7 ieteikumi, lai tiešsaistes sapulces padarītu mazāk nogurdinošas

Laikā, kad darbs lielākoties noris attālināti, esam nomainījuši klātienes tikšanās pret videokonferencēm. Nogurums, ko rada šīs tiešsaistes sapulces ir jūtams. Stress atrodoties kameras priekšā. Zudušais konteksts, ko dod ķermeņa valodas iztrūkums. Neliela audio nobīde un vienmuļā sajūta, kas pārņem visu dienu atrodoties vienā vietā, nepārtraukti skatoties datora ekrānā. Viss šis apkopojums rada vēl lielāku noslodzi smadzenēm, cenšoties pievērst un noturēt uzmanību, apstrādājot informāciju.

Ja nav iespēja limitēt video sapulču skaitu, varat izmēģināt šos ieteikumus, lai samazinātu slodzi, pavadot garu dienu, kas pārpildīta ar video zvaniem.

1. Veltiet visu savu uzmanību sapulcei

Virtuālās sapulces rada vēlmi darīt vairākus darbus vienlaicīgi. E-pasts, pārlūka logi un darba uzdevumi atrodas turpat uz ekrāna, kurā lūkojaties sapulces laikā. Darīt vairākas lietas vienlaicīgi sapulces laikā ir ne tikai nepieklājīgi, bet arī patiesi nogurdinoši.  Kamēr pārslēdzaties starp uzdevumiem, visticamāk palaidīsiet garām daļu informācijas, kas tiek apspriesta.

Iespējams jutīsieties mazāk iztukšots un tiks celta produktivitāte, ja pirms sapulces atbrīvosieties no potenciālajiem traucēkļiem – aizvērsiet pārlūku un programmas, kuras nav nepieciešamas sapulces laikā, kā arī telefonu novietosiet vietā, kur visi ienākošie paziņojumi nebūs redzami acu priekšā. Ja sapulces vidū tomēr pārsteidz kāds paziņojums un novērš jūsu uzmanību, aizveriet paziņojumu un atgriezieties pie sarunas partnera.

Vai jums tas liek izjust pārāk lielu sasprindzinājumu vai šķiet nogurdinoši, ja visu laiku jāskatās uz runātāju ekrānā? Daži eksperti iesaka, ekrānu pārvietot sānis, lai tas neatrastos tieši acu priekšā. Tādejādi tiek samazināts sasprindzinājums, kas, savukārt, var palīdzēt koncentrēties uz sacīto.

2. Apsveriet iespēju izslēgt video funkciju

Lai gan tā ir taisnība, ka sarunas ar ieslēgtu kameru rada lielāku klātesamības sajūtu, dažreiz tas var būt vienkārši par daudz. Piedalīšanos video sanāksmē var salīdzināt ar atrašanos uz skatuves. Stresa pilna pieredze, jo visu skatieni vērsti tieši uz jums. Lai parādītu, ka pievēršat uzmanību, jūs nepārtraukti cenšaties skatīties kamerā, kas rada papildu sasprindzinājumu.

Ne visi šādā situācijā jūtas ērti. Retais to spēj izturēt, ja tas notiek visas darba dienas garumā dienu no dienas.

Ja jūsu darba specifika neļauj izvairīties no vairākām ieplānotajām video sapulcēm dienas garumā, apsveriet šo taktiku virtuālajām sanāksmēm, lai mazinātu sasprindzinājumu:

• Informējiet tiešsaistes sapulces dalībniekus savlaicīgi par iespēju izvēlēties atstāt kameru ieslēgtu vai izslēgt to.
• Aiciniet dalībniekus ieslēgt kameru tikai tad, kad tie vēlas izteikties. Atlikušajā laikā kamera var tikt izslēgta.
• Pirms sazvanīšanās tiešsaistē ar klientiem vai cilvēkiem, kurus nepazīstat, apvaicājaties par viņu vēlmēm saistībā ar video izmantošanu, lai viņi nejustos spiesti atrasties kameras priekšā, ja viņi to nevēlas.

3. Iestatiet videokonferences rīka uzstādījumus, lai galvenajā ekrānā rādītu personu, kura runā

Ja jūsu virtuālās sapulces rīks ļauj izvēlēties vai rādīt priekšplānā runājošo personu (ko sauc par Speaker View, Active Speaker vai tamlīdzīgi), vai parādīt visus dalībniekus režģa skatā (ko sauc par Gallery View vai līdzīgi), izvēlieties runātāja skatu.

