Produktivitātes sistēma jeb kā koncentrēties uz īpaši svarīgo

Nevaru atcerēties konkrētu brīdi dzīvē, kad kļuvu “apsēsts” ar produktivitāti, laika plānošanu, mērķu izvirzīšanu un tiekšanos tos sasniegt. Iespējams, tas saistīts ar sportisko ģimeni un bērnību. Bet tas lai paliek stāsts citai reizei. Šoreiz vairāk pievērsīsimies tieši tam, ko tad šo gadu laikā esmu secinājis par produktivitātes sistēmas veidošanu un izaicinājumiem.

Kas ir produktivitātes sistēma?

Šī apsēstība ar produktivitāti, laika plānošanu un mērķu izvirzīšanu ir bijusi un turpina būt vērtīgs dzinulis manai attīstībai. Sekoju līdzi atzītākajiem autoriem un ekspertiem personīgās produktivitātes jomā. Lasu grāmatas, klausos podkāstus. No pieminēto ekspertu saraksta varu minēt Kalu Ņūportu (Cal Newport), grāmatu Deep Work, Slow Productivity, Digital Minimalism autors, Deividu Alenu (David Allen), autors grāmatai Getting Things Done, Džeimsu Klīru (James Clear), kurš sarakstījis Atomic Habits, un, protams, Stīvenu Koveju (Stephen Covey), grāmatu First Things First, The 7 Habits of Highly Effective People autors. Īsumā svarīgākā atziņa, ko no viņiem var paņemt – mums ir nepieciešama sistēma. Kā Džeims Klīrs teicis:

Mēs nepaceļamies līdz savu mērķu līmenim. Mēs nolaižamies līdz savu sistēmu līmenim.

*We do not rise to the level of our goals. We fall to the level of our systems. Tam pilnībā piekrītu, un varu arī apstiprināt caur savu pieredzi. Lai spētu koncentrēties uz pašu svarīgāko un to paveikt, mums ir nepieciešama sakārtota un skaidra sistēma jau pašos pamatos. Jā, katram šī sistēma var būt nedaudz atšķirīga. Katrs var izvēlēties dažādas aplikācijas un rīkus, taču jābūt skaidriem principiem:

• Kā tu notver uzdevumus – kā un kur šos uzdevumus piefiksē, atzīmē, saliec.
• Kad tos izskati – nedēļas plānošanas laikā ieliec konkrētu laiku, dienu, kad to darīsi.
• Kā tu kārto savu kalendāru – vai tu plāno savu nedēļu, vai tu plāno dienu, kā tu izvērtē, kam atvēlēt vairāk, kam mazāk laika, ko darīt, ja visam laika nepietiek.
• Un noslēdzošais, kā nonāc līdz uzdevumu paveikšanai?

Vienu būtisku aspektu esmu minējis un tā ir sistēma. Taču, lai spētu koncentrēties uz īpaši svarīgo, jāpiemin vēl kas: enerģija un spēja koncentrēties.

Produktivitātes sistēmas būtiskākie elementi

Enerģija ir pamats gan kvalitatīvai lēmumu pieņemšanai, gan uzdevumu izpildei. Un, lai mums būtu enerģija, par to ir pastāvīgi jārūpējas. Vienkāršāk sakot, mūsu dzīves stilam un paradumiem regulāri jāatjauno mūsu “enerģijas baterijas” gan fiziskās, gan mentālās. Agrāk ļoti fokusējos uz fizisko enerģiju un pietiekami nerūpējos par mentālo enerģiju, kas ir tikpat nozīmīga mūsu spējai būt efektīviem. Nevienam vairs nav pārsteigums, ka novest sevi līdz izdegšanai nemaz nav tik grūti. Un šis risks, manuprāt, ir vēl izteiktāks tieši tiem, kuri vēlas paveikt vairāk. Izdegšana bieži nozīmē piespiedu pauzi. Par to vairāk esmu izteicies, daloties ar savu pieredzi, kad apzināti nolēmu paņemt pauzi “An opportunity for a sabbatical should be taken at least once in a lifetime”. Bez veselības nav ilgtspējīgas veiktspējas → enerģijas → fokusa. Lūk, trīs pamata principi, ko iesaku ievērot, lai parūpētos gan par fiziskās, gan mentālās enerģijas bateriju atjaunošanu:

• Regulāra fiziska kustība. Un šis ir punkts, kuru nevar atstāt pašplūsmā. Nevis “kad sanāk”, bet tiek ieplānots laiks. Vismaz 30 minūtes dienā, kas tiek veltītas kustībai. Tā var būt ātra pastaiga, spēka treniņš, skriešana vai mobilitātes vingrinājumi. Fiziskā slodze uzlabo ne tikai sirds veselību, bet arī kognitīvās spējas, spēju koncentrēties un emocionālo noturību.
• Apzināta atjaunošanās. Te runāju gan par miegu, gan metālo atslodzi, kas ir ļoti nepieciešama. Minimums 7 – 8 stundas kvalitatīva miega. Tā ir nepieciešamība, nevis luksuss. Papildus tam, ir nepieciešams regulāri veidot atslodzes brīžus nervu sistēmai: laiks bez ekrāna, klusums, refleksija, ideālā gadījumā arī meditācija.
• Attiecību un jēgas uzturēšana. Cilvēki ar stiprām sociālām saitēm un skaidru dzīves virzienu ir psiholoģiski noturīgāki. Tāpēc investē attiecībās un rūpējies par tām regulāri. Izvērtē savas prioritātes un pārliecinies, ka ikdienas darbi saskan ar tavām vērtībām un dzīves lomām.

