5 jautājumi, uz kuriem atbildēt pirms projekta uzsākšanas

Velti laiku, lai atbildētu uz šiem jautājumiem pirms projekta uzsākšanas, lai palielinātu savas izredzes projektu noslēgt sekmīgi un plānotā budžeta ietvaros.

 

1. Kas ir projekta galvenais mērķis un vai tas, ko plānojam darīt, palīdzēs šo mērķi sasniegt?

 

Šis jautājums palīdzēs izvairīties no tāda projekta īstenošanas, kas tikai daļēji palīdz sasniegt projekta mērķi vai palīdz sasniegt pavisam citu mērķi; nesaskaņām starp projektā iesaistītajiem cilvēkiem, jo nav skaidrības par to, ko jūs ar šo projektu cenšaties panākt.

Var gadīties, ka uzsāc projektu ar joni — un bez lielām pārdomām — jo ir spiediens to īstenot ātri, komanda nevar sagaidīt, kad varēs ķerties pie darba, tu jau visu zini, jo iepriekš īstenoji līdzīgu projektu vai tava vadība vienkārši liek tev to darīt. Tomēr pirms projekta uzsākšanas ir vērts veltīt laiku plānošanai un domāšanai.

Tāpēc piebremzē. Ja tavs vadītājs vēlas, lai uzņēmums industrijas konferencē tiktu pārstāvēts, un tev jānodrošina 1000 bukletu izdruka, pirms ķerties pie darba, pajautā:

• “Ko mēs šajā konferencē vēlamies sasniegt?”
• “Kā mēs zināsim, ka esam sasnieguši šo rezultātu?”
• “Kā šis projekts palīdzēs mums sasniegt mūsu mārketinga mērķus?”
• “Kādu problēmu mēs cenšamies atrisināt ar šī projekta palīdzību?”

Šie jautājumi palīdzēs iegūt svarīgu informāciju, kas var palīdzēt izgatavot labāku bukletu saturu, vai uzzināt, ka vadītāja patiesais mērķis ir palielināt zīmola atpazīstamību, un izlemt, ka izteiksmīgs stends, nevis bukletu kalns, ir daudz labāks veids, kā to izdarīt.

 

2. Kas ir iesaistītās puses un kuri cilvēki būtu jāinformē par progresu?

 

Šis jautājums palīdzēs izvairīties no pēdējā brīža pārsteigumiem un sarežģījumiem ar citām komandām: nepieciešamības neplānoti ar kādu saskaņot projekta rezultātu un / vai saņemt viņu apstiprinājumu; izvairīties no aizkavēšanās, jo cilvēki ir aizņemti un nevar paveikt svarīgus uzdevumus.

Lai gan projekti ar pārāk daudz iesaistītajām pusēm var iestrēgt, jo cilvēki nevar savā starpā vienoties, parasti problēma ir tajā, ka projektu vadītāji nespēj identificēt un sekmīgi iesaistīt visus cilvēkus, kuri ietekmē projektu un kurus ietekmē šis projekts. Tev var palīdzēt saraksts, kurā pirms projekta uzsākšanas piefiksē katras iesaistītās puses lomu.

Piemēram:

• Darītāji: pieraksti ne tikai projekta vadītāju, bet visus iesaistītos cilvēkus, kas būs atbildīgi par projektu un katru mazāko uzdevumu, kas būs nepieciešams, lai sekmīgi īstenotu projektu.
• Ietekmētie: apsver ne tikai tos cilvēkus, kuri iegūs no šī projekta, bet arī tos, kuriem šis projekts būs izaicinājums vai traucēklis.
• Apstiprinātāji: tavs tiešais vadītājs, citi vadītāji, atbildīgie par finansēm, juridiskajiem jautājumiem vai jebkurš cits cilvēks, kas varētu iebilst vai ar savu lēmumu mainīt projekta kursu.

Rakstiski vai sapulču laikā pajautā katrai no iesaistītajām pusēm:

• “Ko Tu vēlies sasniegt šī projekta ietvaros?”
• “Cik daudz Tu vēlies iesaistīties šajā projektā?”

Tu būsi pārsteigts, cik atsaucīgi un atbalstoši var būt kolēģi, ja salāgosi savus plānus ar viņu vajadzībām. Viņi var dot lielāku vaļu Tev pieņemt lēmumus vai vienkārši būt atbalsts projekta laikā.

 

3. Kādi ir laika, apjoma un resursu ierobežojumi?

 

Šis jautājums palīdzēs izvairīties no ambiciozu un, iespējams, pat neiespējamu projektu īstenošanas, kā arī neļaut projektam novirzīties no noteiktā mērķa.

Noteikt, kas projektā netiks darīts, ir tikpat svarīgi, kā noteikt, kas projektā tiks darīts, jo ikvienu projektu ierobežo tādi faktori kā laiks, nauda un cilvēkresursi.

Pieraksti:

• Termiņš: Vai projekta termiņš ir stingri noteikts, vai tas var nedaudz variēt?  
• Apjoms: Cik daudz dažādu uzdevumu un pasākumu ir šajā projektā? Cik sarežģīti tie ir? Cik rūpīgi un smalki ir jānostrādā katrs no tiem?
• Resursi: Cik daudz cilvēku varēs ieguldīt laiku šajā projektā? Cik daudz laika viņiem būs? Kāds ir pieejamais budžets?

