Kā efektīvi pārvaldīt savu laiku?

Vairums cilvēku vēlas, lai viņiem būtu vairāk laika, bet, kā viņi to izmantotu? Ja tava atbilde ir līdzīga: vairāk projektu, vairāk pieprasījumu izpildīšanas, vairāk laika e-pastam, tad tas būtu tāpat, kā ieviest vēl vienu garāžu, lai risinātu to, ka viena ir piekrāmēta, un ir slinkums to sakārtot, lai atbrīvotu vietu. 

Tā vietā tev ir nepieciešama sistēma, kas ļauj organizēt un izmantot savu laiku efektīvāk. Tas tev ļaus uzturēt progresu attiecībā uz saviem ilgtermiņa mērķiem, tajā pašā laikā tiekot galā ar ugunsgrēkiem, kas rodas ik dienu. Jā, tas ir iespējams, to var izdarīt pat ļoti aizņemti vadītāji. 

1. Jautājumi, kas palīdz noteikt darbu svarīgumu un steidzamību un pārvaldīt savu laiku efektīvāk. 

Tev vadītāja lomā ir simtiem veidu, kā ik nedēļu izmantot savu laiku. Tas, kā tu pieņem šo lēmumu, ir vissvarīgāk. Jo vairāk grūtību tev ir nošķirt uzdevumus vienu no otra, jo lielāka iespējamība, ka iekritīsi lamatās “censties paveikt visu un nespēt lielāko daļu no tā izdarīt labi” vai “reaģēt uz jebko un visu, kas nāk pretī” tā vietā, lai proaktīvi noteiktu savu dienaskārtību. 

Piedāvājam tev vairākus jautājumus, kurus ir vērts apdomāt, kad centies noteikt uzdevumu svarīgumu (ietekmi uz rezultātiem) un steidzamību (kad tam patiesi jābūt paveiktam).

• Cik daudz šis uzdevums palīdzēs man, manai komandai vai manai organizācijai sasniegt svarīgu/-us mērķus? 
• Ja es paveikšu to tūlīt, cik liela būs atdeve pēc nedēļas, mēneša vai gada? 
• Cik ilgi šis uzdevums var gaidīt? Nedēļu, mēnesi, gadu, bezgalību? 
• Vai es esmu piemērotākais cilvēks šī darba veikšanai? 
• Cik ļoti man gribas to darīt, tāpēc, ka tas šķiet komfortabli vai viegli? 

Pārskatot šos jautājumus, tu vari izlemt, ka ir vērts atlikt visu, kas šķiet degošs, lai pastāstītu komandai būtiskus jaunumus, jo tie būtiski ietekmē viņu darbu pie svarīga mērķa vai palīdzēs tiešajam padotajam izķepuroties no sarežģījumiem un paātrināt darba progresu. Vai tu vari izlemt, ka palīdzēsi citam vadītājam, jo pēc mēneša jūsu komandai būs nepieciešama viņa komandas palīdzība, lai pabeigtu nozīmīgu projektu. 

No otras puses, iespējams, ka sapratīsi, ka šī nedēļa ir pārpildīta ar ašajām uzvarām, kas ilgtermiņā neko daudz nedod. Vai ka dod priekšroku kādam individuālajam projektam nevis vadītāja pienākumiem, jo tas ļauj demonstrēt tās prasmes, kuras tev padodas.

2. Izmanto laika matricu, lai lielāko daļu laika veltītu svarīgajam. 

FranklinCovey Laika Matrica (attēlā) var palīdzēt tev vizualizēt, kā pašlaik pavadi savu laiku, un izmainīt redzējumu par to, kā tev vajadzētu izmanīt savu ikdienu, lai paveiktu vairāk svarīgā darba. 

Kā esošais darba daudzums izkārtojas šajos kvadrantos uz “svarīgi” un “steidzami” asīm? Kad Tu aizpildi kvadrantus ar darbiem un uzdevumiem, apsver: 

• Kurām lietām 2. kvadrantā Tev vajadzētu veltīt vairāk laika? Ir viegli fokusēties uz 1. kvadrantu un atlikt 2. kvadranta darbus, bet laika veltīšana 2. kvadrantam padara tevi efektīvāku un palīdz sasniegt rezultātus, kurus vēlies sasniegt. 
• No kurām 1. kvadranta problēmām Tu varētu izvairīties ar labāku plānošanu vai komunikāciju (t.i., pavadīt vairāk laika 2. kvadrantā plānojot un izdarot darbus laicīgi)? Pieņemsim, ka tavs komandas dalībnieks parāda tev atskaites melnrakstu, un tā ir galīgi garām. Tuvojas šīs atskaites nodošanas termiņš. Tu pavadi nākamās 2 dienas (un naktis), palīdzot viņam to sagatavot. Bet ja nu tev jau sākumā būtu bijušas skaidras ekspektācijas, tu sniegtu regulāru atgriezenisko saiti procesā? 
• Kā tu vari samazināt 3. un 4. kvadrantus? Tas var nozīmēt iemācīties pateikt “nē” dažādiem kolēģu lūgumiem, dažādus mazus darbiņus darīt tikai konkrētos laika logos, lai izvairītos no darba pārtraukšanas vai arī apzinātu darbu pie laika šķērdētāju (tenku, sociālo tīklu sērfošanas, spēlīšu spēlēšanas u.c.) izdzēšanas no savas ikdienas. Ja tev šajos kvadrantos ir tādas lietas kā iknedēļas sapulces, pārdomā, kā tu vari tās uzlabot vai pārveidot, lai tās nonāktu 2.kvadrantā un tiktu īstenotas ar pilnu potenciālu? 

