5 jautājumi, kurus uzdot sev, lai tevis organizētās sapulces būtu produktīvākas

Lai varētu atbildēt uz šiem jautājumiem, iespējams, dažas minūtes vajadzēs padomāt, taču tādā veidā Tu izvairīsies no sapulcēm, kuras patērē laiku, bet nedod nekādu rezultātu. Tevis organizētās sapulces kļūs produktīvākas.

1. Kāds ir sapulces mērķis?

Ja nespēj ātri un skaidri atbildēt uz šo jautājumu, padomā, kāpēc? Ir ļoti vienkārši sasaukt sapulci, lai “kaut ko izdarītu”, īpaši, ja neesi sev skaidri definējis uzdevumu vai vēlies pavirzīt projektu uz priekšu, bet neesi drošs, kā. Ja tu mēdz tā darīt, atvēli laiku, lai izdomātu un definētu iespējamos nākamos soļus projektā, pirms izsludini kārtējo sapulci. Ja nezini kā to izdarīt, pajautā vadītājam vai savam mentoram.

Iespējams, tikšanās mērķis ir pilnīgi skaidrs. Piemēram, tev vajag pieņemt lēmumu, vai noskaidrot nepieciešamo informāciju, lai pieņemtu tādu, izplānot projektu, vai vienkārši pārliecināties, ka visi ir “uz vienas lapas”. Varbūt Tu vēlies panākt komandas kopības sajūtu – celt komandas identitāti (nosvinot kādu labi paveiktu darbu), atrisināt kādu nesaprašanos vai apmainīties zināšanām.

Jebkurā gadījumā – mērķa identificēšana tev palīdzēs skaidri saprast, ko no sapulces vēlies panākt, un kā sapulci novadīt. Tu iegūsi acīmredzamu progresu.

2. Vai ir kāds cits veids, kā panākt efektīvu darba rezultātu nesasaucot sapulci?

Ja tavs mērķis ir noskaidrot idejas vai vari palūgt visiem tās sarakstīt Google dokumentā, tādējādi atrisinot jautājumu bez papildus tikšanās? Ja tev ir vajadzīga neliels daudzums informācijas vai tikai apstiprinājums, lai turpinātu darbu, vai sarakste un zvans to var atrisināt? Vai komanda var sniegt atbildes e-pasta formātā, ja, piemēram, tev ir vajadzīga atgriezeniskā saite? Pat ja šīs alternatīvas var prasīt vairāk laika tev, tās joprojām var būt efektīvas, ja lieki netraucē tavas komandas darbu.

Protams, paturi prātā, ka sapulces ļauj cilvēkiem runāt un papildināt idejas tā, kā e-pastu sarakstēs tas nav iespējams, tādēļ,  ja tev vajadzīga stratēģiska iesaiste, organizē sapulci. Sanāksmēs var novērot arī kolēģu ķermeņa valodu, balss intonāciju, kā arī sniegt visiem dalībniekiem identisku informāciju, samazinot iespējamību, ka kāds ko pārprot vai vēlāk aprunā. Sapulces ir svarīgi izmantot arī tad, ja jāpaziņo kādas izmaiņas uzņēmumā.

3. Ko man aicināt uz sapulci?

Vispirms izvērtē katra dalībnieka klātbūtnes nepieciešamību konkrētajai sapulcei. Kuram ir jāierodas, lai darbu varētu izpildīt? Kuru tu gribētu aicināt, taču viņa klātbūtne nav kritiski svarīga, lai projekts izdotos? Tu droši vien nevēlies sapulcē pārāk daudz dalībnieku, bet noteikti ir kāds, kuru vēlies uzaicināt. Piemēram, kāds aktīvāks darbinieks, kolēģis no cita departamenta, kurš vienmēr ģenerē vērtīgas un labas idejas, var piešķirt sapulcei lielāku vērtību.

Atceries, ka katru reizi, kad organizē tikšanos, tu novērs tās dalībniekus no viņu tiešajiem darba pienākumiem, lai izklāstītu to, kas svarīgs tev. Pirms aicini kādu uz sapulci, izvērtē:

• Ko viņš iegūs atnākot uz tavu sapulci?
• Vai viņam šobrīd ir laiks? Vai arī tuvojas kādi izpildes termiņi, kurus nevar atlikt?
• Vai mans sapulces plāns respektē viņa laiku un prioritātes?

Ja neesi pārliecināts par kāda vai kādu dalībnieku nepieciešamību atrasties sapulcē, laicīgi pajautā viņu domas un dod iespēju izvēlēties apmeklēt sapulci vai nē.

4. Vai pirms sapulces man ir jāsagatavo papildus materiāli? 

Pēdējais, ko tu vēlies, ir cilvēku grupa, kas sēž ap galdu vai pie prezentācijas slaidiem un saprot, ka kaut kas trūkst, lai no sapulces iegūtu vēlamo. Ir vērts pajautāt – vai man ir visa nepieciešamā informācija, lai noturētu pēc iespējas produktīvāku sapulci? Piemēram, tu vēlies noskaidrot kolēģu viedokli par potenciālo pārdošanas plānu. Vai visiem sapulces dalībniekiem ir zināmi jaunākie tirgus trendi, lai sniegtu pamatotu viedokli? Ja nē, sagatavo informāciju, kuru laicīgi nosūti sapulces dalībniekiem, lai viņi varētu sagatavoties.

5. Kā es varu veicināt sapulces dalībnieku iesaisti jau pirms tikšanās?

Ja gatavojoties sapulcei saproti, ka vari tās dalībniekus informēt par gaidāmo jau laicīgi, tu visdrīzāk iegūsi lielāku iesaisti, noturēsi īsāku tikšanos vai arī abus kopā.

Lai nepavadītu pirmās 10 sapulces minūtes cenšoties sagatavot tās dalībniekus vai izklāstot sapulces plānu, nosūti to kādu laiku pirms tikšanās un atklāj galvenās tēmas, par ko plāno runāt. Piemēram:

“Sveiciens visiem! Otrdienas sapulcē mēs pārrunāsim plusus un mīnusus jaunajam pārdošanas plānam. Zemāk varat apskatīt jautājumus, par kuriem iesaku padomāt pirms sapulces. Atbildes pārrunāsim sapulces pirmajās 10 minūtēs. Ja kādam ir kādi papildus jautājumi, droši tos pievienojiet sarakstam!”

Tādējādi dalībnieki jau sapulces sākumā varēs dalīties ar pārdomātu viedokli, nevis uz vietas apstrādāt informāciju un sniegt nepārdomātu atbildi. Šādā paziņojumā noteikti iekļauj arī sapulces mērķi un plānu, kā arī pievieno nepieciešamo informāciju, ja tāda vajadzīga gatavošanās procesam.