Šie jautājumi palīdzēs apjaust, ko šajā projektā reāli varēs sasniegt, jo parasti katrs no mainīgajiem ietekmē citus (piemēram, jo plašāks apjoms, jo vairāk resursu un laika vajadzīgs). Ierobežojumi rada nepieciešamību noteikt prioritāros mainīgos: termiņi, apjoms, vai resursi. Piemēram, ja jaunais produkts ir jāizstrādā īsā un noteiktā termiņā, vai ir iespēja palielināt cilvēkresursus, piesaistīt ārējos piegādātājus vai varbūt samazināt produkta funkciju skaitu? Ja produktam nepieciešamas visas funkcijas, vai ir iespējams pagarināt termiņu?

 

4. Kāds ir reālistisks projekta laika grafiks?

 

Šis jautājums palīdzēs izvairīties no neprecīzām aplēsēm – cik daudz laika kas prasīs; haosa, ko izraisa tas, ka cilvēki nezina, kas viņiem ir jāpaveic un cik ilgā laikā; kļūdām, jo kaut kas nenoritēja kā plānots, un nav plāna, kā to izlabot.

Ir ļoti viegli uzstādīt nereālistisku laika grafiku vairāku iemeslu dēļ:

• pieņēmumi par to, kā tiks pieņemti lēmumi,
• pārspīlēts optimisms vai
• nepienācīgi novērtēts, cik daudz darba būs jāpaveic.

Nepieļauj, ka slikta plānošana ir viens no tiem.

Kad plāno sava projekta laika grafiku, pārliecinies, ka iekļauj tajā:

• Ko nepieciešams izdarīt un kurš par to ir atbildīgs: Uzskaiti visus uzdevumus, kurus tu vai komanda varat iedomāties, un paturiet prātā, ka laika gaitā var parādīties jauni, papildus uzdevumi.
• Uzdevumu secība: Identificē tos uzdevumus, no kuriem ir atkarīga citu uzdevumu paveikšana, t.i., kuri uzdevumi ir jāuzsāk vai jānoslēdz, pirms var uzsākt darīt pārējos uzdevumus. Padomā, nav iespējams uzbūvēt jumtu mājai pirms tai nav sienu. Noteikt šādus uzdevumus nozīmē noteikt “kritisko ceļu”, un ir prioritāte tos paveikt laikā, lai pārējie uzdevumi neiekavētos, kā arī atbildīgajiem cilvēkiem nenāktos lieki gaidīt.
• Uzdevumu ilgums: Uzdevumu ilgums nozīmē noteikt laiku, kas būs nepieciešams, lai paveiktu katru no uzdevumiem, nevis, cik ātri var paveikt uzdevumu — to ir svarīgi izšķirt. Piemēram, lai arī atskaites sagatavošana var prasīt tikai 20 minūtes, tev vispirms vajadzēs palūgt kādam apkopot datus, sagaidīt, kad tie nonāks pie tevis, veltīt savu laiku laiku vēl pāris svarīgām sapulcēm, pusdienām un beigās atskaites sagatavošanai būs nepieciešamas 2 dienas, nevis 20 minūtes. Plānojot uzdevumu ilgumu, ņem to vērā.
• Uzdevumu sākuma un beigu datumi: Plāno šos datumus, balstoties uz darāmo darbu secību un noteikto uzdevumu ilgumu, lai cilvēkiem ir gana daudz laika darbu paveikt, bet nebūtu pārāk daudz laika vilcināties.
• Projekta pieturas punkti: Paturi prātā, ka neviens projekts neizvēršas tieši tā, kā plānots. Identificē dažus pieturas punktus — svarīgus termiņus vai notikumus — lai uzraudzītu progresu, iegūtu atgriezenisko saiti, pielabotu projekta plānu pēc nepieciešamības.

Padoms: Velti laiku, lai apsvērtu sava plāna riskus. Kas varētu noiet griezi un kas notiktu katra šāda notikuma rezultātā? Ja paredzēti un plānosi šādus riskus, ir mazāka iespēja, ka sastapsies ar pārsteigumiem projekta laikā.

 

5. Kā mēs sazināsimies projekta laikā?

 

Šis jautājums var pasargāt no tā, ka pārsteigsi cilvēkus ar novēlotām ziņām, ka projekts ir noslēdzies vai novirzījies no plānotā ceļa; ka cilvēki ir apjukuši un nezina, ko darīt, kas rezultējas zemā produktivitātē; kļūsti par vājo punktu, jo esi vienīgais cilvēks, kas zina svarīgu informāciju

Kopumā ir labāk komunicēt vairāk nekā par maz, tomēr ir svarīgi cilvēkus nepārpludināt ar ziņām, kas viņiem nav svarīgas. Izlem ko, kad un kā komunicēsi katram cilvēkam vai cilvēku grupai, kas iesaistīti šajā projektā. Piemēram:

• Darītāji: Katru dienu notiks ātrās sapulces; kopīgs instruments, ko lietosim, lai sekotu līdzi darba izpildes gaitai un paredzētu, kad vajadzēs viņu iesaisti; komandas un individuālās tikšanās sarežģījumu gadījumā.
• Ietekmētie: E-pasti par lielākiem notikumiem, sasniegumiem, lai dalītos ar paveikto un nozīmīgām izmaiņām.
• Apstiprinātāji: Katru nedēļu viņi saņems e-pastu, kurā būs redzams progress, izaicinājumi un nākamie soļi.

Padoms: Iesaisti savu komandu komunikācijas plāna izveidē. Lūdz viņu palīdzību komunikācijā, lai neesi vienīgais cilvēks, kas dalās ar informāciju.

Un noslēgumā, tiklīdz tev ir sagatavots komunikācijas plāns, pieturies pie tā. Pretējā gadījumā var nākties izšķērdēt cilvēku enerģiju, entuziasmu un ieguldījumu.