Ir uzdevumi un darbi, kas skaidri neiegulst kvadrantos, un reizēm ir grūti saprast, kur tie pieder (piemēram, tev var likties, ka sapulce ir svarīga, bet tās vidū tu saproti, ka tev tur nevajadzēja būt). Tas nekas. Kļūdīties ir cilvēcīgi. Laika matrica tev tik un tā kopumā palīdz pieņemt labākus lēmumus par to, kā efektīvāk pavadīt savu laiku.

3. Padari savas komandas labsajūtu un attīstību par vienu no savām svarīgākajām prioritātēm. 

Būt produktīvam vadītājam nenozīmē pašam padarīt visus darbus. Milzīga daļa darba ir palīdzēt komandai mācīties, augt un sasniegt viņu potenciālu. Tās ir lietas, kas palīdzēs viņiem darbu veikt kvalitatīvi, apgūt jaunas prasmes, uzturēt viņu entuziasmu nākt uz darbu un neatstāt viņus iestrēgušus un pārgurušus nebeidzamu darbu dzirnavās. 

Protams, vienmēr ir arī melnie vai nepatīkamie darbi, kuri ir jāizdara. Ja izlem tos deleģēt, pārliecinies, ka tavs vienīgais mērķis nav tikt no tiem vaļā, lai paspētu visu termiņos. Ņem vērā cilvēku intereses un personīgās izaugsmes mērķus. 

Protams, tev vajadzēs zināt, kādi ir tavu darbinieku mērķi. Pajautā viņiem par tiem individuālajās tikšanās reizēs, un, ja viņiem tādu vēl nav, palīdzi viņiem tādus uzstādīt. 

4. Pietiekami parūpējies par sevi. 

Pārāk bieži vadītāji savu labsajūtu un attīstību savā darbu sarakstā atstāj kā pēdējo. Ir daudz iemeslu, kāpēc tā notiek. Daudz vadītāju uzskata, ka ir cēli citu cilvēku un savas komandas vajadzības likt priekšā savām. Vai varbūt daži nevēlas izskatīties kā slaisti, tāpēc viņi darbam ziedo savu brīvo laiku, ko varētu pavadīt ejot pusdienās ar draugiem, uz sporta zāli vai apgūstot jaunas prasmes. 

Ja tu regulāri savam darbam atdod enerģiju, to nekad neatjaunojot, tu attapsies izdedzis un neefektīvs. Tā vietā nākamajā individuālās tikšanās reizē aprunājies ar savu vadītāju par savu mācību mērķi un pārdomā to, kā tu vari strādāt pie saviem galvenajiem enerģijas avotiem: miega, atpūtas, ēšanas, kustēšanās un attiecībām.

5. Regulāri velti laiku, lai pārskatītu un ieplānotu savus 3 līdz 5 svarīgākos uzdevumus (un tad sakārto pārējos darbus ap tiem). 

Var skanēt intuitīvi pretēji: pavadīt vairāk laika plānošanai, ja tu jau tā esi tik aizņemts, ka nevari paveikt vissvarīgākos darbus. Pētījumi saka, ka, ja svarīgās lietas tiek plānotas, pastāv lielāka iespēja, ka tās tiešām tiks sasniegtas. Izmēģini šo procesu.  

• 30 minūtes nedēļā: identificē 3 līdz 5 svarīgākās lietas, ko vari darīt, lai nākamajā nedēļā strādātu pēc iespējas efektīvāk. Apsver tos savus mērķus, kuri var palīdzēt tev būt labākam komandas vadītājam, un sev svarīgas aktivitātes, piemēram, sports. Ieplāno šīs prioritātes savā kalendārā nākamajai nedēļai. 
• 10 minūtes dienā: pārskati savu progresu un pielāgo darbus kalendārā, kā nepieciešams. Pat ar vislabākajiem nodomiem var gadīties, ka uzmanību novērš ugunsgrēki, kas nav tavā darbu sarakstā, vai kāds uzdevums prasa vairāk laika, kā paredzēji. Šī ir tava iespēja atkārtoti apzināties, apņemties un ieplānot laiku tam, kas ir svarīgi. 

Tiklīdz laiks svarīgākajām lietām ir ieplānots, tu vari pārējo laiku kalendārā piepildīt ar sapulcēm, lūgumiem, e-pastu atbildēšanu un citiem darbiem. Uzdevumiem, kas ir svarīgi un steidzami, bet neiekļūst tavā TOP 5 svarīgāko uzdevumu sarakstā, tu vari apsvērt pielietot “būs gana labi arī šādi” pieeju, neveltot tiem visus 100% laika, bet izdarot tos pietiekami labi, lai veltītu pārējo laiku svarīgākajām prioritātēm. 

