Nosūti rakstisku kopsavilkumu

Kādēļ Tu un deleģēšana bez tā nevar iztikt?

Vai Tev patiešām izdevās izstāstīt savas ekspektācijas tik skaidri, kā Tev šķiet? Labs veids, kā to noskaidrot, vai deleģēšana bijusi sekmīga, ir savam kolēģim nosūtīt rakstisku kopsavilkumu vēl pirms sākas īstais darbs un ilgi pirms pārsteiguma, ka rezultāts ne gluži nav tāds, kā sagaidīji. Vienlaikus tas sniedz iespēju palūkoties uz “rakstiskiem pierādījumiem”, ja nu gadījumā projekta vidū vai uzdevuma izpildes gaitā rodas problēma vai neskaidrības.

Kā rīkoties, lai deleģēšana būtu izdevusies?

1. 24 stundu laikā pēc deleģēšanas sarunas nosūti e-pastu, kurā apraksti savas galvenās ekspektācijas.

Izveido sarakstu, kurā apraksti to, par ko vienojāties deleģēšanas laikā:

• Kā izskatās izcili paveikts darbs? Konkrēti apraksti visas detaļas attiecībā uz saturu un ilgumu, kuras pārrunājāt tikšanās laikā.
• Kad darbs būs paveikts? Arī šeit, konkrēti uzraksti gala termiņu (piemēram, līdz piektdienas 15:00).
• Šī darba prioritāte attiecībā pret pārējo veicamo darbu, ar ko komandas dalībniekam nepieciešams tikt galā.
• Norādes uz labiem piemēriem vai resursiem, ko minēji sarunā, lai aiztaupītu kolēģa laiku un pūles tos meklējot.

2. Nosaki, cik bieži tu vēlies saņemt informāciju par progresu.

Tas, cik bieži nepieciešams atskaitīties par paveikto darbu, ir atkarīgs no projekta vai uzdevuma apjoma un sarežģītības, kā arī kolēģa pieredzes. Šajā kopsavilkumā uzraksti, cik bieži Tavuprāt nepieciešamas šādas atskaites. Tu vari pajautāt: “Vai vari, lūdzu, ieplānot īsas tikšanās ar mani reizi nedēļā, kurās pārrunāt, kā veicas ar darāmajiem darbiem?”

3. Noslēdz šo e-pastu ar skaidru lūgumu savam kolēģim precizēt uzrakstīto, ja tas ir nepieciešams, vai neskaidrību gadījumā uzdot jautājumus.

Ja nu Tu nekorekti pierakstīji kaut ko no kolēģa teiktā, aizmirsi svarīgu detaļu, vai Tev ir ekspektācijas, kuras Tavs kolēģis pilnībā nesaprot? Tas nekas. Tevis rakstīto var pilnveidot Tavs kolēģis. Daudz labāk šādas neprecizitātes noskaidrot uzreiz nekā vēlāk.