Klausies kā līderis: 7 padomi labām sarunām

Ja tu esi līderis, spēja runāt palīdzēs darbā. Bet vai tu klausies kā līderis? Bet laba komunikācija nozīmē spēju sadzirdēt un saprast, ko otrs saka, nevis tikt sadzirdētam. Klausīšanās klātienes un video sarunās ļaus veidot labākas attiecības ar komandu, darbiniekiem un klientiem. Tu viņiem palīdzēsi domāt, bet viņi palīdzēs ar savām idejām un atziņām.

Šie padomi palīdzēs uzlabot tavas komunikācijas prasmes, neskatoties uz to, vai komunicēsi klātienē vai virtuāli.

Vai “Efektīvu cilvēku 7 paradumi” ir tikpat noderīgi kā tad, kad tie tika uzrakstīti? Viennozīmīgi, vēl svarīgāki kā jebkad iepriekš. Jo lielākas pārmaiņas, jo lielāki izaicinājumi, jo nozīmīgāki paradumi kļūst. Kādēļ? Jo tie balstīti efektivitātes principos, kas nemainās.” Dr. Stīvens Kovejs

1. Rūpīgi apsver laiku un vietu plānotām sarunām

Videi ir ļoti liela nozīme, ja runājam par to, vai saruna izdosies, vai ne. Lai izvēlētos atbilstošo vidi, apsver diskusijas tematu un laiku.

• Kāds privātuma līmenis nepieciešams? Ja temats ir sensitīvs, rezervē telpu, kurā varēsiet netraucēti sarunāties, dodieties ārpus darba vietas, vai ieplānojiet privātu virtuālu tikšanos. Ja plānota emocionāla saruna, un jūs tiekaties klātienē, parūpējies par to, lai tuvumā ir salvetes.
• Kā jūs sēdēsiet vai stāvēsiet? Formālām sarunām labi der sēdēšana pretī, katram sava galda pusē. 1:1 sarunām lieti noder sēdēšana vienā pusē, signalizējot, ka “mēs strādājam plecu pie pleca”. Lai veicinātu radošumu, varat stāvēt kājās pie tāfeles, vai pārvietoties. Attālinātā darba situācijā apsver, kuros gadījumos jums ir un kuros nav nepieciešams video.
• Vai jūs būsiet mentāli gatavi tikšanās reizei? Vai kāds no jums nebūs norūpējies vai tikko atskrējis no iepriekšējās tikšanās reizes? Ja tavs laiks ir blīvi saplānots, padomā, vai vari izbrīvēt 10-15 minūtes pirms šīs tikšanās, lai sagatavotos tam, par ko runāsiet, ko dzirdēsi.

2. Izmanto ķermeņa valodu, lai parādītu, ka tu pievērs uzmanību

Ķermeņa valoda veido līdz pat 60% no mūsu komunikācijas. Ja tu tiecies ar cilvēku klātienē, aizver datoru, noliec nost telefonu un noņem pulksteni, lai izvairītos no paziņojumiem. Noliec sviestmaizi, ko ēd. Šobrīd tev ir tikai viens uzdevums: klausīties un piedalīties šajā sarunā. Gan klātienē, gan virtuāli, acu kontakts ir svarīga sarunas sastāvdaļa.

• Kad ir par daudz acu kontakta? Tas atkarīgs no kulturālajām normām, un tas variē. Ja jūti, ka ilgstoši lūkojies acīs un tas kļūst nepatīkami, izmaini savu skatienu, vērs to uz rokām vai citu ķermeņa daļu.
• Kustības? Izvairies no dīdīšanās un citām kustībām, kas novērš uzmanību. Tā vietā apstiprinoši māj ar galvu un smaidi, lai izrādītu iedrošinājumu. Emocionālos mirkļos saglabā neitrālu sejas izteiksmi.
• Piezīmju veikšana. Kad strādā attālināti un vēlies video zvana laikā veikt pierakstus, informē par to savu sarunas partneri, lai norādītu, ka tu vēl joprojām klausies: “Es veikšu pāris piezīmes, tādēļ ieskatīšos ekrānā  (vai prom no kameras). Man tas nepieciešams, lai fiksētu svarīgākos sarunas punktus.”

3. Nepārtrauc ar savām pārdomām un ieteikumiem

Tas ir ļoti raksturīgi vadītājiem ar nolūku būt izpalīdzīgiem un efektīviem: ieslēgt risināšanas režīmu un pārtraukt sarunas partneri, iesakot, kā šobrīd vislabāk rīkoties.

Kad tu steidzies sniegt atbildi un risinājumu, tu aplaupi cilvēku, neļaujot viņam pilnībā izteikties un veidot pašam savas problēmu risināšanas prasmes. Pamēģini patiešām iedziļināties tajā, ko cilvēks saka un mēģina izpaust, un apstādini savu vēlmi lēkt iekšā sarunā ar saviem secinājumiem un padomu.

Tas, ka tu turpini klausīties, ir kā uzaicinājums otram cilvēkam turpināt dalīties ar stāstāmo. Kad cilvēkiem tiek dota telpa izteikties, viņi pakāpeniski paši šīs sarunas rezultātā nonāk pie risinājuma.

“Kad tu patiešām klausies otrā cilvēkā un sniedz viņam pretī sapratni, tas ir kā sniegt cilvēkam emocionālo skābekli.” Dr. Stīvens Kovejs

4. Iedrošini sarunas partneri pabeigt domu 

Cilvēki reti kad pasaka pilnīgas un noslīpētas domas tā uzreiz, īpaši, ja temats ir emocionāls, komplekss vai sarežģīts. Tā vietā, lai censtos aizpildīt tukšumu, kas radies, kad sarunas partneris pārtraucis runāt, izmanto klusumu: 10 sekundes. Aizskaiti līdz 10, un saki: “Hmm,” vai “Pastāsti vairāk.”