Kad jūsu priekšā parādās visu dalībnieku attēli, jūsu prāts mēģina vienlaicīgi uztvert visu dalībnieku sejas izteiksmes un fonus, kas var apgrūtināt spēju koncentrēties un jūs nogurdināt. Vizuālās uzmanības sasprindzinājumu var samazināt, koncentrējoties tikai uz vienu runātāju.

4. Noslēpiet savu video loga skatu no kopējā dalībnieku skata ekrāna

Ja kamerai ir jābūt ieslēgtai, tad vismaz nav nepārtraukti jāskatās uz sevi. Lielākā daļa videokonferenču rīku dod iespēju paslēpt sava video ekrānu. Citi jūs joprojām var redzēt, taču jums nebūs nepārtraukti jāskatās pašam uz sevi un jāuztraucas par to, kā jūs izskatāties.

Ja tomēr šāda opcija netiek piedāvāta, jūs varat eksperimentēt ar dažādiem ekrāna un kameras iestatījumiem. Veiciet nelielas korekcijas, pavirzot ekrānu sānis, kā minēts iepriekš.  Pielāgojiet kameras novietojumu, lai atrastu piemērotāko leņķi, kas sarunas laikā ļaus justies daudz ērtāk.

5. Ieplānojiet tiešsaistes sapulces 25 vai 50 minūšu garumā (30 minūšu vai stundas vietā)

Neskatoties uz standarta iestatījumiem digitālajos kalendāros, nav noteikuma, ka sapulcēm jābūt 30 vai 60 minūšu garām. Kāpēc gan to nesaīsināt, lai starp tām būtu neliels pārtraukums? Dienā, kad videokonferences seko viena pēc otras, pāris minūtes starp šiem zvaniem ļaus jums nedaudz atslēgties no iepriekšējās sapulces, izstaipīties un ar svaigu skatu pieslēgties nākamajai sapulcei. Tāpat kā jūs to darītu, ja atrastos birojā – kad beidzas viena sapulce, jūs pieceltos un dotos uz nākamo.

6. Sapulces laikā apzināti kustieties

Klātienes tikšanās laikā ir normāli, ja laiku pa laikam paskatīsieties apkārt un pārkārtosieties savā krēslā. Virtuālās sapulces laikā, kur katra kustība ir pastiprināta, jūs, visticamāk sēdēsiet kā pielīmēts pie krēsla un skatīsieties tieši kamerā. Tas varētu būt pieņemami īsām sapulcēm, bet ilgāku sapulču laikā, vai kad sapulce seko viena pēc otras, intensitāte un kustību trūkums negatīvi ietekmē jūsu prāta spējas un ķermeņa labsajūtu.

Iespējams, ka jūs nevarēsiet piecelties vai pārvietoties telpā, kā tas būtu klātienē, taču pat nelielas kustības var palīdzēt. Jūs varētu izmēģināt:

• Lai atpūtinātu acis, uz dažām sekundēm periodiski novērsiet skatienu no ekrāna. Neuztraucieties, jūs neizskatīsieties apjucis, bet gan domīgs.
• Veiciet apļveida kustības ar plaukstām un pēdām, izvairoties no kameras kadra.
• Viegli sasprindziniet un atslābiniet muguras muskuļus un muskuļus plecos. Šī kustība kamerā var šķist nemanām, bet var palīdzēt saspringtajiem muskuļiem.
• Ja iespējams, tad veiciet ieguldījumu un izvēlieties rakstāmgaldu ar regulējumu augstumu, lai varētu mainīt pozīciju un izvēlēties vai vēlaties stāvēt, vai sēdēt.
• Ļoti garu sapulču laikā ierosiniet nelielus pārtraukumus, lai dalībnieki varētu izstaipīties un izmantot labierīcības.

7. Ierosiniet telefonzvanus

Tālruņa zvani šķiet mazāk enerģiju patērējoši kā video zvani, jo jums jākoncentrējas tikai uz vienu lietu: otra cilvēka balsi. Nav jāatrodas kameras priekšā un neesat piesiets datora ekrānam. Varat brīvi pastaigāties pa istabu, kas veicina smadzeņu aktivitāti.

Ierosiniet sazvanīties: “Es varētu izmantot iespēju nedaudz izkustēties. Vai Tev nebūtu iebildumu, ja mēs sazvanītos?”  Otra persona varētu priecāties par šādu variantu un izmantot šo iespēju, lai izkustētos tāpat kā jūs.

Lai regulāri lasītu rakstus prasmju attīstībai un efektivitātes uzlabošanai, piesakies jaunumu saņemšanai un iesaki šo blogu saviem kolēģiem un draugiem. 

© 2020 Jhana Visas tiesības aizsargātas.