Kā vadīt produktīvas attālinātās sapulces

Kuro dienu jūs strādājat no mājām? Cik attālinātās sapulces esat novadījuši? Kad komandai nepieciešams sazināties katram no savas vietas, būs nepieciešams nedaudz mainīt pieeju. Tas palīdzēs noturēt cilvēku uzmanību, visu paveikt, un neviens nejustos atstāts ārpusē. Piedāvājam kontrolsarakstu, kā vadīt attālinātās sapulces, 3 jomās, lai tās izdotos pozitīvas un rezultatīvas.

Vadīšana

• Izmanto savu balsi, lai virzītu sarunu uz priekšu. Kad sapulces notiek klātienē, diskusija veidojas dabiski. Tu uz kādu paskaties, un cilvēks saprot, ka nepieciešams ko teikt. Attālinātās sapulcēs neviens nezina, uz ko vai kuru tu skaties, tāpēc vajadzēs runāt biežāk un uzstājīgāk, lai iesaistītu tos, kas vēlētos no sarunas izvairīties (piemēram, “Zane, kādas ir Tavas domas?”), apstādinātu tos, kas dominē (piemēram, “Paldies, Aleksandr. Kuram vēl ir kas sakāms par šo tēmu?”), vai būt par luksoforu, lai sakārtotu vairākus runātgribētājus secībā (piemēram, “Beāte, tu vispirms un pēc tam Pēteris.”).
• Lūdz atgriezenisko saiti, lai pārliecinātos, ka diskusija atbilst dalībnieku vajadzībām. Daži noderīgi jautājumi “Vai šī ir noderīga diskusija? Vai mums vajadzētu pavadīt vēl nedaudz laika pie šīs tēmas vai virzīties tālāk?” vai “Šķiet, ka šo esam atrisinājuši un varam virzīties tālāk. Vai tas visiem ir ok?” var būt izšķiroši. Tie var noteikt, vai darbi tiks izdarīti, vai komanda būs nogarlaikojusies un mentāli atslēgusies.
• Dod pāris sekundes laika un klusuma, lai citi sāktu runāt. Attālinātā komunikācija var būt lēnāka un ar nelielu aizturi kā klātienē, tāpēc dod sarunai laiku. Var būt, ka cilvēki gaida, ka kāds cits sāks runāt vai nospiež Unmute pogu, lai sāktu runāt.
• Virzi sarunu, apliecinot neverbālās izpausmes, ko ievēro. Tas palīdzēs visiem saprast cilvēku noskaņojumus un reakcijas (piemēram, “Es redzu, ka Vilhelms māj ar galvu.” vai “Sabīne, tu izskaties aizdomājusies – vai tev ir kādas bažas par šo?”). Ja vairāki no jums ir vienā telpā, un kaut kas atgadās, paskaidro to tie, kas pieslēgušies attālināti, (piemēram, “Visi smejas, jo es nevaru atvērt dzēriena bundžu.”).