6. Runā par savām svarīgākajām prioritātēm ar pārējiem. 

Kad dalies ar savām prioritātēm, var notikt vairākas labas lietas: jums ar kolēģiem var būt saskaņotāki mērķi, veidojas vairāk atbildības par savu svarīgāko darbu (ja pateici skaļi, tu centies vairāk, lai to patiesi paveiktu), un citi var aizņemties no tevis līdzīgu fokusu savā darbā. 

• Tavs vadītājs: Pat ja zini, kas ir nozīmīgi tavam vadītājam, ir vērts regulāri pārliecināties, ka darbojaties saskaņā. Izmēģini ik nedēļu savam vadītājam aizsūtīt savas galvenās prioritātes. Kad vadītājs iedod tev jaunu uzdevumu, noprecizē, vai tam būtu jākļūst par tavu prioritāti. Ir svarīgi, lai vadītājs saprot, kas ir darbi, ar ko pašlaik strādā, un kā tev palikt uz pareizā ceļa. Piemēram, “Es vēlos pārliecināties, ka es pareizi salieku prioritātes. Līdz kuram laikam šis jāpaveic? Man ir arī divi nozīmīgi projekti un man būtu jāizmaina termiņi, ja es šim uzdevumam ķertos klāt uzreiz.”
• Citi vadītāji: Tu nevēlies izvirzīt savu projektu par galveno prioritāti, lai atklātu, ka cita komanda, kura jums piegādā būtisku daļu projekta, ir aizņemta un fokusējas uz ko citu. Daloties ar savām prioritātēm, lūdz, lai citi vadītāji pastāsta arī savas. Tā tu uzzināsi jaunas idejas mērķiem un izpratīsi lielo bildi un prioritātes dažādu komandu kontekstā. 
• Tava komanda: Pārliecinies, ka ikviens tavā komandā zina jūsu galvenās prioritātes. Pēc tam ļauj viņiem fokusēties uz šīs lietām un atbilstoši plānot (tas palīdzēs izvairīties no krīzēm), pietaupot viņiem nesvarīgu darbu un iedrošinot viņiem uzdot tev un citiem jautājumus par tādiem darbiem, kas novērš uzmanību no galvenās prioritātes. Kad šim patiešām jābūt paveiktam? Kā tas palīdzēs mums sasniegt komandas galvenos mērķus? Vai šī patiešām ir svarīgākā lieta, uz kuru mums pašlaik koncentrēties? 

7. Izdomā, kā pateikt nē lūgumiem, kas neefektīvi tērē tavu laiku. 

Ja pēc dabas esi izpalīdzīgs cilvēks (daudz vadītāju tādi ir), tu vari apjaust, ka ir grūti pretoties kolēģu lūgumam palīdzēt. Galu galā, ja teiksi jā, otrs cilvēks būs apmierināts. Tu būsi izrādījis labo gribu. Tu jutīsies nozīmīgi un iesaistīti. Bet, ja sāksi pārāk bieži teikt jā, tu zaudēsi kontroli pār savu laiku un efektivitāti. 

Ir daudz veidu, kā pateikt nē, nekļūstot par nekauņu. 

• Pozitīvā balss tonī pasakies par lūgumu. “Paldies, ka lūdz palīdzību, tas skan pēc interesanta projekta,” tas pauž cieņu un mazliet mīkstina gaisotni atteikumam, kas sekos. 
• Izskaidro lūguma ietekmi un tevi un tavu komandu. “Mums nākamotrdien ir svarīgs termiņš, un šis lūgums mūsu spēju pabeigt darbus laikā, kavēs par vairākām dienām.” Bieži vien palīdzības lūdzēji neapzinās, kas likts uz spēles vai mainīsies, ja viņu lūgums tiks izpildīts. 
• Ja vari, piedāvā risinājumus. Ja tev nav laika izpildīt lūgumu, vai tev ir zināms kāds, kurš varētu? Varbūt tavs kolēģis varētu to paveikt, ja tu viņam nedaudz palīdzētu? Tavas idejas var būt noderīgas. 
• Kad tev ir kārdinājums teikt jā, palūdz mazliet laika apdomāties. Vienkāršs: “Vai es varu atbildēt šajā pēcpusdienā?” var paglābt tevi no atbildes, ko vēlāk nožēlosi. 

8. Regulāri izvērtē savu laika plānošanas sistēmu. 

Ikreiz, kad mainās tava organizācija vai tava komanda pabeidz nozīmīgu projektu, tavas prioritātes (kas ir svarīgi un kas steidzami), gandrīz vienmēr arī mainās. Izmanto augstāk aprakstītos soļus, lai atkārtoti nokalibrētu, kas ir svarīgi pašlaik, un kas turpmāk vairs nav svarīgi.