Kā tikt galā ar traucēkļiem darbā?

Vairumu cilvēku dienā apgrūtina traucēkļi darbā: nemitīgas ziņas internetā, īsziņas, e-pasti, vadītāji vai kolēģi, kas piestāj pie galda vai kabineta durvīm izstāstīt kaut ko “svarīgu”, telefona zvani, sapulču atgādinājumi. Tas nekad nebeidzas. Cieš produktivitāte. Šādā vidē ir grūti ieiet darba ritmā un pabeigt uzdevumus, kas ir svarīgi.

Kā nebeidzamie traucēkļi darbā ir radušies?

Var būt vairāki iemesli, kā cilvēki nonāk šādā situācijā:

• Tu pats izvēlies (apzināti vai neapzināti) veltīt laiku traucēkļiem, pār kuriem Tev ir kontrole (piemēram, e-pasts).
• Citi nezina, ka Tu esi aizņemts.
• Citi domā, ka ir normāli Tevi traucēt ar nesvarīgām lietām.

Kā uzlabot savu produktivitāti?

Kad Tev patiešām ir nepieciešams koncentrēties:

1. Pasaki savai komandai, ka līdz konkrētam laikam esi aizņemts/-a un nevarēsi atbildēt.

 

2. Atslēdz visus komunikācijas rīkus un kanālus, tajā skaitā savu telefonu.

Vairumā darbu patiesi neatliekamas situācijas ir retums. Ir vērts uzņemties šo nelielo risku – par neatliekamu situāciju uzzināt stundu vai divas vēlāk, ja ieguvums būs augstāka vispārējā produktivitāte.

3. Strādā tādā vietā, kur ir vismazāk traucēkļu un  ir visvieglāk koncentrēties.

Ja tas ir iespējams, izvēlies slēgtu konferenču telpu vai tuvējo kafijotavu. Ja Tev ir savs kabinets ar durvīm, aizver tās.

4. Atslēdz visus traucēkļus, kurus Tu vari kontrolēt.

Vispirms izslēdz e-pastu paziņojumus, tad WhatsApp un Messenger paziņojumus, un visbeidzot kalendāru paziņojumus.

5. Atbildi uz e-pastiem konkrētā laikā, nevis ik pa brīdim pārbaudi e-pastu, lai atbildētu uz ziņām, tiklīdz tās pienākušas.

Ļauj ziņām mierīgi sakrāties Tavā pastkastītē un tad konkrētos dienas laikos atbildi uz tām (piemēram, plkst 10:00, 14:00 un 17:00). Atbildi uz visiem e-pastiem reizē, nevis ļauj ziņām pārtraukt Tevi brīdī, kad tās iekrīt Tavā pastkastē.

6. Izvairies no traucēkļiem pasīvi.

Ir traucēkļi, kurus var novērst bez runāšanas. Cilvēki ievēro citu ķermeņa valodu. Ieliec austiņas. Uzliec pie sava galda zīmīti: “Ja tas nav steidzami, lūdzu, atsūti man e-pastu.” Ļauj telefona zvaniem nonākt balss pastā.

7. Iemācies pateikt: “Es pašlaik esmu aizņemts/-a” un “Nē.”

Kad kāds lūdz Tev veltīt savu laiku vai uzmanību, pajautā, “Vai tā ir ārkārtas situācija? Ja nē, vai vari, lūdzu, atsūtīt e-pastu? Es pašlaik esmu aizņemts/-a.” Ja kāds jautā, vai Tev ir pāris minūtes laika, vienkārši atbildi: “Nē,” vai atbildi, ka varēsi pārrunāt šo jautājumu pēc 30 minūtēm vai stundas, kad pašlaik iesāktais darbs būs pabeigts.

8. Izlem, vai ar traucēkli vajag risināt uzreiz, vai ar to var darboties vēlāk.

Pirms uzsāc darbu pie jebkura ārēja pieprasījuma, izlem, vai tas patiešām jādara tagad, vai to var izdarīt arī vēlāk.

9. Ieplāno sev svarīgā darba veikšanu laikā, kad pastāv mazāka iespēja, ka Tevi traucēs.

Vislabākais laiks parasti ir agrs rīts (bet citiem lieliski der arī vakars). Ja nu tu savu darba dienu plānotu nevis no 10:00 līdz 19:00, bet no 7:00-16:00? Pastāv liela iespēja, ka tu iegūsi 2 līdz 3 stundas netraucēta miera, lai iesāktu savu dienu ar vissvarīgāko uzdevumu paveikšanu.

10. Pārrunā ar komandu šīs ekspektācijas.

Aicini savus komandas dalībniekus netraucēt un nepārtraukt tevi, ja vien nav noticis kas ārkārtējs.

 

Lai regulāri lasītu līdzīgus rakstus un FranklinCovey jaunumus, piesakies jaunumu saņemšanai zemāk! 

Jhana 2019, tulkojusi Undija Ancēna