Mērķu sasniegšana: Sastādi rīcības plānu

[8 min lasāmviela] Ir liela atšķirība starp sapņiem par došanos uz Parīzi un reāla plāna izstrādāšanu, kā sakrāsi pietiekami daudz naudas, paņemsi atvaļinājumu un izplānosi ceļojumu. Ar mērķiem ir tāpat. Mērķu identificēšana ir tikai pirmais solis. Izmanto zemāk sniegtos padomus, lai izdomātu, kā sasniegsi savus mērķus. 

Paralēli redzēsi arī piemēru, kā viens konkrēts mērķis var tikt pārvērsts rīcības plānā. Paturi prātā, ka šī pieeja ir visefektīvākā, kad runa ir par lielākiem mērķiem (tādiem, kuru īstenošanai nepieciešams vismaz mēnesis). Un atceries, ka šī ir tikai viena no pieejām, kādu vari īstenot. 

1. Sāc ar SMART.

Pirms sastādi rīcības plānu, ir svarīgi, lai mērķis, ko izvēlējies, ir konkrēts, izmērāms, iespējams, nozīmīgs un laikā definēts. Paturi prātā, ka reizēm mērķu uzstādīšana ir iteratīvs process, piemēram, vispirms tu noteiksi termiņu kādam no mērķiem un laika gaitā, piedzīvojot un uzzinot vairāk, sapratīsi, ka to nepieciešams palabot. 

• Izmantosim Lienes Brūniņas piemēru. Viņa ir nelielas klientu partneru komandas vadītāja. Viņas komandai klājas labi, un viņas vadītāja ir palūgusi sastādīt manuāli – plānu, kā ātrāk un veiksmīgāk komandā uzņemt jaunos klientu partnerus. Šo plānu paredzēts izmantot visā organizācijā. Viņa piekrīt, ka tas palīdzēs ietaupīt vērtīgu laiku, kas pašlaik tiek pavadīts, darbiniekus individuāli apmācot. Tāpat tas palīdzēs fiksēt labākos pieredzes stāstus un integrēt tos strauji augošās organizācijas plānos. Viņai nav skaidrs, tieši cik daudz laika prasīs šī darba paveikšana vai cik ilgu laiku tam vajadzētu prasīt, jo viņa to nekad iepriekš nav darījusi. Viņa lūdz palīdzību personāla vadītājai, kura pie šādiem manuāļiem ir strādājusi pirms tam. 
• 1.jūlijā, balstoties uz to, ko viņa uzzināja no presonāla vadītājas, un viņas esošo darbu daudzumu, Liene definēja šādu SMART mērķi: Līdz 31.decembrim pabeigt gala uzmetumu 50 lappušu garam klientu apkalpošanas pārstāvja treniņa manuālim, kuru apstiprina personāla vadītāja un klientu panākumu viceprezidents. 

2. Nosaki, kā tu mērīsi rezultātus. 

Reizēm ir acīmredzami, kā mērīt progresu un rezultātu, kas rodas, strādājot uz mērķi, piemēram, gadījumos, kad centies sasniegt konkrētus pārdošanas mērķus. Citreiz tas ir mazāk acīmredzams, piemēram, gadījumos, kad vēlies mainīt uzvedību vai pabeigt projektu, kuram ir subjektīvi vērtēšanas kritēriji. Neatkarīgi no tā, tev ir nepieciešama kāda atzīme vai latiņa. Kā gan citādi tu zināsi, ka tavs smagais darbs tiešām atmaksājas? 

• Lienes veiksme ir atkarīga no personāla vadītājas un viceprezidenta apstiprinājuma. Tomēr viņa redz potenciālu, mērīt tā ietekmi, arī pēc tam, kad to sāks lietot. Viņa sāk ar to, ka mēra laiku, cik nepieciešams, lai apmācītu vienu klientu apkalpošanas partneri un jautā citiem komandu vadītājiem, cik daudz laika tas aizņem viņiem. Tā viņa nosaka organizācijas vidējo laika rādītāju. Viņa plāno šo laiku salīdzināt ar laiku, kas tiks izmantots pēc tam, kad tiks uzsākta manuāļa lietošana. Piedevām viņa nevar sagaidīt, vai būs redzami uzlabojumi klientu apmierinātības anketās pēc manuāļa izmantošanas, jo Liene cer, ka tas palīdzēs stiprināt klientu apkalpošanu visā organizācijā. 

3. Gūsti apstiprinājumu no vadītāja un citām svarīgām iesaistītajām pusēm.

Tu nevēlies uzsākt aktīvu darbu pie mērķa un pēc mirkļa atklāt, ka tavs vadītājs vai kāds cits, kuram ir liela ietekme pār tavu darbu, nedomā, ka šis mērķis vispār ir nozīmīgs. Paņem savu SMART mērķi līdzi uz nākamo tikšanos ar vadītāju un pārrunā to ar jebkuru cilvēku, ar kuru tev vajadzēs sadarboties. Iegūsti viņu atgriezenisko saiti. 

