Kā sagatavoties darbinieka prombūtnei?

Arī Tavi darbinieki dzīvo aktīvu dzīvi: kāds gaida mazuli, cits vēlas uzņemties rūpes par slimu tuvinieku vai gatavojas nopietnai operācijai, taču viņu darbs tādēļ neapstājas. Sagatavoties darbinieka prombūtnei ir puse no uzvaras, lai nodrošinātu, ka viņu darbs viņu prombūtnes laikā ritēs gludi, neatkarīgi no tā, vai tās ir pāris nedēļas vai vairāki mēneši. Atceries, ka par to parūpēties, ir Tavs un Tavas organizācijas uzdevums. 

Izmanto šo plānu, lai sagatavotos sava kolēģa prombūtnei!

• • Dodies uz personāla daļu tiklīdz uzzini, ka cilvēkam var būt vajadzība pēc ilgākas prombūtnes. Izskaidro personāla daļai situāciju un noskaidro, kāds atvaļinājums Tavam darbiniekam pienākas. Tas var būt saistīts ar dažādām dzīves situācijām, tāpēc nosacījumi var atšķirties.  
  • Precizē detaļas ar personāla daļu un darbinieku. Satiecies ar personāla daļu, lai noteiktu atvaļinājuma veidu un ilgumu. Pārliecinies, ka ar darbinieku pārrunājat:
    • • Atvaļinājuma sākuma un beigu datumus;
      • Vai un kā jūs komunicēsiet prombūtnes laikā.
  • Izstāsti par darbinieka prombūtni pārējai komandai. Ņem vērā darbinieka vēlmes šajā jautājumā. Var būt, ka darbinieks vēlēsies paziņot par prombūtni un iemesliem vairākas nedēļas pirms došanās atvaļinājumā. Taču sensitīvās situācijās viņi varētu nevēlēties dalīties ar detaļām, vien paziņot, ka viņi dodas atvaļinājumā neilgi pirms tas notiek.
  • Svarīgi: juridisku un ētisku apsvērumu dēļ nedalies ar detaļām par viņu prombūtni, ja vien viņi nav to atļāvuši.
  • Lūdz darbiniekam izveidot detalizētu Pienākumu nodošanas dokumentu. Prombūtne nozīmē, ka cilvēks patiešām būs prom. Tas nozīmē arī to, ka nevajadzētu viņu šajā laikā tramdīt ar: “Vai es varētu tev uzdot vienu nelielu jautājumiņu…” Uzdod šādus jautājumus:
    • Kas ir Tavi pašreizējie projekti vai uzdevumi, pie kuriem strādā?
    • Katram projektam un uzdevumam: termiņi, pašreizējais statuss, kas vēl jāpaveic, kas ir iesaistītās puses.
    • Saites, atrašanās vietas un pieejas svarīgiem dokumentiem, paraugiem vai citiem digitāliem vai fiziskiem instrumentiem, ko viņi izmanto savam darbam.
    • Ieteikumi, kas varētu paveikt katru projektu vai uzdevumu viņu prombūtnes laikā.
    • Kontaktinformācija klientiem, piegādātājiem vai citiem ārējiem partneriem, ar ko viņi regulāri strādā.
  • Izmanto Pienākumu nodošanas dokumentu, lai izveidotu plānu, kā paveikt darbinieka darbu. Kad tev ir darbinieka redzējums par paveicamo darbu, savāc papildu infomāciju no sava vadītāja, citiem kolēģiem, iesaistītajām pusēm:
    • Kuri komandas dalībnieki varētu paveikt svarīgākos uzdevumus. Kam ir atbilstošās prasmes katram uzdevumam? Kam ir interese ar šiem uzdevumiem strādāt? Kuram ir laiks papildu darbam, kā tas ietekmēs esošo darbu?
    • Kas var pagaidīt. Varbūt, ka tas ir iespējams vai pat ieteicams — atlikt dažus uzdevumus, līdz kolēģis atkal atgriežas darbā.
    • Ko uzņemties Tev. Viena vai divas svarīgākās lietas, ko vari uzņemties vai spēt izdarīt tikai Tu, piemēram, svarīgs klients.
    • Papildu resursi, ko vajadzēs, lai paveiktu darbu. Ja nav iespējams nosegt visu paveicamo darbu, vai Tu vari lūgt palīdzību citām komandām vai nodrošināt finansējumu ārējam pakalpojumam?
  • Deleģē darbu pēc nepieciešamības. To darbu, ko vēlies, lai paveic kolēģi, pārrunāt individuālās tikšanās laikā ar viņiem. Pastāsti, ko Tu vēlētos, lai viņi uzņemas, pajautā, ko viņi būtu ieinteresēti darīt, cik daudz laika viņiem pašlaik būtu papildus darbam. Tās var būt vairākas sarunas, līdz izveidosi piemērotu plānu.
  • Palūdz cilvēkam, kurš dodas atvaļinājumā, palīdzēt kolēģiem pārņemt viņa darbu. Tas varētu iekļaut šādus darba uzdevumus:
    • izveidot pamācību dokumentu, kā paveikt sarežģītus uzdevumus,
    • apmācīt darbiniekus izmantot instrumentus, programmas, izpildīt procesu vai pienākumu,
    • nodrošināt, ka cilvēki saņem pieejas izmantot failus un programmatūru,
    • Iepazīstināt šos kolēģus ar iekšējiem un ārējiem sadarbības partneriem (piemēram, “Šī ir mana kolēģe Santa, un viņa būs kontaktpersona manas prombūtnes laikā.”)
  • Ja Tev tas šķiet atbilstoši, pajautā cilvēkam, kurš dodas atvaļinājumā, vai viņš vēlas “atvadu ballīti”. Pat ja Tev šķiet, ka prombūtnes iemesls ir priecīgs, ņem vērā kolēģa viedokli par to, vai viņš/viņa vēlas neoficiālu  atvadīšanos. Ja jā, droši iesaisti viņu organizēšanas darbos.

Sagatavoties darbinieka prombūtnei ir iespējams. Lai izdodas pielietot šo plānu un aizvadīt darbinieka prombūtni mierīgi un vienlaikus paveicot visus nepieciešamos uzdevumus.

Lai regulāri lasītu rakstus savu prasmju un efektivitātes uzlabošanai, piesakies jaunumu saņemšanai zemāk! 

Jhana, 2019, Undija Ancēna