveikt tagad un tūlīt, kas un kurš no tā cietīs un cik lielā mērā? Vai es esmu piemērotākais vai vienīgais cilvēks, kas varētu to izdarīt?
  • Leldei ir uzdevums iesniegt gala dizainu nākamnedēļ, un viņa teica, ka viņai vajadzīgas pāris dienas, lai pārdomātu izmaiņas. Koučinga sesija var mazināt spiedienu un sniegt laika buferi, ja nu gadījumā parādās kas tāds, kam būs vajadzīgs viņas laiks un uzmanība.
  • Mans vadītājs prezentēs šos rādītājus savam vadītājam mēneša beigās. Ja es to paveikšu nedēļas laikā, tas vēl joprojām dos viņai nedēļu sagatavoties šai sapulcei – es varētu pārliecināties, ka tas ir gana daudz laika manam vadītājam.

4. Atkārtoti saliec prioritātes saviem uzdevumiem.

Pēc tā, ko iemācījies no savām atbildēm, ar ko Tu sāktu? Kuram uzdevumam ir vislielākā atdeve ilgtermiņā? Izmanto šo informāciju un pieeju, lai pārkārtotu savu esošo darbu sarakstu, kā arī saprastu prioritāti uzdevumiem, kas tajā tikai ienāks.

Lai regulāri lasītu rakstus savu prasmju un efektivitātes uzlabošanai, piesakies jaunumu saņemšanai zemāk! 

Jhana, 2019, Undija Ancēna