• Ideja manuālim nāca no vadītāja, tāpēc Liene jūtas pārliecināta par tā prezentēšanu nākamajā tikšanās reizē. Liene pati uzstāda sev ekspektācijas par termiņu, taču ņemot vērā, ka iepriekš nav izstrādājusi manuāli, viņa paredz, ka var būt vajadzība termiņu pamainīt, ja gadījumā kas noiet greizi. Viņas vadītāja piekrīt, ka tas izklausās saprātīgi un apstiprina, ka arī viņa ir priecīga par projekta iznākumu.
• Liene informē savu komandu par šo projektu, un izstāsta, ka viņai būs nepieciešana viņu iesaiste. Viņa arī skaidri pauž, ka idejas manuālim ir laipni gaidītas. 

4. Sadali savu mērķi mazākos saniedzamajos rezultātos. 

Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc cilvēki nespēj sasniegt mērķi ir tāds, ka tie ir ļoti, ļoti lieli. Īstenot divciparu pieaugumu pārdošanas rādītājos, izveidot pozitīvāku attieksmi vai sagatavot milzīgu atskaiti var šķist nepaceļami. Taču nekrīti panikā. Ikvienu lielu mērķi var sadalīt paceļamās daļās. Domā par katru no daļām kā nākamo pieturas punktu, kas palīdzēs tev noturēties uz izvēlētā ceļa. Šo pieturas punktu skaits ir atkarīgs no mērķa, ko izvēlējies. Parasti lieliem mērķiem, kuru īstenošanai vajadzīgi vairāki mēneši, ir 3 līdz 5 šādi pieturas punkti. 

• Liene savu 6 mēnešu mērķi sadala šādās daļās:
  Līdz 31.decembrim pabeigt pirmo gala uzmetumu 50 lpp garam klientu apkalpošanas manuālim, kuru apstiprina gan personāla vadītāja, gan viceprezidents.
  1. Paveikt izpēti.
  2. Izveidot detalizētu skeletu.
  3. Pabeigt pirmo uzmetumu un izsūtīt to pārējiem caurskatīšanai un labojumiem.
  4. Pārskatīt labojumu, iestrādāt tos un izsūtīt versiju gala apstiprinājumam.
  5. Pabeigt pirmo gala uzmetumu, kurš ir apstiprināts un saskaņots. 

Daži cilvēki jau šajā solī izstrādātajiem pieturpunktiem pievieno termiņus. To noteikti var un vajag darīt, ja tas palīdz organizēties. To var darīt arī vēlāk, taču, ja projektu īsteno pirmoreiz un nav skaidrs, cik daudz laika tam būs nepieciešams, to var darīt jau šajā solī.   

5. Saraksti aktivitātes, kas nepieciešamas, lai sasniegtu katru no pieturpunktiem. 

Turpini sava mērķa sadalīšanu mazākās daļās, uzrakstot konkrētas aktivitātes, kuras nepieciešams veikt, lai patiešām īstenotu katru no plāna punktiem. 

• Liene savu pirmo pieturpunktu “Veikt izpēti” sadala šādi:
  1. Satikties ar personāla vadītāju un viceprezidentu, lai pārrunātu un definētu manuāļa darbības lauku, kā arī viņu ekspektācijas pret to.
  2. Intervēt un novērot klientu apkalpotājus manā komandā, kas strādā zvanu centrā, kā arī vēl 4 komandās valstī, lai noskaidrotu labākos piemērus un klientu veiksmes stāstus, ko iekļaut manuālī.
  3. Atrast un salīdzināšanas nolūkā pāskatīt vismaz 5 klientu apkalpošanas treniņu manuāļus, kurus izmanto citas organizācijas. Vēlams, lai šos manuāļus ieteiktu vicepreidents un / vai personāla vadītāja.
  4. Veikt tiešsaistes izpēti par klientu panākumiem. 

• Liene to pašu izdara ar pārējiem pieturpunktiem, līdzīgi tos sadalot daļās. Tagad viņai ir pa soļiem sastādīts aktivitāšu plāns, lai sasniegtu viņas sākumā definēto mērķi. 

6. Termiņi, tikšanās un atgādinājumi. 

Ir laiks ķerties pie kalendāra, noteikt, cik daudz laika prasīs katra pieturpunkta īstenošana, un katram no tiem pievienot gala termiņu. Ja tas iespējams, ir labāk ieplānot vairāk laika darba veikšanai, īpaši, ja pirmoreiz strādā pie kāda uzdevuma izpildes. Negaidīti pavērsieni un šķēršļi visticamāk stāsies arī tavā ceļā, tāpēc ieplāno sev drošības buferi. 

Ja Tava mērķa īstenošanā ir iesaistīti arī citi cilvēki, padomā, kad tev būs nepieciešama viņu iesaiste un vai tev būs nepieciešamas tikšanās. Dažiem cilvēkiem patīk kalendārā ieplānot atgādinājumus, kas norāda par nākotnē veicamajām darbībām. Iesakām tos izmantot, ja šķiet, ka tie palīdzēs. 