Piemēram:

Tu: Kāds ir pašreizējais progress ar Kolumbijas plānošanas projektu?
Kolēģis: Nu, mums vakardien radās aizķeršanās…

Tu: Pastāsti man vairāk.
Kolēģis: Man ir grūtības sazināties ar klientu.

Tu: Kā tā?
Kolēģis: Viņš neatbild uz e-pastiem.

Tu: (klusējot māj ar galvu)
Kolēģis: Tas gan viņam nav nekas neierasts. Un es zinu, ka ceturkšņa atskaišu dēļ viņš pašlaik ir aizņemts. Iepriekšējā reizē, kad tā notika, man vajadzēja zvanīt viņam.

“Neizpaustas emocijas nenomirst. Tās tiek apraktas dzīvas un vēlāk izpaužas daudz neglītākos veidos.” Dr. Stīvens Kovejs

5. Klausies kā līderis: pārfrāzē, lai pārliecinātos, ka saprati pareizi 

Ja tu precīzi apkoposi to, ko otrs tev ir teicis, tu sniegsi ļoti skaistu dāvanu: justies sadzirdētam. Taču, ja neizdosies, tev būs iespēja lūgt cilvēkam papildināt viņa teikto, lai tu varētu mēģināt vēlreiz. Jebkurā gadījumā pārfrāzēšana parāda to, ka tu klausies.

Sāc ar šādām frāzēm:

• Es dzirdu, ka…
• Izklausās, ka…
• Ja es saprotu pareizi, tu saki…

Turpini šādi:

• Vai es pareizi sapratu?

Tad otrs cilvēks Tev varēs teikt, ka tas ir tieši tā, vai arī citādi.

6. Validē cilvēku sajūtas, lai parādītu viņiem, ka tu saproti, kā viņi jūtas 

Padomā, kā tu jūties brīžos, kad kāds saprot un artikulēti izsaka tevis paustās sajūtas. Iespējams pat labāk, nekā tu to varētu izdarīt. Kāpēc necensties būt tam cilvēkam sarunās ar saviem kolēģiem?

Empātiskā klausīšanās nozīmē ar saviem vārdiem izpaust to, ko otrs cilvēks saka un kā jūtas.

Pieņemsim, ka kolēģe pastāsta, ka viņa ir ļoti smagi strādājusi pie kāda projekta jau vairākus mēnešus. Tu vari izrādīt savu sapratni un cieņu, un tava atbilde varētu būt šāda:
“Es zinu, cik svarīgi tev ir iekļauties termiņos. Izklausās, ka tava spēja sakārtot prioritātes ir palīdzējusi projektam īstenoties.”

Šāda atbilde ir daudz spēcīgāka par:
“Labs darbs, sakārtojot prioritātes.”

Šeit būs empātiskas atbildes piemērs situācijai, kurā lietas nav notikušas, kā plānots:
“Man izklausās, ka tu darīji visu, ko varēji. Reizēm tās lietas, ko dari pirmoreiz, var prasīt vairāk laika. Es zinu, ka tas var būt satraucoši, īpaši tādam cilvēkam, kā tev, kas ir pieradis ievērot  termiņus.”

7. Izmanto atvērtos jautājumus, lai atvērtu cilvēku redzējumu par problēmjautājumiem

Labas klausīšanās prasmes tevi var veidot par labu kouču – tas ir, palīdzēt cilvēkiem saprast, kas notiek un palīdzēt viņiem rast risinājumus problēmām. Mēģini uzdot atvērtus jautājumus, kas atspoguļo dzirdēto un virza cilvēku rakties dziļāk.

Kolēģis: Mūsu komanda vēl nekad nav bijusi situācijā, kurā nav sasniegts ceturkšņa mērķis. Es ceru, ka tas nesagraus visu pašapziņu.
Tu: Tas izklausās skarbi. Kāds līdz šim ir bijis lielākais šķērslis vai grūtības, ar ko esat saskārušies?

Kolēģis: Hmm… Iespējams, ka reorganizācija, kam gājām cauri pērn. Tas visus izsita no līdzsvara, lai gan neskāra mūsu komandu tieši.
Tu: Ko Tu darīji, lai toreiz virzītu komandu cauri grūtībām?

Kolēģis: Es veicu papildus 1:1 sarunas, plus, mēs daudz to pārrunājām komandas kopējās sapulcēs. Mums vajadzēja pilnībā pārstrādāt vairākus no mūsu procesiem pēc tam, kad mārketinga grupa tika pilnībā izdzēsta no struktūras.
Tu: Un kā viņi uz to atbildēja, kā to uztvēra?

Kolēģis: Daži cilvēki strādāja vēl labāk, un kopumā viņi tika galā labi. Ja es tagad domāju par šo mērķi, iespējams, ka es atkal varu izmantot pastiprinātas komunikācijas režīmu un paļauties uz tiem darbiniekiem, kas bija stabils atbalsts reorganizācijas laikā. Viņi būs labs piemērs pārējiem.
Tu: Skan pēc laba plāna. Kā tev šķiet, ko vajadzētu darīt citādāk kā toreiz?
Kolēģis: Jā… Man noteikti vajadzētu parunāt ar savu vadītāju par ekspektācijām. Tas būs neērti. Vai tev būtu iebildumi, ja mēs kādu dienu pusdienu pārtraukumā patrenētos šai sarunai kopā? 

 

Ceram, ka šie padomi ļaus tev uz jautājumu: “Vai tu klausies kā līderis,” atbildēt ar jā vārdu.