Augstāk trešajā punktā minēju vērtības un dzīves lomas. Ko tieši es ar to domāju? Bez skaidras lomu apzināšanās būs grūti vai gandrīz neiespējami definēt savus svarīgākos mērķus un noteikt prioritātes. Tāpēc no sirds iesaku vismaz reizi gadā veltīt stundu sava laika “Lomu auditam”.

Lomu audits kā produktivitātes sistēmas daļa

Ar ko sākt? Sāc ar savu galveno dzīves lomu definēšanu. Šīs lomas noteikti būs vairākas. Piemēram, vecāks, laulātais partneris, uzņēmuma īpašnieks. Domājot par katru no šīm lomām, atbildi uz jautājumu: kāds es vēlos būt šajā lomā? Ja grūti atbildēt, iedomājies, ko tu vēlētos, lai citi saka par tevi šajā lomā? Piemēram, vecāka lomā. Ko tu vēlies, lai tavi bērni saka par tevi pēc pāris gadiem vai tālākā nākotnē? Treniņa ietvaros kādreiz šo uzdevumu veicām, rakstot, kas ir tas, ko tu vēlētos, lai tev svarīgi cilvēki par tevi saka tavā 80. dzimšanas dienā. Pēc tam definē konkrētus mērķus, ko vēlies paveikt šajā lomā noteiktā laika periodā. Tas var būt ceturksnis, pusgads, gads, kā tu vēlies. Šis “Lomu audits” būs nenovērtējams palīgs, tas darbosies kā kompass ikdienas lēmumos par to, uz ko fokusēt savu enerģiju un laiku.

Produktivitātes sistēma nevar iztikt bez plānošanas

Kad pamati ir sakārtoti, nākamais būtiskais solis ir iknedēļas plānošana. Ideālā gadījumā, ja plānošanu vari veikt atkārtoti vienā un tajā pašā dienā un laikā, lai tas kļūtu par ieradumu. Šajā laikā tad izvērtē un nosaki nedēļas prioritātes. Te īpaši noderīgs būs Lomu audita laikā paveiktais. Nosaki savas nedēļas prioritātes caur lomām. Tad ieplāno uzdevumus kalendārā, rezervējot reālu laiku to izpildei. Praktisks ieteikums no manas puses, rezervē laiku dubultā no tā, kas sākotnēji nāca prātā. Ja šķiet, ka uzdevums aizņems 30 minūtes, labāk plāno 60. Kad prioritātes ir saplānotas, ķeries pie pārējā sakārtošanas. Šeit talkā nāks tavas produktivitātes sistēmas rīks, kurā esi piefiksējis uzdevumus, idejas, rakstus, ko vēlies izlasīt, vai podkāstus, ko vēlies noklausīties. Protams, kalendāru nevajadzētu aizplānot uz visiem 100%. Nevar izvairīties no tā, ka neparedzamais tāpat notiks. Viss nenotiks ideāli, tā vienkārši ir realitāte. Un tieši tāpēc vēlreiz atgriežos pie Džeimsa Klīra citāta, mēs nepaceļamies līdz savu mērķu līmenim, mēs nolaižamies līdz savu sistēmu līmenim. Produktivitāte nav par to, kā izdarīt vairāk. Tā ir par to, kā konsekventi izdarīt to, kas ir patiesi svarīgs. Sistēma palīdz sakārtot darbu. Enerģija ļauj to paveikt. Skaidras lomas dod virzienu. Ja spējam šos trīs elementus savienot, mēs ne tikai strādājam efektīvāk, mēs dzīvojam apzinātāk. Un tieši tur sākas ilgtermiņa piepildījums, nevis tikai aizņemtība. Ja arī tu vēlies likt stiprus pamatus savas personīgās produktivitātes sistēmas izveidē, pievienojies treniņam “Produktivitāte, kas maina rezultātus” publiskā treniņa formātā 24. septembrī. Vai arī sazinies ar mums, rakstot uz office@franklincovey.lv, lai pārrunātu treniņa iespējas ar Eiropas Savienības līdzfinansējumu tavas organizācijas ietvaros. Raksta autors: Matīss Haritonovs, FranklinCovey Latvia treneris Lai regulāri lasītu rakstus prasmju attīstībai un efektivitātes uzlabošanai, piesakies jaunumu saņemšanai un iesaki šo blogu saviem kolēģiem un draugiem.