• Pēc tam, kad viņa ir caurskatījusi savu aktivitāšu sarakstu, Liene uzliek šādus termiņus:
  1. Pabeigt izpēti līdz 15.augustam.
  2. Sagatavot skeletu līdz 31.augustam.
  3. Pabeigt pirmo uzmetumu un izsūtīt to līdz 1.novembrim.
  4. Pabeigt labojumus un izsūtīt pēdējam apstiprinājumam līdz 1.decembrim.
  5. Pabeigt gala dokumentu līdz 31.decembrim. 

• Pēc tam Liene izsūta uzaicinājumus uz tikšanās reizēm savas komandas dalībniekiem, kā arī citām 4 komandām, ieplānojot tās visa jūlija garumā. Tad viņa ieplāno tikšanās ar personāla vadītāju un viceprezidentu trešajā jūlija nedēļā, pieņemot, ka pirms tam nav vērts tikties, jo tā viņa tērēs viņu abu laiku ar nesvarīgiem jautājumiem, taču jūlija beigās spēs veidot kvalitatīvāku sarunu (un patīkami pārsteigs abus), jo būs tikusies ar klientu apkalpošanas speciālistiem un “bruņojusies” ar nozīmīgu informāciju.

• Galu galā, viņa nojauš, ka grūtākais uzdevums būs rakstīt pašu manuāli, tāpēc viņa izvirza sev kvotu, 5,5 lappuses ik nedēļu starp 1.septembri un 1.novembri (50 lpp dalītas uz 8 nedēļām). Šīs kvotas viņa ieplāno sev kalendārā kā atgādinājumus. 

7. Pieņem apstākļus un šķēršļus. 

Nepieņem, ka tiklīdz tev ir plāns, viss ies gludi. Vienmēr ir finanšu departaments, kam nepieciešama mūžība, lai caurskatītu budžetu, vai milzīgā konference, kurā jūsu organizācija vienmēr piedalās, un tā izsūc laiku un resursus tavu mērķu īstenošanai. Tu nevari ietekmēt visus apstākļus, bet tev vajadzētu pārdomāt, kādi šķēršļi vai pretestība varētu stāties tavā ceļā, un ko tu varētu darīt, lai tos novērstu, ar tiem tiktu galā. 

• Liene paredz vairākus šķēršļus. Pirmkārt, viņa zina, ka ieplānot laiku ar dažādiem cilvēkiem būs izaicinājums, jo viņi strādā dažādās laika zonās. Viņa pārrunā šo jautājumu ar citiem komandu vadītājiem un lūdz viņu palīdzību: uzsvērt savām komandām, cik šis projekts ir nozīmīgs un līdz ar to viņu dalība Lienes rīkotajās sapulcēs. Viņa izsūta tikšanās uzaicinājumus laicīgi, mēnesi iepriekš, lai, ja nu kas, viņa varētu tās pārplānot, ja tāda nepieciešamība rastos. 

• Otrs šķēslis, ko paredz Liene, ir viceprezidenta perfekcionisms. Liene izlemj, ka kopā ar viņu pirms projekta sākšanas veltīs vairāk laika, lai izprastu viņa ekspektācijas, kā arī plāno palūgt viņam labus paraugus, ko Lienei izmantot kā piemērus. Tāpat viņa sazinās ar draudzeni, kura lieliski pārlasa tekstus, un palūdz, vai viņa varēs pārskatīt teksta uzmetumu novembra beigās, pirms viņa izsūta to pēdējai saskaņošanai. 

• Trešais potenciālais šķērslis ir Lienes pašas nepatika pret rakstīšanu. Uzmetuma izstrāde viņai būs izaicinājums. Tāpēc viņa izdomā sevi motivēt: katru reizi, kad viņa sasniedz iknedēļas kvotu, viņa sevi atalgos ar skaistām vakariņām kopā ar savu draugu kādā restorānā. 

8. Pieraksti savu plānu. 

Tavam plānam nav jābūt akmenī cirstam. Patiesībā ir labāk par to domāt kā darbu, kas ir procesā. Taču pierakstīt to ir svarīgi, jo tas padara to īstu un taustāmu. Tas ir kā atskaites punkts, uz kuru var atsaukties mērķa sasniegšanas procesā, kā arī izmantot par piemēru citu mērķu uzstādīšanai. 

• Liene izveido Google dokumentu, kurā ieraksta sevis definēto mērķi, un zem tā izklāsta visus pieturpunktus. Šo dokumentu viņa plāno pārskatīti reizi nedēļā, veikt korekcijas, ja gadījumā rodas izmaiņas vai vajadzība mainīt termiņus. Šajā plānā viņa arī dokumentēs savu progresu. 

Tulkoja Undija Ancēna, © 2020 Jhana Education, Inc.