Tehniskā puse

• Sāc ar skaņas pārbaudi. Palūdz visiem pateikt “Čau!”, lai notestētu mikrofonus un skaļumu. Tā tu izvairīsies no: “Mēs Tevi nedzirdam,” tālāk sarunā. Piezīme, ja vairāki no jums atrodas ap vienu mikrofonu, pārliecinies, ka visi no jums sēž gana tuvu, lai viņus var dzirdēt. Teju garantēti, ka kādam vajadzēs piebīdīties tuvāk.
• Kad iespējams, lūdz dalībniekiem ieslēgt kameru. Tā jūs noteikti labāk uztversiet neverbālo komunikāciju. Tas piešķir sarunai cilvēcību, īpaši tiem, kas pavada laiku mājās izolēti no pārējiem. Kamēr visi ieslēdz kameras, iesildiet sarunu, lai parunātu par to, kā jums sokas vai kas redzams kamerās, grāmatu plaukti, mājdzīvnieki vai citi sīkumi. Ja vairāki cilvēki sēž pie viena ekrāna / mikrofona, lūdz, lai, ja iespējams, viņi visi sasēžas tā, ka sejas ir redzamas, vai lai ieslēdz zvanu katrs savā ekrānā, atstājot ieslēgtu mikrofonu tikai vienā ierīcē.
• Palūdz tos, kam ir vājš interneta savienojums, piezvanīt gan no telefona, gan datora, vienā atstājot ieslēgtu skaņu, otrā video. Nodalīšana palīdzēs dzirdēt viedokli par tad, ja video seja būs sastingusi. Piezīme: tas, protams, iespējams vien tad, ja telefons un dators nedala vienu un to pašu interneta avotu, piemēram, Hotspot.
• Lai mazinātu fona troksni, lūdz dalībniekiem izslēgt mikrofonu, ja vien viņi nerunā. Tas noteikti palīdzēs īpaši lielās sapulcēs, kad daži atrodas skaļākā vidē (vārās tējkanna, raud bērns, rej suns, kaimiņi sienā urbj caurumus). Mazākām sapulcēm vēlams atstāt mikforonus ieslēgtus, lai noķertu “aha” un “mhm”, un citas verbālās izpausmes, kas pauž dalībnieka sajūtas un domas.
• Kad vien iespējams, dalies ar savu ekrānu un izmanto vizuālu materiālu, lai iesaistītu cilvēkus. Gatavojies un atver tos jau laicīgi, lai visiem 30 sekundes nav jāgaida, kā tu meklē mapēs failu, mājaslapu un tad vēl ielādē to. Palielini vizuālo materiālu pa visu ekrānu, īpaši tad, ja redzi, ka dalībnieki pieliecas tuvāk un sasprindzina acis, lai to saskatītu. Izvairies no tāfeļu lietošanas sev aiz muguras. Ekrānā tās ir grūti redzēt pat tad, ja ekrāns tiek pielikts tuvāk klāt, lai būtu labāka redzamība. Lai fiksētu idejas, labāk izmantojiet kopīgotu dokumentu vai kādu no tāfeles instrumentiem, ko piedāvā jūsu videokonferences programma vai aplikācija.
• Iedrošini dalībniekus izmantot čata funkciju. Tā kā vienlaikus var runāt tikai 1 cilvēks, izmantojiet čata funkciju, lai fiksētu nelielas detaļas, nepārtraucot runātāju (piemēram, “Man vajadzētu doties prom 5 minūtes ātrāk, jo man sāksies nākamais zvans.”) Ieteikums: Neļauj, ka čats aizstāj sarunāšanos. Ja piefiksē, ka tas notiek, lūdz personai par to pastāstīt (piemēram, “Šarlote, tu tikko čatā uzrakstīji svarīgu ideju, vai vari par to, lūdzu, pastāstīt plašāk?”).

Plānošana

• Sastādi precīzu darba kārtību. Attālinātās sapulces un darba kārtība iet roku rokā. Šeit tās ir īpaši svarīgas attiecības. Kad saruna aizklīst, arī dalībnieku uzmanība aizklīst. Jums neizbēgami ir jāsacenšas ar viņu e-pastiem, ziņām un sociālo tīklu lapām. Ja nevari sastādīt darba kārtību, pārliecinies, vai jums vispār ir nepieciešams satikties. Ja varat atcelt sapulci, tu ietaupīsi visu laiku (un iegūsi draugus).
• Ielūdz tikai tos, kam tur patiesi vajag būt. Kaad šaubies par kāda klātbūtni, pirms tam pajautā viņiem vai viņi vēlas piedalīties, vai padari dalību neobligātu. Ja tev ir darba kārtība, kas ir svarīga tikai dažiem dalībniekiem, sāc ar tiem darba kārtības punktiem, kas attiecas uz visiem. Tad, kad tie būs izrunāti, tie, kas nav ieinteresēti, varēs sapulci pamest.
• Plašām diskusijām saplāno struktūru. Ir iespējams sarīkot radošu un sadarbības pilnu attālinātu sapulci. Tev nepieciešama skaidrība par to, kā cilvēkiem vajadzēs piedalīties tajā un dot viņiem laiku sagatavoties. Piemēram, pārdomāt tematu vai izdomāt 3 idejas pirms tam, paskaidrojot, ka ar tām vajadzēs dalīties un tās pārrunāt. Izplāno, kā jūs dalīsieties ar idejām, vai tas būs kopīgs Google vai OneDrive dokuments vai kāds vizuālās sadarbības instruments, piemēram, Miro.
• Piešķir sapulces dalībniekiem lomas. Cilvēki turpinās būt iesaistīti, ja viņiem būs konkrēta atbildība. Vai nu uzraudzīt laiku, veikt piezīmes, vadīt kādu darba kārtības punktu vai kalpot par cilvēku, kas uz sapulci ieņem skeptiķa lomu, pat ja tas nesakrīt ar viņa vai viņas viedokli. Tas ir noderīgi, lai komanda neiekristu grupas domāšanas lamatās. Šis cilvēks palīdz to tā izvairīties, visu laiku uzdodot jautājumus un piedāvājot pretēju viedokli. Protams, ka nolūks nav sabotēt sarunu, bet piedāvāt pretējo viedokli apsvēršanai, lai atrastu labāko risinājumu.

Tulkoja un rediģēja Undija Ancēna, 2020, Jhana